101: איך חווית הקליטה של עובדים חדשים יכולה לתרום להצלחה שלהם

Startup For Startup

 

ליאור:            היי כולם. אני ליאור קרמכל ואתם הגעתם ל-Startup for Startup, הפודקאסט שבו אנחנו חולקים מהניסיון, מהידע והתובנות שיש לנו כאן במאנדיי.קום וגם מחברות אחרות. הוא מיועד לכל מי שסטארט-אפ מדבר אליו, לא משנה באיזה כיסא הוא יושב ברגעים אלו [מוזיקה]. עבודה חדשה, כמו כל התחלה חדשה, מגיעה מלווה בהתרגשות וגם בחששות. הימים הראשונים הם לרוב ימים של השקפה מהצד, תוך-כדי למידה של מושגים ותהליכים ומפגש עם אנשים חדשים. מחקרים מראים שתקופת הזמן הזו כל-כך משמעותית, עד כדי כך שהדרך שבה נחווה את התקופה הראשונית בעבודה יכולה להשפיע על הפרודוקטיביות, על המוטיבציה והרצון שלנו להישאר בה לאורך זמן. אז איך יוצרים תהליך קליטה מיטבי לעובדים חדשים בחברה? איך מוודאים שתקופת הזמן הראשונה הזו של עובדים בארגון תורמת לחיבור שלהם לתרבות הארגונית? ואיך עושים את כל זה כשכולם עובדים מהבית. על כל זאת ועוד נדבר היום עם אשרת בנימין, סמנכ”לית משאבי אנוש, ורינת לבני, מובילת תחום הידע והפיתוח במאנדיי.קום. היי אשרת, היי רינת.

רינת:              היי.

אשרת:            היי. אהלן.

ליאור:            איזה כיף שאתן פה.

אשרת:            כיף לגמרי.

רינת:              ממש.

ליאור:            אשרת, בואי נספר כבר שאת ככה מתרגשת להיות פה.

אשרת:            ממש.

ליאור:            נשים אותך-

אשרת:            נגלה לכולם. עשית לי אאוטינג על תחילת הפרק.

ליאור:            כן, אני אגיד שלא רואים את הפרצופים שלנו ב… אמנם שומעים אותנו מחייכות, אבל עדיין, לא רואים כמה את מתרגשת. אז תספרי רגע.

אשרת:            אז אני אספר שאני חוגגת בשבוע הבא שלושה חודשים במאנדיי. ובעצם כחלק גם מתהליך הגיוס שלי ובוודאי גם מהרגע שבעצם הגעתי והחלטתי שאני מצטרפת למאנדיי, הפודקאסט היה משהו שליווה אותי, בצורה מאוד משמעותית. ככה בחרתי לעצמי את הפרקים שנראו לי מאוד רלוונטיים. כל פעם ככה בחרתי פרק אחר שמתמקד ביחידה עסקית אחרת או איזשהו תהליך שמאוד עניין אותי ללמוד עליו. וזה ממש עזר לי בכניסה, להבין קצת יותר או להיות פחות בשוק בוא נגיד את זה ככה. אז מבחינתי העובדה ששלושה חודשים בתוך הכניסה שלי למאנדיי אני פה מקליטה פרק זה סופר-מרגש.

ליאור:            ואני אשתף שככה התחלתי את הפתיח של הפרק אז אשרת אמרה “וואו, אני רואה את זה ב-live.” [צוחקת]. ורינת, את איתנו יותר משלושה חודשים בחברה. אז בואי ספרי קצת על עצמך כמה מילים.

רינת:              אז אני בעצם חוגגת שנתיים, בפברואר הקרוב. ובאמת אני ככה אחראית על כל תחום הלמידה וההתפתחות במאנדיי. בעצם התפקיד שלי הוא לאורך כל מעגל חיי העובד להתפתחות, למידה, ושיהיה לעובד שלנו את הכלים הכי מתאימים מצד אחד, ומצד שני לדאוג שהוא ממשיך להתפתח ולגדול בכל תפקיד שהוא עושה בארגון.

אשרת:            או היא.

רינת:              או היא. וכחלק מזה אנחנו באמת שמים המון המון דגש על תחום ה-onboarding. אנחנו חושבים ומאמינים שהוא אחד החלקים הכי חשובים בחוויית העובד ובחוויה של הארגון. [מוזיקה]

ליאור:            אז למה לעשות onboarding? אשרת, אולי תספרי רגע באופן כללי מה זה הדבר הזה, למה עושים onboarding בחברה?

