בואו נשים את הדברים על השולחן - ברוב החברות שאני מכירה אין באמת תהליך גיוס אמיתי. ארבעה ראיונות שונים בשורה עורפית זה לא בהכרח תהליך גיוס. הייתי רוצה גם להגיד לכם כמה מילים על למה זה כל כך חשוב - כולנו עובדים מאוד קשה למצוא ולגייס עובדים. לפעמים זה אפילו מצליח. אבל בהרבה מקרים קשה מאוד לדעת אם ניתן לסמוך על תהליך הגיוס הזה לעשות את העבודה. אני יודעת את זה כי הרבה פעמים תהליכי גיוס אינם מאד אפקטיבים - הם גוזלים המון שעות, מייצרים פחות מדי תוצאות, ומתישים את כולם בדרך. ובאמצע יש תהליך גיוס שבניתם במו ידכם, לרוב אתם מקבלים אותו כמו שהוא, וסומכים עליו לעשות מה שצריך. עכשיו תכניסו מועמדים טובים לתהליך לא אפוי - ולא התקדמנו לשום מקום.

אז מה חשוב על מנת שיהיה לכם תהליך גיוס מצוין?

קליברציה

לפני שאתם פותחים משרה חדשה, קחו את הזמן על מנת לחדד לעצמכם מה באמת צריך בתפקיד ומה הציפיות ממי שיעשה אותו. נסו להבין מי יכול להיות מועמד מצוין. חשוב שכל מי שמעורב בגיוס יהיה מעודכן וכלול בשיחות האלה. אמנם זה גוזל קצת זמן הכנה ואולי כמה פינג פונגים עד שזה מתכנס, אבל הוכח בוודאות שככל שמקדישים יותר זמן לשלב הזה, הסיכוי לגייס נכון ומהר משתפר מאד.  מה לא כדאי לכם לעשות? להעתיק דרישות משרה שמישהו אחר כתב..

תיאום

האם יש כיסוי נכון של כל החלקים הרלוונטים לתפקיד בתהליך שלכם? האם ישבתם רגע לבדוק מה צריך לכסות בתהליך הזה? ידע תיאורטי, ידע מקצועי, יכולת עבודה בצוות וכו׳ וכו׳. הנושאים האלה שונים מתפקיד לתפקיד, ואם לא משקיעים מחשבה בנושא קשה יהיה לצפות מהתהליך לייצר תשובות מספקות. לכן חשוב לפרק את הדברים לוודא שיש כיסוי נכון - זה כולל מה אנחנו בודקים, מי צריך לבחון את זה ולוודא שיש תיאום בין כולם. תהליך גיוס שיש בו מחשבה מקדימה יקח פחות זמן ויביא לתוצאות הרבה יותר טובות בפחות מאמץ. 

שאלות וכלים

מהו הכלי הנכון לבחון את הנושאים שאתם בוחנים? האם זה ראיון, מבחן, מטלה או פרזנטציה? התאמה טובה כאן תתן הרבה ערך. חשוב להשתמש במבנה ראיון דומה בין מועמדים שונים, אחרת יהיה ממש קשה להבחין בין מועמדים ולקבל החלטה. מטלות נוטות להיות הכלי בעל התוקף הכי משמעותי ויש להם את הכוח לנבא טוב יותר מי יצליח בתפקיד. זו לא חייבת להיות מטלת בית, אבל לבקש ממועמדת או מועמד להדגים את יכולותיו זו השקעה משתלמת. שאלות התנהגותיות יכולות לתת אינדיקציה טובה לגבי ידע מקצועי והתאמה לארגון, גם במסגרת ראיון משאבי אנוש חשוב לחשוב מראש על הנושאים הרלוונטיים לסוגי תפקידים שונים.

פידבק וסיכומי ראיון 

פידבק שנכתב סמוך לראיון הוא בעל יותר ערך, אבל בואו נעשה את החיים קלים לכולנו. נחליט מראש איך לציין את המועמדים ועל איזה פרמטרים. פידבק איכותי הוא פידבק שגם אחרים יכולים להבין. הדרך הכי טובה לכתוב פידבק כזה היא לספק כמה דוגמאות. כן, זה לוקח יותר זמן, אבל יכול לחסוך טעויות גיוס.

קבלת החלטות

תחשבו על המשקולות: מה יהיה לכם קריטי ומה משני. האם כל המשקלות לתפקיד שוות? מי צריך לקבל החלטה ובאיזה פורום?  ככל שהנושאים האלו יהיו ברורים יותר, יהיה קל יותר לקבל החלטות ואתם תוכלו להבטיח שההשקעה בראיונות משתלמת. ככה תוודאו שאתם לא מחליטים על בסיס תחושות הבטן שלכם בלבד או מוטים בשל דברים שאינם צריכים להשפיע כלל. קבלת החלטות היא גם שלב מאוד חשוב בבחינת התהליך. לשם הכל מתנקז, ואפשר ללמוד ולהשתפר על ידי הבנה של מה התהליך הזה מייצר. אל תבזבזו את השלב הזה שיכול להפוך אתכם ליותר טובים בכל פעם שאתם משתתפים בו. הסתכלות על כלל הביצועים בראיון מאפשרת לראות תמונה שלמה יותר, ולקבל החלטות טובות יותר. 

הכשרה

תתפלאו, אבל היכולת לראיין אינה תלויה לגמרי בניסיון. גם מראיין זוטר יכול לעשות עבודה מצוינת אם הוא מקבל הכשרה טובה ופידבק. קחו בחשבון שגם אם מדובר במראיין עם ניסיון של עשור, זה לא הופך אותו בהכרח למראיין שיתאים בדיוק למה שאתם מחפשים. כדאי להכשיר את המרואיינים ולהמשיך להשקיע בכך לאורך זמן. זו למידה מתמשכת.

חווית מועמד

לפני כמה שבועות היה שרשור ב״צרות בהייטק״ על חוויות ראיון מסמרות שיער. באופן כללי, יש לכולנו יותר חוויות כאלה מאשר חוויות טובות מתהליכי גיוס. הדבר הכי פשוט כדי לשפר את חווית המועמד זה להתכונן לתהליך הגיוס ולתאם ציפיות. מועמד שיודע מה יקרה בתהליך כבר מופתע לטובה. הציפיות פשוט מאוד נמוכות.

גם אם תיישמו רק חלק מן ההמלצות, תהליך הראיונות שלכם יהיה כבר יותר יותר אפקטיבי. זה חשוב במיוחד בשוק בו אנחנו לא יכולים להרשות לעצמנו לאבד מועמדים ככה סתם.