יזמים רבים דוחים ‘סדר’ לשלב שבו יהיו גדולים ומשלמים על זה ריבית דריבית. כ-CFO ב־lool Ventures, אני רואה שוב ושוב איך אימוץ תהליכים פשוטים בשלב מוקדם- ישיבת בורד תקופתית מסודרת, שפה אחידה ותזרים מנוהל- מפשט ומקצר את הגיוס הבא, מונע בזבוז זמן על כיבוי שריפות, ובונה שריר ניהולי שמחזיק כשמגיעים למשקלים הכבדים.

מידי שנה אני פוגש עשרות יזמים מבריקים ומוכשרים. העיניים שלהם בורקות כשהם מדברים על הטכנולוגיה, על המוצר, על החזון לשנות את העולם. הם חיים את הכאוס היצירתי של סטארטאפ, רצים מפיצ'ר לפיצ'ר, מגייסים עובד ראשון, חוגגים לקוח משלם ראשון ונהנים מכל רגע במסע היזמי הסיזיפי. כשאני שואל אותם מה ההוצאה החודשית שלהם  או מה הגידול בהכנסות לעומת שנה שעברה או מתי התקיימה ישיבת הבורד האחרונה, אני מקבל לעיתים קרובות את אותה התשובה: "אנחנו נגיע למשרד ונבדוק״, ״נשאל את הנהלת החשבונות״, או ״נגיע להטמעה של ממשל תאגידי מינימלי כשנגדל כרגע אנחנו משקיעים בXYZ".

כ-CFO בקרן הון סיכון שמשקיעה בחברות בשלבים המוקדמים ביותר, אני כאן כדי לומר לכם שזו טעות. למעשה, זו אחת הטעויות השקטות והיקרות ביותר שיזמים עושים. החשיבה שסדר וארגון הם מותרות של תאגידי ענק היא אשליה. בניית תשתית ניהולית ופיננסית נכונה מהיום הראשון היא לא בירוקרטיה מיותרת, אלא בנייה של "מערכת חיסונית תאגידית" שתאפשר לחברה שלכם לשרוד, לצמוח ולשגשג.

תרגלו את שריר הבירוקרטיה מהיום הראשון

סטארטאפ הוא מטבעו סביבה כאוטית. המשימות מרובות, המשאבים מוגבלים והלחץ להוכיח היתכנות הוא עצום. קל מאוד להישאב למערבולת הזו ולהתמקד אך ורק במוצר. אבל דווקא בתוך הכאוס הזה, הטמעת מתודולוגיות סדורות היא עוגן שמייצר יציבות ומאפשר קבלת החלטות טובה יותר.

חשבו על זה כמו אימון בחדר כושר. אף אחד לא מצפה להרים 150 ק"ג בניסיון הראשון. מתחילים עם משקלים קטנים, בונים את הטכניקה הנכונה, מחזקים את שרירי הליבה ומתקדמים בהדרגה. אותו הדבר נכון לניהול חברה. לא צריך ברגע שיש מוצר ורעיון כבר להטמיע תהליכים היררכים ושרשראות אישורים מורכבות, אבל בהחלט צריך להתחיל לדוגמא בניהול ישיבת בורד מסודרת ותקופתית, לעבוד על הצגה נכונה ושליטה בנתונים הכספיים שמעניינים משקיעים נוכחיים או עתידיים (דוגמת הכנסות, תזרים, עלות המכר וכד) ולוודא כי דיווחים תקופתיים למשקיעים נשלחים בצורה נהירה וברורה. כל אלו הם "שרירים" שצריך לאמן. ככל שתתחילו מוקדם יותר, כך תהיו חזקים ומוכנים יותר כשהמשקלים יגדלו, שהחברה תגייס סבב משמעותי, כשהבורד יתרחב ויכלול משקיעים חיצוניים וכשהחלטות פיננסיות יהפכו למורכבות פי כמה.

אז איך עושים את זה נכון, גם כשאתם רק שני יזמים בחדר?

קיימו ישיבות הנהלה/בורד, גם אם הבורד הוא רק אתם: קבעו פגישה רשמית פעם בחודש או ברבעון. זה לא חייב להיות אירוע מפואר, אבל כן צריך להיות מובנה. הכינו מצגת קצרה (אפילו 5 שקפים) שעונה על שאלות מפתח:
איפה אנחנו עומדים? סקירת KPI's מרכזיים (משתמשים, הכנסות, התקדמות פיתוח).
מה למדנו? אילו מהלכים הצליחו ואילו נכשלו מאז הבורד הקודם? מה האתגרים שלנו? היו כנים ושקופים לגבי הקשיים.
הצגה פיננסית: דף אחד פשוט שמציג הכנסות, הוצאות, יתרת מזומן בבנק וקצב שריפה (Burn Rate).
מה הלאה? יעדים ותוכנית עבודה לרבעון הבא.