אשרת:            הנושא של כניסה לארגון בעיניי הוא מאוד מאוד משמעותי מכמה מקומות. בראש ובראשונה כי זה נותן לעובד איזושהי תחושת חיבור מאוד מאוד עמוקה עם המקום שאליו הוא נכנס. ובסוף כל חברה יש לה culture שהוא אחר. ותהליכי עבודה אחרים, ואנשים אחרים, ומנהלים שונים. ובעצם התהליך הזה של onboarding נותן איזשהו ראי ראשוני לעובד כשנכנס, העובד או עובדת שנכנסים, ובעצם מאפשר גם לחוות את החוויה, גם לייצר איזושהי תחושת אוריינטציה מאוד מאוד בסיסית וראשונית. ובעיקר בהמשך,

[00:04:00]    בשבועות של בעצם אחרי תחילת העבודה, מתחיל לתת את הכלים שבעצם העובדים צריכים בשביל להצליח בתפקיד שלהם, בחברה שהם הצטרפו אליה, ולתת בעצם את האימפקט. אז זה בעיניי למה זה חשוב.

רינת:              אני יכולה להוסיף שהמחקרים מדברים על זה שבעצם אנשים שעוברים onboarding הם הופכים להיות אפקטיביים ב-70 אחוז יותר. אני חושבת שזה אחת מחוויות העובד הראשונות הכי משמעותיות עבור העובד. אחד, הוא מבין אם הוא בחר נכון. עשיתי בחירה, אחת המשמעותיות שלי, בחרתי נכון, לא בחרתי נכון? זה אחד המפגשים הראשונים שלו בעצם עם החברה. ואני חושבת שזה עניין מאוד רגשי להיכנס למקום חדש. ואני חושבת שהביטחון הזה שאתה מקבל, שקולטים אותך ומבינים מה אתה צריך, באמת מבינים שאתה צריך להכיר את הארגון ולהבין, אפילו את השפה, ה-ceremonies הקטנים שאנחנו עושים. כשאני נכנס ואני מבין את זה, אני פנוי הרבה יותר להתחיל ולעבוד באמת. יש כל האזורים האלה שהם אזורים שיושבים על ביטחון ותחושת שייכות ו-engagement מאוד מאוד גדול לארגון, הם אזורים שמאפשרים לי אחר-כך בעצם לגשת ולעשות אימפקט הרבה יותר מהר.

ליאור:            אני אשתף שככה אני קלטתי לצוות שלי לאחרונה כמה נשות מפתח, אין לי דרך אחרת לקרוא לזה. ובאמת, אתן יודעות, כאילו, אנחנו משקיעים המון זמן בלגייס אנשים ובלבנות תהליכים ולטייב אותם. ועל פניו ביום החתימה אנחנו בטוחים בו והוא בטוח בנו ברמה מאוד גבוהה, נכון? כי התהליכים הם טובים. ואז בכל-זאת כשדופקים בדלת הווירטואלית או הפיזית, ביום הראשון, יש עוד את הרגע הזה – והוא לפעמים יותר ארוך ולפעמים יותר קצר – אבל יש שם את התקופה הזאת שהיא מין תקופת ביניים שהוא עוד לא לגמרי, או היא עוד לא לגמרי חלק מהארגון. אני תמיד קוראת לזה הימים האלה שהעובדת החדשה עוד אומרת “אתם” ולא “אנחנו”. ואז באמת ה-onboarding, התהליך הזה שתיארתן כרגע, יש לו חלק מכריע בכמה מהר העובד ירגיש שהוא חלק וכמה מהר הוא יפרוש כנפיים ויתחיל לנוע במרחב כאילו המרחב הזה שלו.

אשרת:            אני חושבת שהשלב הזה שהגדרת שזה עדיין אתם ולא אנחנו, הוא מצד אחד חוויה שיכולה להיות חוויה של זרות או חוויה ככה של רצון מאוד מאוד גדול לחיבור, שלוקח זמן באופן טבעי. אני רואה את זה גם כהזדמנות הרבה פעמים מהצד השני עבור הארגון, כי בעצם אותם אנשים שנכנסו הם באים עם זווית ראייה אחרת. הם שמים לנו הרבה פעמים מראה על איך אנחנו מתנהלים, על מה המקומות שאנחנו כחברה חזקים בהם ואיפה המקומות שאולי אנחנו יכולים לעשות דברים אחרת. אז בעיניי כשאני מסתכלת על תהליך ה-onboarding כשברור שהחברה היא כביכול הצד שמבחינת ה-resources מושקע הרבה יותר, אני חושבת שגם בצד השני יש איזושהי ציפייה לקבל-

ליאור:            פרספקטיבה.

