המדריך המלא למנהלים שצריכים לגייס

כמנהלים שניגשים לגייס למשרה חדשה, עומדים בפנינו לא מעט אתגרים. גיוס עובדים זה לא המקצוע שלנו ועצם העובדה שאנחנו צריכים לראיין מביאה איתה המון חוסר וודאות לתהליך. מאיפה מתחילים בכלל? מה צריך לקרות בראיון המקצועי? איך מזהים חששות לגבי מועמדים? מה חלוקת האחריות של כל אחד בתהליך?

בשנים האחרונות הבנו במאנדיי שגיוס טוב זו אחת המשימות הגדולות והמורכבות שיש לנו. כל טעות יכולה לעלות הרבה מאוד זמן וכסף, וכל גיוס איכותי שמביא אימפקט במהירות רבה יכול להשפיע בצורה חיובית מאוד על הצוות. אבל בשביל שזה יקרה, צריך לבנות תהליך גיוס שמבוסס על שיתוף פעולה בין מנהלים למגייסים. 

בשביל להבין מהם האתגרים שמנהלים יכולים לעבור בדרך לגיוס ואיך מגייסים יכולים לתמוך בהם, דיברנו עם אופיר פנסו ,Global Director of Channel Partnerships, וגל בן יעקב, Senior Talent Acquisition Partner במאנדיי. אופיר וגל גייסו יחד מעל 50 אנשים למחלקת הפרטנרס וראיינו מעל 700 מועמדים. ביחד, הם הסבירו לנו איך לבנות תהליך בין מגייסים למנהלים שמאפשר שיתוף פעולה פורה באמת.

רוצים לראות איך נראה תהליך הראיונות בכל שלב ושלב? הכנו מדריך לתהליך ראיון עבודה.

האתגרים של מנהלים בגיוס עובדים

״למדתי המון מגל איך להסתכל ולבחון מועמדים, וככל שאנחנו עובדים על התהליך הזה אני מבין יותר טוב מה אני צריך לשים לב אליו. יש לנו בעיה למשל עם אנשי מכירות. הרבה פעמים כשאתה מגייס אנשי מכירות, אתה מחפש את האנשים האלה שיודעים למכור את עצמם, שהם ווינרים, שהם ממוקדים על מטרה והם יעשו הכל בשביל להגיע אליה. אבל כאן מתעוררת בעיה נוספת שלי כמנהל מאוד קשה לפתור - איך אני יכול לראות שמי שאתה מגייס לא יהיה מישהו או מישהי שידרסו גם את אנשי הצוות האחרים שלהם בדרך למטרה הזאת. כי הם יכולים אולי להיות אנשי מכירות מעולים, אבל אם הם פוגעים בסך הכל בצוות שלי, אז אני בבעיה״.

״עוד בעיה שאנחנו נתקלים בה היום זו העובדה שאנחנו פה בישראל ומגייסים המון אנשים ברחבי העולם״ אומר אופיר. ״ואז מאוד קשה לי לשים לב מתי עולה בי חשש אמיתי ממועמד, או שמדובר בהבדל תרבותי. אם למשל מועמדת שאני מראיין עכשיו מרגישה לי לא שקופה מספיק, או שהיא פשוט מגיעה מתרבות שבה לא נהוג להיות כל כך שקופים בראיונות עבודה״.

״בסוף זה לא שחור ולבן״ אומר אופיר. ״קשה לבחור בפינצטה את המועמדים שאתה מאמין שהם יהיו גם הטאלנטים, גם יצליחו בתפקיד וגם יתאימו לצוות. זה לא תמיד מובהק כל כך. לפעמים אני אקבל מגל ״לא״, ואז אני אשאל אותה ״כמה זה לא?״. כי יכול להיות שהיא תגיד לי לא מוחלט, ואז אני לא אגייס. אבל אם היא תגיד לי שזה גבולי, אולי ננסה להבין ביחד מה זה הגבול הזה, ואז נוכל לחשוב עליו מחדש ולהחליט״.

אז איך מתגברים על האתגרים האלה? בונים תהליך ברור שבו מגייסים ומנהלים יודעים בדיוק מה האחריות שלהם בכל שלב, איפה אפשר להתייעץ ואיך מגיעים ביחד להחלטות. בשביל זה צריך להתחיל בפגישת Kickoff. 

Kickoff - יוצאים לדרך

״מערכת היחסים הזאת בין המגייס למנהלת מתחיל בפגישת Kickoff, שבה נתניע את התהליך״ אומרת גל. ״בפגישה הזאת נדבר על כל מה שתהליך הגיוס יכלול. המנהל או המנהלת יכינו לפגישה את הפרופיל של העובד או העובדת שהם היו רוצה לגייס, ואז ננתח את הפרופיל הזה״. 