דוגמה: סטארטאפ צעיר שפגשתי נהג לקיים ישיבת הנהלה של שעה בכל יום ראשון הראשון של החודש. הם הכינו דאשבורד פשוט ב-Google Sheets עם הגרפים המרכזיים. התהליך הזה הכריח אותם להרים את הראש מהמשימות השוטפות, לנתח את הביצועים באופן אובייקטיבי, להסתכל על התמונה הגדולה ולקבל החלטות אסטרטגיות. כשהם הגיעו אלינו לגיוס, הם הציגו נתונים סדורים של שנה אחורה והפגינו שליטה ובשלות יוצאות דופן.

דברו "אמריקאית" מההתחלה: רוב הסיכויים שבשלב כזה או אחר תרצו לגייס הון ממשקיעים אמריקאיים או לחדור לשוק האמריקאי. כדאי שתתחילו לדבר את השפה שלהם מוקדם ככל האפשר. אמצו מתודולוגיות ומושגים אמריקאיים לדיווח:

ARR (Annual Recurring Revenue), LTV:CAC (Customer Lifetime Value to Customer Acquisition Cost), Churn Rate ועוד.

דוגמה: במקום לומר "ההכנסות שלנו גדלות", אמרו "ה-ARR שלנו צמח ב-25% רבעון-לעומת-רבעון". כשאתם בונים את המודל הפיננסי שלכם, השתמשו בפורמטים המקובלים בעמק הסיליקון. זה אולי נראה כמו שינוי סמנטי קטן, אבל כשתשבו מול משקיע אמריקאי, הוא ירגיש שאתם "מבינים עניין". זה בונה אמון ומקצר תהליכים באופן משמעותי.

שקיפות מלאה בתזרים המזומנים (Cash Flow): החמצן של כל סטארטאפ הוא המזומן. יזמים רבים נרתעים מלהיכנס לעומק המספרים, אבל זו האחריות הבסיסית שלכם. אתם חייבים לדעת בכל רגע נתון כמה כסף יש לכם, מה קצב השריפה החודשי שלכם, וכמה חודשי פעילות (Runway) נותרו לכם.

טיפ: בנו קובץ אקסל פשוט של תזרים מזומנים חזוי (Cash Flow Forecast) ל-12 החודשים הבאים. עדכנו אותו מדי חודש עם המספרים האמיתיים והתאימו את התחזית. הצגת קובץ כזה לבורד (גם אם זה רק אתם) מראה על אחריות ושליטה. זה השריר החשוב ביותר שתפתחו לקראת שיחות עם משקיעים. היכולת להסביר בביטחון את המספרים שלכם היא קריטית.

המערכת החיסונית שלכם לצמיחה

בניית היסודות התאגידיים הללו מהשלב המוקדם היא כמו בניית מערכת חיסונית חזקה. כשהחברה קטנה, טעות פיננסית קטנה או החלטה ניהולית שגויה הן כמו הצטננות– זה לא נעים, אבל מתגברים. כשהחברה גדלה, עם עשרות עובדים ומיליוני דולרים בקופה, אותה טעות קטנה יכולה להפוך לדלקת ריאות קטלנית.

השקעה של כמה שעות בחודש בבניית התהליכים הנכונים היום, תחסוך לכם מאות שעות של כיבוי שריפות, כאבי ראש ותיקון טעויות יקרות בעתיד. זה יאפשר לכם לגדול בצורה חלקה יותר, לגייס הון בצורה יעילה יותר ובעיקר לנהל את החברה שלכם מתוך עוצמה ושליטה, ולא מתוך תגובתיות לכאוס.

אז בפעם הבאה שאתם אומרים לעצמכם "אין לי זמן לדוחות", זכרו שאתם לא מכינים דוח, אתם בונים את היסודות להצלחה העתידית שלכם. אתם מחסנים את החברה שלכם. וזה, יזמים יקרים, האימון החשוב ביותר שתעשו.

---------

על הכותב:בעל 15 שנות נסיון כCFO בחברות סטארטאפ, פרטיות וציבוריות בישראל וארהב. מכהן כCFO בלול וונצ'רס. בעבר כיהן כCFO ברמות ובCBRE אירופה (מחזור מנוהל של כ5 מליארד דולר) וכן בלמבקס שנרכשה על ידי SAXO BANK. מומחה למיזוגים ורכישות ,ניהול תהליכים ומערכות מידע, דוחות כספיים ותזרימי מזומנים.