פגישת קיקאוף היא, לכאורה, עוד פגישה ביומן. בפועל, זו הפגישה שמאפשרת לגייס את כל הצוות לעבודה משותפת, לייצר תמונה ברורה של מה תהיה הצלחה בפרויקט, ולא פחות חשוב - לקבל פידבק מכל שאר האנשים הנוגעים לפרויקט ולחבר בין החזון של מי שמוביל אותו לערכים של החברה. 

במאנדיי, כל עבודה על פיצ׳ר או פרויקט חדש מתחילה בפגישת קיקאוף - סשן במהלכו האדם שמוביל את הפרויקט, ה-Owner שלו, מציג אותו בפני כל שאר הצוות ומסביר למה אנחנו עושים את זה, מה ההזדמנויות שזיהינו ומה האתגרים שאנחנו צופים בהמשך.

לקיקאוף יש ארבע מטרות:

לייצר Alignment. ליישר קו בין כל האנשים המעורבים, שכולם יחשפו בדיוק לאותם הנתונים ולאותה תוכנית.

 לייצר Buy-in. לרתום את כולם לתהליך שהולך להתחיל עכשיו ולראות שכולם מסכימים עליו. המטרה שלנו היא ליצור התרגשות אצל הצוות ולשכנע שלפרויקט שלנו יש משמעות, שאנחנו מייצרים אימפקט.

לקבל פידבק. אנחנו רוצים לשמוע את חוות דעתם של כל בעלי העניין בפרויקט. המטרה שלנו היא לאתר בעיות רגע לפני ההזנקה, כדי שלא יצוצו זמן רב אל תוך העבודה.

לתעד. לפעמים, תוך כדי הפרויקט, שוכחים מה הייתה הדרך ומה המטרה. כשמתחילים מוצר חדש, זה טוב לתעד את רגע הפתיחה, שאפשר יהיה לחזור אליו.

ככל שדייקנו את תהליך הקיקאוף שלנו, יכולנו גם לבוא מוכנים יותר לתחילת העבודה שלנו על הפרויקט, גם לייצר תחושה של מוטיבציה והתלהבות אצל הצוות, וגם לעלות על בעיות שהיו יכולות לעלות לנו בהרבה זמן ומשאבים אחר כך.

אז איך בונים פגישת קיקאוף טובה? ביקשנו מערן הלפט, Product Group Lead, וספי קלר, Product Manager במאנדיי, שיסבירו לנו את התהליך - מה הקיקאוף כולל, מי האנשים שצריכים לקחת בו חלק, ואיך מפיקים ממנו את המירב.

בשביל להבין כיצד נראה קיקאוף, ואיך משתמשים בו אצלנו בחברה, ספי נתן לנו דוגמא לפגישת קיקאוף בהובלתו, על פרויקט שבו רצינו לעדכן ללקוחות שלנו את שיטת התשלום שלהם. הוא מספר איך הוא מצא את ההזדמנות, בנה מחקר וממנו היפותזה, ואיך מזה הוא קבע את ה-KPI להצלחת המוצר.

כמובן שכל קיקאוף הוא אחר, ויש לו מטרות ויעדים שונים. מה שנציג כאן זה מבנה בסיסי של הרבה מפגישות הקיקאוף אצלנו במאנדיי. אתם מוזמנים לקחת את המבנה הזה, לפרק אותו, ולהרכיב מחדש. 

התחל כאן

במרכז פגישת הקיקאוף תהיה מצגת שמציגה את עיקרי הדברים, שכוללת הרבה מאוד מחקר ועבודה שעשינו – למה אנחנו פה, מי הצוות שיעבוד על הפרויקט, מה האתגרים שלנו, מה ההזדמנויות שלנו, מה ה-KPI ואיך נדע שאנחנו מצליחים. בדרך כלל לישיבה יוזמנו ה-Stakeholders, בעלי העניין. אלה כל האנשים שיש להם נגיעה כלשהי לפרויקט. אם יש איסוף דאטה על משתמשים, מישהו עם נגיעה משפטית צריך להיות בפגישה. אם מדובר בבנייה של מוצר בצד השרת, מתכנתי בק-אנד צריכים להיות בפגישה. אנחנו מפרקים את המשימה לחלקיה הכי קטנים, מוצאים למי יש נגיעה במוצר שלנו ומזמנים אותם.

