כשהסטארטאפ קטן הכול עובר דרך היזם; כשהוא גדל, השליטה הולכת לאיבוד. שיטת EOS מציעה מסגרת פשוטה שמחזירה לחברות את הסדר, הבהירות והמשמעת הניהולית, בלי לפגוע בגמישות וביצירתיות.

הרגע הזה מוכר כמעט לכל יזם. החברה גדלה, ההכנסות עולות, מספר העובדים גדל, השווקים מתרחבים, ובכל זאת משהו מתחיל לחרוק. ההחלטות נערמות, האנרגיה מתפזרת, והתחושה היא שהארגון רץ מהר, אבל בלי אחיזה מלאה בהגה. לא משבר, אלא שחיקה שקטה של שליטה.

כך בדיוק זה הרגיש אצלנו. כשהסטארטאפ שלנו גדל במהירות והתרחב לפעילות רחבה שכללה 18 שווקים שונים בארצות הברית, על הנייר זו הייתה הצלחה. בפועל, חלק מהשווקים צרכו משאבים בלי להצדיק את ההשקעה, הפוקוס הניהולי התערער, והפער בין החזון לבין היכולת הארגונית ליישם אותו הלך וגדל. לא היה חוסר מוטיבציה, היה חוסר מבנה.

כמייסד החברה פעלתי באופן טבעי כאיש חזון. הראש היה כל הזמן קדימה: הזדמנויות חדשות, מהלכים אסטרטגיים, פיתוח עסקי, “מה הדבר הבא”. זה יצר תנועה מתמדת, אבל גם עודף יוזמות וקצב שלא תמיד התאים ליכולת הביצוע של הארגון. במשך שנים ניהלתי כך, מתוך אינטואיציה, תחושת בטן וחריצות, וזה עבד, כל עוד היינו קטנים. כשהמערכת גדלה, זה הפסיק להספיק.

ברגע שהבנתי שאני מגיב לעסק, במקום להוביל, זו הייתה גם הנקודה שהתחלתי לחפש פתרונות. שם נחשפתי לשיטת EOS - Entrepreneurial Operating System.

פילוסופיה של סדר בעולם דינמי

EOS צמחה מתוך ההבנה שחברות צומחות נוטות לאבד בהירות ככל שהן גדלות. כשהעסק קטן, הכול עובר דרך היזם; כשהוא גדל: מתווספים שכבות, צוותים, תהליכים, והכול נעשה מורכב. EOS מציעה אנטיתזה לבעיה הזו. היא מציעה מסגרת תפעולית שמחזירה בהירות, עקביות ואחריות.

הליבה שלה בנויה משישה רכיבים:

• חזון (Vision) – להבין לאן הולכים, ומה מטרת הארגון ומה הכוח הייחודי שלו ויותר חשוב מזה, מה לא הכוח הייחודי שלו.
• אנשים (People) – שיש לנו את האנשים הנכונים, עם הערכים הנכונים שיושבים במקום הנכון.
• נתונים (Data) – לבסס החלטות על עובדות, לא על תחושות.
• בעיות (Issues) – לטפל בסוגיות באופן סיסטמטי לפני שהן מתפוצצות.
• תהליכים (Process) – לבנות שפה אחידה שמאפשרת לכולם לעבוד באותו קצב.
• ביצוע (Traction) – להפוך חזון לפעולות מדידות וברורות.

כשהמבנה הזה מוטמע, נוצרת תחושת יציבות. הארגון חד, ממוקד, ואפשר לזוז מהר בלי לאבד שליטה.

EOS בפעולה: המעבר לארגון מבוסס מבנה

חזון מול אינטגרציה

EOS מבדילה בין שני טיפוסים הכרחיים לכל ארגון: איש החזון (Visionary) ו-הרכז של המערכת (Integrator). האחד מסתכל קדימה, יוצר, שואל “מה הלאה”. השני מתרגם את הרעיונות למעשים, מנהל, מתאם ומודד. ברגע שהבנתי את ההבחנה הזו, הצלחתי לשחרר. לא כל החלטה חייבת לעבור דרכי. לא כל רעיון צריך לצאת לפועל מחר בבוקר. האיזון הזה בין חשיבה אסטרטגית לביצוע, הוא כנראה אחד הדברים שהצילו אותי משחיקה. אצלנו, מינויו של אור, אחי, שותפי והמנכ״ל, לתפקיד ה־Integrator יצר שינוי משמעותי. תפקידו אינו לרוץ קדימה, אלא לעצור בזמן, לבנות תהליכים, לנהל מנהלים ולהחזיק את הארגון בתוך גבולות היכולת האמיתית שלו.

אנשים לפני תפקידים

EOS מלמדת עיקרון פשוט אך מהפכני: קודם מגדירים מה החברה צריכה, ורק אחר כך מי האדם הנכון לתפקיד. זה אולי נשמע קר, אבל בפועל זו הדרך הכי אנושית לנהל. כשאדם נמצא במקום שמתאים לו באמת, הוא לא צריך שמישהו “ינהל אותו”. הוא פשוט פורח.

כך עשינו מעבר מניהול אינטואיטיבי לניהול מבוסס תשתית. הבנו שאנחנו לא צריכים “לעבוד קשה יותר”, אלא לעבוד בתוך מערכת שמייצרת הרגלים נכונים. כך, למשל, בתפקידי ה־Acquisition, אליהם גויסו אנשים עם רקע מכירתי אך ללא ניסיון רב בנדל״ן אמריקאי, נבנתה תוכנית הכשרה סדורה שנמשכת כשלושה חודשים. לא חפיפה מאולתרת, אלא מסלול מקצועי שמייצר שפה אחידה, סטנדרט ויכולת חיזוי.