״המנהלים צריכים לבוא לפגישה הזאת עם פרופיל מאוד ברור של מי אנחנו רוצים לגייס לצוות שלנו״ אומר אופיר. ״איך יראה היום יום של העובד או העובדת, מה יהיו היעדים שלהם, מה מצופה מהם שיביאו למשרה החדשה. אם נאפיין את המשרה לא נכון, זה אומר שעכשיו נערוך עשרות ראיונות עם מועמדים שבסוף נבין שהם לא מתאימים למשרה שחשבנו עליה. אם כל ראיון כזה עורך כשעה, אז אלה עשרות שעות עבודה שהשקענו במקום הלא נכון״.

״דבר נוסף שנדבר עליו בקיקאוף הוא איך יראה כל התהליך כולו גם מהצד שלי ומה יהיו השלבים השונים שהמועמדים יעברו״ אומרת גל. ״לכן, בפגישה הראשונה ביננו נענה על כמה שאלות חשובות לפני שנצא לדרך. זה המקום שלי כמגייסת לאתגר את המנהל או המנהלת עם שאלות שהם אולי לא חשבו עליהן. זה המקום שלי כמגייסת לבדוק שאנחנו באמת בשלים לגייס למשרה הזאת, ולפעמים בפגישות האלה קורה שנבין ביחד שאולי עוד לא בשלו התנאים לגייס, שהיעדים להצלחת המשרה לא מספיק ברורים לנו, שעוד לא הגענו למצב שבו אנחנו מספיק אפויים לגייס משרה כזאת״.

בונים את התהליך

״עכשיו כשאנחנו מוכנים והמשרה עלתה לאתר, נוכל להתחיל לעבור על קורות חיים״ אומרת גל. ״אני זו שמסננת קורות חיים מהסיבה הפשוטה שאני מיומנת בזה״

״משם עוברים לשלב הראיון המקצועי, שזה שלב שבו נרצה לבחון את היכולות המקצועיות של המועמדים״ אומר אופיר. ״מה שנרצה לדעת מהראיון הזה בעיקר זה האם המרואיין או המרואיינת יכולים לעשות את העבודה כפי שהגדרנו אותה״. 

״לכן יש פה את ההיבט הנוסף שלי כמגייסת, שאני לא רק ה-Owner של התהליך אלא ממש מלווה גם את המנהלים בתהליך שלהם. מנהלים יכולים לבוא להתייעץ איתי על ראיון שהיה להם, על חששות שיש להם לגבי מועמדים מסוימים. אני יכולה להביא מהניסיון שלי בראיונות עבודה למנהלים שאני עובדת איתם״.

״אני אתן דוגמא״ אומר אופיר. ״אני מאוד אוהב כשלמועמד יש המון ביטחון עצמי. לפעמים ממש ברמה של שחצנות. אותי זה מרשים. אבל לפעמים גל אומרת לי לשים לב שהעודף הביטחון העצמי הזה לא בא לכסות על חוסר עשייה. ואז נבדוק את העשייה של המועמד או המועמדת ונראה שבאמת אין הרבה פרויקטים שהם הוציאו לפועל״.

״אחרי השלב המקצועי, המועמד או המועמדת חוזרים לראיון HR. הפעם זה תור המגייסת להגיע עם התובנות שאספה מהמנהל המגייס ולבדוק אותן יותר לעומק. האם המועמד או המועמדת מתאימים מבחינה תרבותית לחברה? לצוות? האם יש התאמה ביניהם לבין המנהל או המנהלת?״.

מגיעים להחלטה (Committee)

מועמד או מועמדת עברו את כל השלבים, ועכשיו רק נותר להבין האם יש התאמה מצד כולם. זה הרגע שבו כל הצדדים המעורבים נפגשים לשיחה שבה הם יגיעו להחלטה האם להמשיך עם המועמד לשלב ההמלצות ומשם להצעה.

״זה תהליך שאני מאוד ממליץ עליו״ אומר אופיר. ״מה שאנחנו עושים בפגישה הזאת זה שכל הצדדים שפגשו את המועמד או המועמדת נפגשים וכל אחד בתורו מסכם את איך ההתרשמות שלו, מה הצדדים החיובים ומה החששות שעולות. אם נראה שאותו החשש עולה שוב ושוב אצל כל אחד מהצדדים, נוכל לזהות שיש פה דגל אדום שצריך לשים לב אליו״.