זה נכון שפגישת הקיקאוף מסמנת את הזנקת הפרויקט, אבל מדובר גם בשלב הסופי של תהליך מאוד ארוך שיכול לקחת לפעמים גם חודש של הכנה. בתהליך הזה בונים מחקר, אוספים מידע מכל מי שיהיה מעורב בפרויקט, קובעים מטרות ומאתרים מוקשים פוטנציאליים. 

מבנה הקיקאוף (Framework)

 נחלק את מצגת הקיקאוף לחמישה חלקים:

1. אסטרטגיה - מה אסטרטגיה של החברה ברגע זה, ואיך אנחנו רוצים להשפיע עליה עם המוצר שלנו?
2. הזדמנות - אנחנו מזהים הזדמנות לשנות משהו שיוכל להוביל אותנו ל-KPI של החברה.
3. היפותזה - איך המוצר יכול להשפיע על המטרות של החברה שהצגנו בסעיף הקודם. אם נעשה X נוכל להזיז את המחט של Y.
4. מטרות המוצר - מגדירים מהי הצלחה, מה ה-KPI של המוצר.
5. פידבק - מקבלים הערות ועונים על שאלות של בעלי העניין.

עכשיו נפרק את כל השלבים בבניית המצגת לקיקאוף:

אסטרטגיה 

בשביל להבין מה המטרה שלנו במוצר שאנחנו רוצים לבנות, חשוב להסביר קודם כל מה אנחנו מגדירים כהצלחה בחברה. בשביל זה, חשוב להציג מה ה-KPI של החברה. 

האם המטרה של החברה עכשיו היא למשוך כמה שיותר יוזרים חינמיים? אולי כמה שיותר יוזרים משלמים? ואולי דווקא כמה שיותר יוזרים שמשלמים על חבילה ספציפית? הצלחת המוצר תלויה קודם כל באסטרטגיה של החברה ברגע הזה. נוכל להצליח רק כשנבין איזה מחוג בנתונים אנחנו רוצים להזיז ולאיזה כיוון.

ניתן דוגמה. ספי קלר, Product Manager במאנדיי, מספר:

״יש לנו שיטות תמחור שמשתנות עם הזמן, ולפעמים אנחנו משנים את שיטות התמחור אבל יש לקוחות שנשארו בשיטה הישנה. אז עולה השאלה, מה עושים עם אותם לקוחות?

זיהינו בעיה שיושבת על האסטרטגיה של החברה - להעביר כמה שיותר לקוחות לשיטת התמחור החדשה שלנו, כי היא נותנת למשתמשים יותר ערך לפי שיטת התשלום שהם בחרו, וכי היא מכניסה לנו יותר כסף מלקוחות משלמים״.

רוצים לדעת איך להוביל עם KPI? מוזמנים לצפות בהרצאה בנושא מכנס Unplugged. 

הזדמנות

הסיבה שאנחנו חושבים על מוצר חדש היא כי זיהינו הזדמנות. לדוגמא - ראינו שיש בקשות שחוזרות מיוזרים שהיו שמחים לקבל פיצ’ר מסוים. מכאן, הצוות לקח את הבקשות האלה וחקר למה היוזרים מבקשים את מה שהם מבקשים. אחרי התחקיר, נוכל להבין מה הבעיה שהתעוררה אצלנו, מה ההזדמנות שלנו לענות על הצורך שעלה ומה נוכל להרוויח.

נמשיך עם הדוגמא של ספי, שבה הבנו שישנם משתמשים שעדיין משלמים לפי שיטת המחירים הישנה: 

״אחרי שהבנו את הבעיה שעומדת מולנו, החלטנו על פרויקט שמטרתו לקחת את האנשים שנשארו במודל הישן ולהביא אותם למודל המחירים החדש. 