במקביל קיבלנו החלטה להחזיק כ-90 עובדים בישראל, כאשר עיקר הפעילות בשטח מתבצעת בארה״ב. כל תפקיד שאינו מחייב נוכחות פיזית הועבר לאופרציה בישראל, תוך בניית תהליכי עבודה שמאפשרים ניהול מרחוק בקנה מידה גדול. כך נוצרה שכבת אנשים יציבה, שמאפשרת לארגון לצמוח בלי תלות בכוח אדם מקומי יקר ומוגבל.

דאטה, לא תחושות

ה־Scorecard של EOS הוא אולי הכלי הכי חזק בארגז הכלים שלה. מדובר בלוח מדדים שבועי: חמישה עד חמישה עשר מדדים קבועים, שמאפשרים לראות את מצב העסק בזמן אמת. במקום ויכוחים אינסופיים על “איך הולך”, יש תמונה אמיתית: כמה לידים נכנסו, כמה עסקאות נסגרו, מה זמן התגובה, ומה שיעור ההמרה. 

בעבר, אנשי הצוות שלנו נדרשו להזין ידנית נתונים לאחר שיחות עם מוכרים, תהליך איטי וחשוף לטעויות. כחברת פרופטק, הטמענו מערכת מבוססת AI שמאזינה לשיחות בזמן אמת ומזינה אוטומטית את הנתונים הרלוונטיים ל־CRM. במקביל, יצרנו ביצוע (Traction) מונע דאטה: כדי לשמור על קצב מהיר, פיתחנו כלים פנימיים המשתמשים ב-AI כדי לנתח את הדאטה הרלוונטי לשיערוך נכסים וקבלת החלטות.

התוצאה: Scale דרך חזרתיות: השינוי לא היה דרמטי ביום אחד. הוא היה שיטתי. זמן שיערוך עסקה, שבעבר עמד על כשעה, התקצר לעשר דקות. היכולת לקבל החלטות השתפרה, קצב הביצוע התייצב, והארגון הפסיק לרוץ “פול גז בניוטרל”. היכולת לנהל עשרות עסקאות בחודש נשענת על חזרתיות תהליכית: בניית מערכת שעובדת גם כשהיזם אינו מעורב בכל החלטה.

EOS כמסגרת להחלטות אסטרטגיות

1. בחירת שווקים מבוססת דאטה: אחת ההחלטות הקריטיות בצמיחת החברה הייתה בחירת השווקים לפעילות. ההתרחבות לא בוצעה מתוך רצון “להיות בכל מקום”, אלא נשענה על ניתוח שיטתי של דאטה: דמוגרפיה, רמות מחיר, נזילות ופוטנציאל פעילות. כך נבנתה פעילות בשווקים כמו סנט לואיס, קנזס סיטי ודטרויט - שווקים בעלי מאפיינים דומים שמאפשרים סטנדרטיזציה תפעולית.
2. החלטות אסטרטגיית יציאה של עסקה (Data + Traction): ב-ZOOM REI אין “אסטרטגיית יציאה אחת”. כל עסקה נבחנת בנפרד : האם לבצע פליפ, למכור את האופציה (Wholesale) , או להחזיק את הנכס לטווח ארוך (Buy and Hold). ההחלטה אינה מבוססת על תחושת בטן אלא על ניתוח דאטה: רמת סיכון, היקף שיפוץ, ותשואה צפויה.

מערכת שחושבת על אנשים

שנים של ניהול לימדו אותי דבר אחד: מערכות לא נוצרו כדי להחליף אנשים, אלא כדי לשחרר אותם ממה שמעכב אותם.  כשעובדים בתוך שיטה קבועה – עם שפה משותפת, כלים עקביים ומדדים ברורים, כל אחד יכול להתמקד במה שבאמת חשוב. EOS לא נועדה לנהל אנשים; היא נועדה לאפשר להם להצליח.

EOS היא לא “שיטה לעסקים”, אלא דרך חשיבה. היא לוקחת את הכאוס היזמי ומתרגמת אותו לשפה של בהירות, אחריות ופעולה. היא מזכירה לי בכל יום שהצלחה לא נמדדת רק בכמות ההחלטות שאתה מקבל, אלא במהירות שאתה מקבל אותן, באיכות שלהן והכי חשוב - בכמה מהן באמת מיושמות.

---------

על הכותב: יואב קירשנבוים, בן 33, יזם טכנולוגיה ונדל״ן, מייסד-שותף ויו"ר הפרופטק ZOOM REI.
גדל בקריית טבעון ועבר לארה״ב ב-2015, שם פיתח הבנה עמוקה של נדל״ן דרך עבודת שטח לצד ניתוח נתונים.
לפני יותר מ-8 שנים, הקים את הפרופטק ZOOM REI, שבנתה פלטפורמה קניינית מבוססת דאטה, בינה מלאכותית ואוטומציה, המחליפה תהליכי נדל״ן מסורתיים. המערכת מנתחת שווי, סיכון והיתכנות עסקאות ומאפשרת קבלת החלטות בצורה מהירה ויעילה ומשפרת כל שלב בתהליך.
החברה פועלת ללא גיוס הון חיצוני, בשישה שווקים בארה״ב, והשלימה עד היום מעל ל-2,500 עסקאות בהיקף מצרפי של מעל מיליארד דולר.