״לפעמים אני שומע ממועמדים שהם לא עברו את הראיון HR או לא עברו את השלב המקצועי השני. וזה לא באמת עובד ככה. לפעמים חשש שעולה כבר בראיון הראשון יכול לחזור עליו שוב ושוב ומזה נוכל להבין שיש פה משהו שאנחנו לא יכולים להתעלם ממנו. וזה למשל משהו שיכול לקרות בפגישת Committee" 

״אני מעדיפה לא לגייס טאלנט ולהתחרט אחר כך מאשר לגייס מישהו שהוא בסוף לא מתאים״ אומרת גל. ״לעבור עם עובד תהליך של הכשרה, ולהשקיע בו המון משאבים אבל לראות בסוף שזה לא עבד זו האופציה הרעה יותר״. לכן זה כל כך חשוב לי לבנות מערכת יחסים של אמון ביני לבין המנהלים שאני עובדת איתם. בשביל שנוכל להיות כמה שיותר פתוחים בישיבות כאלה ולהעלות את כל החששות והבעיות שלנו״.

״לבנות צוותים זה משהו שדורש המון זמן. אני לא בניתי את הצוות שלי לבד, בניתי אותו ביחד עם גל. בזכות זה שהצלחנו ליצור סביבה בטוחה ביננו, יכולתי להיות הכי פתוח ובטוח לדבר עם גל על באמת הכל, ולסמוך עליה שהעצה שלה היא מתוך ההבנה והניסיון שלה. גם יכולתי לסמוך עליה שהיא תגיד לי את הדברים שאני לא תמיד רציתי לשמוע. אבל אני יודע לסמוך עליה ושהיא שותפה אמיתית לדרך״

טיפים וכלים ליצירת שותפות בין מנהלים למגייסים

טיפים של אופיר למנהלים:

• הרבה מנהלים שמגיעים מחברות אחרות והם יכולים להיות מאוד מבוהלים מכמה שלמגייסים יש אמירה ויכולת השפעה על הגיוסים אצלנו. אבל אני חושב שיש בזה משהו מאוד חשוב. להבין שזה שאני בתור מנהל מגיע אפוי יותר עם הפרופיל של המשרה שאני מחפש עוזרת קודם כל לי גם להיות יעיל יותר בתהליך, וגם עוזרת להביא את האדם הנכון למשרה. זה קריטי עבור ההצלחה של הצוות שלי. אם אני מביא אנשים שיודעים לעשות אימפקט כמה שיותר מהר על הצוות, זה עוזר לי להגיע ליעדים כמה שיותר מהר.
• לא לוותר על תהליכים מובנים בגיוס משרה. קיקאוף למשרה יעזור למנהלים להגיע מוכנים יותר ובשלים יותר לתהליך הגיוס, להבין טוב מה הפרופיל שהם מחפשים ולבנות מטרות שאותם הם רוצים להגשים בגיוס שלהם.
• מידי כמה זמן, קבעו עם המגייסים שלכם פגישת רטרו להבין את כל התהליך של הגיוס בצורה הוליסטית. שם תוכלו להסתכל על נתונים ומספרים ולהבין איפה צצות בעיות חוזרות, ואיפה הדברים כן עובדים וכדאי לשמר אותם.

טיפים של גל למגייסים:

• • מגייסים צריכים להבין ולהכיר את הצוות טוב. מגייס או מגייסת שיכירו את הצוות שאליו מגייסים יוכלו להבין גם את התרבות שיש בצוות הספציפי הזה ולכוון טוב יותר את המנהל או המנהלת של הצוות למצוא מועמד שיתאים להם.
  • חשוב להבין את צד הביזנס. אם תדעו מה המחלקה עושה, מה התפקיד שלה בחברה, מה המטרות והיעדים שלה, תוכלו לגייס מדויק יותר.
    
    
• גיוס הוא לא תהליך פשוט עבור מנהלים. בשביל להקל על החוויה ולהפוך אותה ליותר אפקטיבית, אני כמגייסת משתדלת צריכים לעבוד בקצב ובדחיפות של המנהלים שאיתם אני עובדת. אני משתדלת להיות באותה רמה של רצון ודחיפות לגיוס המשרה, כי אני מבינה באמת את החשיבות של הגיוס עבור המנהלים. אם תהיו מגויסים יותר לתהליך, ורמת הדחיפות שלכם למציאת האדם הנכון לתפקיד תהיה כמו של המנהל או המנהלת, הם יראו בכם פרטנרים שווי ערך וירצו להתייעץ אתכם ולהקשיב לכם יותר.