וכאן זיהינו הזדמנות - אנחנו גם יכולים לאחד את שיטות התמחור לכלל הלקוחות ולפשט את התהליך, וגם בסוף זה יותר כסף לכיס. יש לפרויקט כזה גם הרבה אלמנטים טכניים, אבל מבחינה עסקית זה כולל גם העלאת מחירים, שזה תמיד דבר נורא רגיש. 

לכן בהזדמנות אנחנו מנסים להבין את הלקוחות שלנו - האם הם הולכים להתעצבן? האם יהיה לנו גל של עזיבת לקוחות והפסקת תשלום פתאום? האם יש לנו פה סיכונים של המחלקה המשפטית בכך שאנו משנים מחירים?".

היפותזה ומטרות המוצר 

אחרי שזיהינו את ההזדמנות, ואספנו נתונים, יש לנו היפותזה אותה אנחנו מציגים. עכשיו אנחנו צריכים להבין מה אנחנו מגדירים כמוצר מוצלח. מהם המדדים שלפיהם נוכל לוודא שאכן זיהינו את ההזדמנות הנכונה, ושענינו על המטרות (KPI) של החברה. בנוסף, אנחנו אוספים נתונים לראות שבאמת ניתן להגיע למטרה שהצבנו לעצמנו.

נמשיך עם הדוגמא של ספי:

״הפוטנציאל היה מאוד גדול, והיתה לנו היפותזה שאנחנו יכולים לשנות את המחירים ללקוחות המשלמים שלנו ושהכסף שנרוויח מהשינוי יהיה משמעותי. אבל את ההיפותזה הזאת צריך לגבות בדאטה. זאת אומרת, הראנו בתחקיר שלנו שאנחנו מדברים בסוף על מספרים מאוד יפים, ושאם נצליח עם הפרויקט שלנו נוכל להכניס כסף. זה המידע הכמותני. 

אבל זה לא מספיק, רצינו גם מידע איכותני. זאת הסיבה שראיינו אנשים שנמצאים במודל המחירים הקיים שלנו. שאלנו אותם האם הם מודעים לכך שמודל התשלום עבור משתמשים חדשים שמצטרפים השתנה, האם הם מודעים לכל הפיצ’רים החדשים שהוספנו, ואיך הם היו מרגישים במידה ונעלה להם את המחיר. בעצם אספנו מידע שיכולנו להשתמש בו בקיקאוף כדי להגיד, ׳תראו, החששות האלה שאנחנו מציגים קיימים, הנה האינדיקציות שגורמות לנו לחשוב שאלה חששות שאפשר להתמודד איתם״.

דרך הנתונים שאספנו, אנחנו יכולים להתחיל לסמן לעצמנו את המדדים להצלחת המוצר. הנתונים מאירים לנו את הדרך למטרה.

רוצים להבין איך מטריקות יכולות להניע את המוצר? יש לנו פרק על זה.

הצגת התוכנית ויצירת Buy-in

בפגישת הקיקאוף, אנחנו רוצים לרתום את כל האנשים בחדר וליישר קו בין כולם. לפעמים ישבו איתכם בעלי עניין במשימה מתחומים שונים. אנשי פרודקט ואנשי המחלקה המשפטית, מפתחים ואנשי דאטה, כולם צריכים לצאת מהחדר כשהם מבינים בדיוק את אותה משימה. בשביל זה צריך לדעת לספר את הסיפור שלכם בצורה הנכונה: דימויים יכולים מאוד לעזור כאן. אנשים מבינים בקלות נושאים מסובכים כשמחברים להם אותם לעולם שהם מכירים. 

ספי מספר:

״יצא לי לעשות קיקאוף שכלל עבודות הכנה ל-IPO של דברים שהם נורא טכניים ומורכבים. הייתי חייב להסביר לאנשים מושגים מאוד מסובכים כשאני יודע שהם לא הולכים להבין הכל תוך חצי שעה. בנוסף, הייתי צריך להסביר להם את החשיבות של הדברים שאני מספר להם, ולעשות להם קצת סדר כדי שלא הכול ישמע להם כמו בור שחור של עבודה טכנית. הדוגמה שהשתמשנו בה שם זה היה דוגמה של בית, שיש עליו תשתית, ועל התשתית בונים בניין. מעל הבניין הזה אמרנו שצריך היתרי בנייה אחרי זה, שזה הצד המשפטי. והחלוקה הזאת לאיזשהו דימוי מאוד עזרה לאנשים להבין משהו שאחרת מבחינתם היה ג׳יבריש מוחלט״.

