אנו חיים בתקופה הלחוצה ביותר אי פעם, ולדיגיטל יש השפעה דרמטית על כך. מצד אחד, אנו עם הכלים הכי מדהימים שהיו אי פעם לפרודוקטיביות, ומצד שני, אנו עם הכי הרבה הפרעות בהיסטוריה, ועם הדרישות הכי גבוהות להספק בעבודה. כמה פעמים יצא לכם לסיים את היום בלי להרגיש בכלל שהוא התחיל? או בלי להספיק חצי ממה שרציתם לעשות? כמה פעמים נכנסתם לווטסאפ, למייל, לסלאק או לכל כלי אחר שלכם לשנייה ונשאבתם? נתון מדהים מראה כי עובדים מאבדים בממוצע 2.1 - 2.6 שעות ביום בשל הסחות דעת דיגיטליות, תלוי על איזה מחקר מסתכלים. ואפשר להניח שבישראל הנתונים אפילו גבוהים יותר. וכדי לא להלחיץ - לא נכניס את הנתונים על לחץ בלתי נסבל בעבודה.

AI מתקדמת במהירות ומביאה פתרונות חדשניים ויצירתיים לשיפור הפרודוקטיביות שלנו, וזה נושא הכתבה. אבל רגע לפני - דיסקליימר מתבקש: כל המחקרים אומרים שלצאת לטבע (ים או יער) משפר יצירתיות בסדר גודל של 30%, ואני משתדל מאוד לעבוד משם כשאפשרי, עם מחברת ובלי הפרעות, בסוג משימות שמאפשר את זה. למשל, משימות אסטרטגיות או חשיבה. כלומר, עם כל ה-AI המתוחכם שיש לנו היום, שנסקור מיד, בסוף אין עדיין כלים חזקים מספיק להתמודד עם המינוסים - הלחץ, הזמינות התמידית והעומס הקוגניטיבי שפשוט לא מתאים למוח האנושי המיושן שלנו - שהיא יצרה. דיסקליימר נוסף - אנו מקבלים תחושת סיפוק מאוד גבוהה מהשלמת משימות פשוטות (מיילים קצרים, משימות קטנות), ולכן אנסה להתייחס גם לכלים שמאפשרים יותר Deep Work (בהקשר הזה - מומלץ בחום לקרוא את הספר זוכה הפרסים של Cal Newport).

אחרי ההקדמות, הנה איך אני מיישם תובנות רגשיות מבוססות AI כדי לבצע יותר משימות בפחות זמן.

האופן שבו AI יכול לעזור לתכנן ולחשוב

כגישה, אני משתדל מאוד להקדיש שעתיים בבוקר ל-Focus time, המשימה שהכי דורשת חשיבה באותו יום, או המשימה שהכי חשוב שתושלם באותו יום. באופן אידיאלי, למרות שזה כמעט בלתי אפשרי, רצוי לעשות את זה לפני שפותחים ווטסאפ או מייל והסחות הדעת (חלקן רגשיות, חלקן לא) נכנסות. הסחות דעת רגשיות שגורמות לדחיינות מהוות גם כן בין שעתיים לשלוש מהיום שלנו (תלוי מחקר), ולכן החשיבות של להתרכז במשימה חשובה לפני שהיום מנסה להשתלט לנו על האג'נדה.

אבל נניח שהבוקר התחיל לא טוב. קמתי אחרי לילה של שינה לא טובה, והילד שלי (המתוק) שיגע אותי כבר מהבוקר. במקום להיאבק במשימות יצירתיות, החלטתי לנצל את הבוקר למשימות טכניות יותר כמו מענה למיילים. זה דורש מודעות גבוהה, וגמישות מסוימת בלו"ז, ויש כמה מוצרים שתומכים בכך על ידי זיהוי של הרגעים שבהם אנו הכי פגיעים.ות רגשית, כמו RescueTime, Freedom ואחרות (Mind Guard - הרבה יותר טובה מכולן (: בקרוב), שמסייעות לעקוב אחרי הזמן שלי ועוזרות לקבל תובנות על הזמנים בהם אני הכי פרודוקטיבי.

