אנרגיה רבה מושקעת במשובים ותהליכי הערכת עובדים שנתיים.

מחקרים עדכניים מדווחים שהאפקטיביות של המשוב השנתי לא גבוהה במיוחד עבור העובדים ושיחות המשוב השנתיות הן יותר עול מאשר תהליך בונה ואפקטיבי עבור עובדים ומנהלים.

יש לכך מספר סיבות, כשהמרכזית היא מבנה המשוב, שעוסק יותר בדירוג מספרי בסקאלות גנריות ופחות באיתור חוזקות והבנה מה העובד צריך כדי להיות במיטבו.  תהליכי הערכת עובדים מתמקדים פעמים רבות בהשגת והצבת יעדים ובסכום הבונוס השנתי, ופחות בשיח של צמיחה והתפתחות.

כמה מרכיבים שחשוב לא לפספס בתהליך הערכת העובדים הבא שלכם, כדי לוודא שהוא אפקטיבי עבורכם ועבור העובדים שלכם:

1. למידה מהצלחות-

כולנו כבר יודעים שטעויות הן חלק מהותי מתהליך הלמידה והצמיחה של אנשים וארגונים. כשמתבצעת טעות, אנחנו לומדים, מתחקרים, מנסים להבין מה קרה ואיך אפשר למנוע את הטעות הבאה ולצמוח מהנוכחית. אבל האם אתם מקפידים גם ללמוד מהצלחות? 

למידה מהצלחות היא כלי מצויין לזיקוק הגורמים שאפשרו לנו להצליח ושכפול שלהם להצלחות נוספות.

בשיחת המשוב הבאה שלכם, נסו לפצח יחד עם העובדים שלכם מה הביא אותם להצלחות בשנה שחלפה? מה שגרם להם להצליח בשנה החולפת, יכול להיות מפתח מצויין לשכפול של הצלחות גם בשנה הקרובה.

2. העצמת חוזקות-

הנטיה הטבעית של רובנו בתהליך של משוב היא לתת משקל רב למה אפשר לעשות טוב יותר, מה לא נעשה טוב מספיק, איפה היה חסר ומה צריך לחזק. אלו נושאים שללא ספק חשוב לדבר עליהם אך הדלק לשיפורים הנדרשים והאופן שבו כל עובד.ת יפעל כדי ליישם אותם, מבוסס על החוזקות שלהם ולא על החולשות. ניהול מבוסס חוזקות מאפשר מיצוי מקסימאלי של יכולות העובדים תוך מתן מקום לייחודיות של כל אחד ואחת מהם.

בשיחת המשוב הבאה שלכם, נסו לגלות יחד עם העובדים שלכם אילו חוזקות שלהם באו לידי ביטוי ועזרו להם להצליח ואילו חוזקות יש בהם שלא באו לידי ביטוי? העצמת החוזקות היא מנוע פנימי משמעותי להגברת אפקטיביות ועמידה ביעדים

3. הדדיות- 

נכון גם לעולם הניהול it takes Two to Tango

כמנהלים יש לנו חלק משמעותי בצמיחה ובהתפתחות של העובדים שלנו ושיחת משוב היא הזדמנות מצוינת לשמוע מהם מה הם צריכים מכם כדי להיות הגירסא הטובה ביותר של עצמם? 

בשיחת המשוב הבאה שלכם, בקשו מהעובדים שלכם לשתף אתכם מה הם צריכים מכם כדי להצליח ולהתפתח בשנה הקרובה?

מנהלים שיודעים מה העובדים שלהם צריכים מהם, יכולים למקד משאבים ולהעצים את תהליך ההתפתחות של העובדים.

4. שאלות- 

שיחת משוב אפקטיבית היא דיאלוג ולא מונולוג. יש בה נכונות אמיתית להקשיב וללמוד ולא רק ללמד. שיח דרך שאלות מאפשר לשני הצדדים לחשוב, לשים סימני שאלה ולאתגר את עצמם. עובדים שמרגישים שמקשיבים להם באמת, יגלו מוטיבציה רבה הרבה יותר להקשיב בעצמם. 

בשיחת המשוב הבאה שלכם שימו לב שאתם מדברים גם בשאלות ולא רק באמירות ועובדות. וודאו שאתם מגיעים לשיחה פתוחים ומוכנים באמת להקשיב לעובדים שלכם. שאלו אותם איך הם רואים את עצמם בשנה שחלפה, מה היו ההצלחות שלהם בעיניהם? מה הם היו רוצים להעצים או לשפר? וכאמור- מה הם צריכים מכם?

שאילת שאלות מאפשרת שיח אפקטיבי שבו שני הצדדים מעורבים ולומדים. שאילת שאלות מאפשרת לעובדים להרגיש חלק אקטיבי ובעל משמעות ומשם מגיעה המוטיבציה לצמיחה ושיפור.

5. מיקוד- Less is more

 כשמסתכלים לאחור על שנה שלמה, יש לנו כל כך הרבה על מה לדבר. המון קרה בשנה החולפת, טעויות, הצלחות, אתגרים, ומתוכם אפשר לזקק לא מעט נושאים לשיפור, שימור, למידה והשתנות. האתגר הגדול שעומד בפנינו כמנהלים הוא כמות מול איכות- האם נדבר על כל הדוגמאות וכל מה שלדעתנו חשוב ללמוד ממנו או שנבחר בקפידה את החשובים ביותר? 

כלל המפתח המקובל ונתמך מחקרית מדבר על 3-4 נושאים שאדם יכול להכיל, להפנים ולפעול באופן אקטיבי לשינוי בכל נקודת זמן. אם נציף את העובדים ברשימת מכולת של נושאים לשיפור, רוב הסיכויים שהם ירגישו שזה גדול עליהם ויוותרו מראש.

בשיחת המשוב הבאה שלכם, ודאו שהצלחתם לזקק את הנושאים שבהם חשוב שהעובדים שלכם יתמקדו בהם בשנה הקרובה. מיקוד בשלושה-ארבעה action items מרכזיים לשנה הקרובה יגדיל את הסבירות שהעובדים יוכלו להיות ממוקדים ביישום הלכה למעשה.

תהליך הערכת עובדים הוא חלק מהותי וחשוב בהתפתחות של עובדים. חשוב לזכור שהמטרה היא לשכפל הצלחות, להעצים חוזקות ולמקד ביעדים להתפתחות. שיח פתוח, הקשבה, מיקוד וניהול מבוסס חוזקות הם מפתחות חשובים להצלחת התהליך.

וטיפ אחרון..

הקדישו זמן ומחשבה לאורך כל השנה להערכת עובדים on the job (באותו המבנה שמוצע מעלה לשיחת המשוב השנתית). פידבקים ממוקדים ורציפים הוכחו כאפקטיביים הרבה יותר משיחות ארוכות (מושקעות ככל שיהיו) פעם או פעמיים בשנה.