מקבלים פידבק 

עכשיו שהצגנו את התוכנית שלנו, אנחנו רוצים גם לקבל פידבק מכל בעלי העניין. יכול להיות שפספסנו פרט, או שהבנו משהו לא נכון. יכול להיות שיש בעיה בהיפותזה שלנו, או אולי שאנחנו לא מכוונים מספיק לאסטרטגיה של החברה. עדיף לנו להבין את הבעיה עכשיו, לפני שיוצאים לדרך, ולא כמה חודשים אל תוך הפרויקט. 

יתכן ונשמע סביב השולחן הרבה דעות שונות, לכן חשוב לנו לדעת לשים את כולן בקונטקסט הנכון. ״הרבה פעמים השיח בקיקאוף הוא לא בהכרח ביקורת כמו שהוא בקשת הבהרות על דברים שלא הובנו מספיק טוב״ אומר ספי. ״וישנה סכנה רצינית של ליפול לאיזשהו לופ.

אנחנו מציגים לאנשים מידע שעבר הרבה מאוד תחקיר ועיבוד מהצד שלנו, ולפעמים שאלה תמימה כמו, ׳המידע הזה הוא מהשנה או משנה שעברה?׳ מובילה להסתבכות עם הסברים על משהו מאוד ספציפי שלא רלוונטי להסבר. זה יכול לגרום לאיבוד הפוקוס, ושאר המשתתפים בפגישה יכולים לשכוח מהר מאוד על מה דיברנו לפני דקה.

לכן זה כל כך חשוב גם לדעת להגיד ׳בוא ניקח את זה אופליין׳ או ׳בוא נדבר אחרי הפגישה ואסביר לך׳. זה לא להדוף את הביקורת, אלא לשמור על הפוקוס במקום הנכון״.

הערך שנותן הקיקאוף לעובד ולצוות

לא סתם הקיקאוף התקבע כאחד הכלים שחברות רבות שומרות עליו באדיקות. יש לו את היכולת להעצים צוותים. למה הכוונה? ערן הלפט, Product Group Lead, מסביר:

״אחד הדברים במאנדיי שאנחנו מאוד אוהבים ומאוד מקפידים עליו, זה בעצם לתת לצוותים שעובדים על משהו הרבה מאוד Ownership. נגיד ועובד קיבל משימה, אני רוצה שהוא ילך, יחקור, יוביל ויגלה דברים.

יחד עם זאת, הדבר הזה לא קורה בוואקום. כלומר, יש חברה מסביב. יש את הקונטקסט של החברה, יש את הקונטקסט של הקבוצה, יש לנו אסטרטגיה וכן הלאה. והדברים שאותו עובד רואה לצורך העניין והוא עובד עליהם וחוקר ואתם, יש לאותו עובד בקיקאוף את האפשרות להציף אותם כלפי מעלה, שכולנו נוכל לגלות ולהבין אותם.

תוכל לקבל איזשהו פידבק ו-Confidence חזרה. נוכל להבין שהדבר הזה מתכתב עם המטרות של החברה. מה שחשוב זה שאנחנו יודעים להיפגש ולדבר על הדברים האלה בנקודה מסוימת. אז אני חושב שזה כלי שנותן המון אוטונומיה והמון כוח לצוותים״.

וספי מוסיף:

״המבחן האמיתי זה לא בסוף הפגישה, אלא נגיד יומיים אחרי, שישאלו מישהו שהיה בפגישה שלך מה היה בקיקאוף והוא יוכל להגיד בדיוק את כל הנקודות. זה הסימן הכי טוב להצלחה״.

אבל מה זה קיקאוף בלי מצגת? הכנו לכם גם מצגת טמפלייט למצגת קיקאוף. את השיחה המלאה של ערן וספי על קיקאוף תוכלו לשמוע כאן.