קצת על המדע מאחורי זה (ראו את הצילום הבא) - יש כיום המון מחקר על הקשר שבין ההתנהגות הדיגיטלית שלנו לפרודוקטיביות וללחץ וחרדה. על HRV (Heart Rate Variability) נרחיב תיכף, ובינתיים ניגע ב-APP Usage ו-Web browsing. אפשר לנתח כיום את מידת הלחץ והסחות הדעת באמצעות ניתוח המדדים הללו. כך, למשל, מעבר בין טאבים יכול לגרום לנו להיות קצת טיפשים יותר ל-25 דקות בגלל מעבר בין קונטקסטים, וכניסה לחלק מהרשתות החברתיות ליותר משלוש שעות יכולה לגרום לדיכאון וחרדה. הבעיה היחידה היא שלחברות שאחראיות על כך אין אף אינטרס לתקן את זה, ולחברות שמנסות לתקן את זה אין מספיק משאבים ויכולות.

ובדגש על עולם העבודה, החיבור שלנו 24/7 או קרוב לכך מזיקים מאוד למצבנו הרגשי ולפרודוקטיביות. כך למשל 70% מהעובדים מרגישים צורך להיות זמינים מעבר לשעות העבודה, ו-80% מרגישים שהם מבלים את זמנם בסלאק יותר משש שעות ביום. כ-60% מרגישים מותשים על גבול ה-burnout בסוף היום. ולזה יש השפעה ישירה על שגיאות ורמת עבודה נמוכה יותר.

אם הקטגוריה שציינתי מתייחסת לתוכנות שיותר עסוקות בלנטרל את ההפרעות שלנו, יש קטגוריה משלימה לה שעוזרת לנו באופן פרואקטיבי לתכנן את היום, עם תוכנות כמו Motion ו-Trevor AI, לתכנון וניהול יומנים חכם שמבוסס על ניתוח התנהגות וזמני ריכוז. המערכת מזהה את הזמנים הרצויים לי ומקצה את המשימות בהתאם. באופן אישי, אני לא משוכנע שהם שווים את ה-ROI, אבל את Motion ניסיתי והיא תוכנה ראויה. כלים כמו TimeOS של נסיך קהילת הפרודוקטיביות הישראלית מאפשרים לצמצם את הצטברות המשימות המעייפות במהלך היום, כמו חיפוש סיכומים, notes, הכנה לפגישות וכיו"ב. בכך, יש להם השפעה על צמצום Burnout.

AI שעוזר בזמן אמת במהלך היום

בהמשך היום, שהוא לרוב לחוץ יותר, אחרי שהפעלנו קצת את המוח (שלא לומר היינו ביותר מדי פגישות), יש דרך לנתח את העייפות שלנו, למשל כשאנו שולחים.ות הודעות טקסט קצרות ומקוטעות או מיילים בלי הרבה מחשבה. כאן יש קטגוריה של מוצרים כמו Moodfit שמנתחת את המצב הרגשי שלי ומציעה פעילויות לשיפור מצב הרוח. גם כאן, כמו שכבר נכתב בפתיח וסליחה שאני קצת מבאס, הכלים מהסוג הזה עדיין לא טובים מספיק כדי להתחרות בכל ה-"AI השלילי" שמסביבנו, אבל הם בהחלט ראויים. האתגר העיקרי הוא בהתמדה. יש אין ספור מחקרים, למשל, שמראים שאם מקדישים דקות בודדות בכל יום להוקרת תודה - תוך חודשים ספורים מצב הרוח משתפר. נשמע טוב, נכון? לא מצליח אצל רוב האנשים.

ישנן דרכים נוספות לנטר את מצב הלחץ, למשל על ידי שימוש במוצרים של Apple Watch, Fitbit או Garmin למעקב אחר HRV, Heart Rate Variability. השעונים החכמים בדר"כ מתריעים (באופן מאוד לא אפקטיבי לרוב האנשים) על כך שישבנו יותר מדי ("אחלה, תודה"), וגם כאן השימוש בהם עוד לא שם מבחינת הניצול של הדאטה שנצבר על מנת לתרום לתפוקות אנושיות מרשימות יותר. הערך בעדכון שלהם על לחץ הוא שהם בעיקר מאפשרים להעלות למודעות את הרגשות שלנו. זה נשמע מעט, אבל יש בזה ערך. אצלי נניח מידת הלחץ הכי גבוהה שלי היא בדיבור מול קהל, וב… יוגה. יודע שזה טוב לי, לא אוהב את זה.

עוד דבר שכדאי לא לפספס: יש תוכנות כמו Brain FM, שמייצרת מוזיקה מותאמת אישית המשפרת ריכוז, רגיעה ושינה על ידי אופטימיזציה של דפוסים נוירולוגיים והעצמת מצבים קוגניטיביים. הערך הוא גם במוזיקה, ומבחינתי לפחות, גם בטקס. עכשיו עוברים ממוד עבודה פשוטה למוד עבודה עמוקה. אפשר גם להסתפק ב-Youtube ובמוזיקה של Deep Concentration.

AI שיכול לעזור להבין בדיעבד איך להשתפר

בסוף היום,:אחרי יום עבודה ארוך ומלא לחצים, חובבי המדיטציות משתמשים.ות ב-Headspace או Calm למדיטציה קצרה כדי להירגע ולסיים את היום בתחושה טובה. המערכת מציעה מדיטציות קצרות שמותאמות אישית למצב הרגשי שלי באותו רגע. גם כאן, סליחה על הביאוס, התוכנות עדיין לא ברמה גבוהה מספיק, אבל הן בהחלט הסטנדרט כיום בתעשייה.

ולסיום, יש סוג מוצרים שבעיניי מצדיק שימוש בסופ"ש (או בזמנים פנויים ורגועים יותר, שנועדו לניתוח). מי מאיתנו (כנראה לא בבלוג של Startups) שמשתמש במוצרי מיקרוסופט, אולי נתקל בתובנות של VIVA ושל MyAnalytics על דפוסי העבודה. 

הפלוס של התוכנות מהסוג הזה הוא שהן מאפשרות ללמוד תובנות. המינוס - למי יש זמן לזה? וגם - התובנות לא מספיק טובות עדיין.

סיכום

שימוש בתובנות רגשיות מבוססות AI מציע דרך חדשה ויעילה לשיפור הפרודוקטיביות האישית והמקצועית. על ידי זיהוי מצבי הרוח והתאמת המשימות בהתאם, ניהול זמן חכם, המלצות לפעילויות משפרות מצב רוח ומעקב אחרי השינויים, תוכלו לבצע יותר משימות בפחות זמן ולהשיג את המטרות שלכם בצורה יעילה יותר.

היישום של כלים אלה יכול לשפר לא רק את הפרודוקטיביות שלכם אלא גם את איכות החיים הכללית, בכך שהוא מאפשר לכם לעבוד בצורה שמתאימה יותר לצרכים האישיים ולמצבים הרגשיים שלכם. השילוב בין טכנולוגיה רגשית לניהול זמן חכם מציע יתרונות רבים שיכולים להפוך את יומכם ליעיל ומהנה יותר.

אסמכתאות:

Gallup. (2021). "State of the Global Workplace Report".

Harvard University. (2010). "Positive Work Environments and Employee Productivity".

National Institutes of Health. (2016). "The Benefits of Short Breaks during Work".

The Lancet. (2018). "The Impact of Physical Activity on Stress Levels".

McKinsey & Company. (2020). "Data-Driven Emotional Insights and Organizational Productivity".

Udemy. (2018). "Udemy in Depth: 2018 Workplace Distraction Report".

TeamStage. (2024). "Workplace Distractions Statistics 2024: Problems and Solutions".

WorldMetrics. (2024). "Workplace Distractions Statistics: Market Data Report 2024"."