אשרת:            פרספקטיבה, תובנות. כן, קצת אינפוטים מהאנשים החדשים שמצטרפים, כי בסוף זה גם מה שעוזר לחברה לצמוח. [מוזיקה]

ליאור:            בוא נבין שנייה למה להשקיע בזה. בסדר? כאילו, וכמה להשקיע בזה. איך בעצם נראה תהליך ה-onboarding במאנדיי?

רינת:              אני אתחיל ואני אגיד שאחד הדברים הכי משמעותיים באיך עושים רגע onboarding זה קודם-כל להבין מה אנחנו צריכים להשיג. בכל ארגון זה יהיה משהו קצת אחר, יש דברים שהם דומים אצל כולם, תיכף נדבר על זה. אבל מבחינתנו, אתה צריך להבין רגע מה אתה רוצה להשיג. להתחיל במטרות. והדבר השני זה שאתה צריך שכל הארגון יהיה שותף להצלחה הזאתי. שותף לרצון הזה של העובד החדש להצליח.

[00:08:00]     וזה מתחיל מהמנכ”ל, שבמקרה שלנו המנכ”לים ממש ישבו איתי על התהליך ופירקנו אותו, ממש בנינו אותו כמוצר. מה המטרה של כל התהליך הזה ומה המטרה של כל סשן. ומשם התחלנו. ובנינו אותו מחדש, זה ככה משהו מאוד מאוד חשוב. וכלה בזה שכל אחד מהעובדים שמעביר סשן כזה, עם המנהלים, שצריכים להיות חלק מאוד משמעותי בלהבין את אולי החשיבות של התהליך הזה עבור העובד. אחד כי הם עברו את זה והם מבינים כמה זה חשוב. ושתיים, יש להם חלק סופר-משמעותי בהצלחה הזאתי של העובד. אז אנחנו מחלקים את התהליך לשלושה חלקים. החלק הראשון הוא חלק שקורה עוד הרבה לפני שהעובד שלנו הגיע. ביום החתימה הוא מקבל בעצם לינק לאתר שהוא אתר pre-onboarding שלנו. והאתר הזה הוא בעצם כולל בתוכו, גם שם יש בעצם איזשהו תהליך שמדבר על הארגון, על מה זה מאנדיי, לאן הוא הולך להגיע, לתת לו איזושהי הבנה על מה התרבות שלנו, מה אנחנו מעריכים, הערכים שלנו. ואפילו איזשהו סרטון שנותן לו איזושהי הבנה איזה vibe בעצם מסתובב במשרד שלנו. אז זה החלק הראשון. ואחר-כך בעצם, חלק נוסף הוא בעצם חלק שמדבר על הצוות שלו. עכשיו, כל הצוותים פתוחים לכולם. כל עובד יכול להיכנס לכל הצוותים ולהבין אחד מי הם, מה הם, איזה שפה-

ליאור:            ממש האנשים עצמם?

רינת:              לא האנשים כמו מה הצוות הזה עושה. איזה דברים ייחודיים עבורו. אפילו איזה שפה הם משתמשים בה. לדוגמה, כל-מיני חלקים של, נגיד אני יכולה להגיד אצלנו כל-מיני קיצורים. או פה. LND, R&D, ARR. מה זה ARR? אנחנו מדברים על ARR, אנחנו מקבלים וואטסאפ כל יום, אה, לא וואטסאפ, הודעה כל יום על ARR. ואנחנו… מה זה? אז זה כל-מיני ככה מושגים שחשוב לדעת ולא להרגיש בחוץ כשמדברים איתך סינית. ואחר-כך בעצם יש לנו איך ייראה השבוע שלך. שזה אחד הדברים הכי משמעותיים. אתה לא מובל, אתה מוביל, אתה מבין איפה אתה נמצא, מה אתה הולך לעבור, איך הולך להיראות השבוע שלך.

ליאור:            איזה שבוע, השבוע הראשון בחברה?

רינת:              השבוע הראשון בחברה. ולכן יש שם ממש פירוט של איזה סשנים הוא הולך לעבור, איך הוא הולך להגיע. יש לו אפילו דרכי הגעה, יש לו… דרך אגב, בחלק הזה יש גם את ה-buddy שמתקשר אליך יום חלפני-

ליאור:            בחלק הראשון.

רינת:              בחלק הראשון, יש גם את ה-buddy שכבר שם הוא בא לידי ביטוי, כי הוא בעצם מתקשר אליך או שולח לך וואטסאפ או הודעה ואומר לך “אהלן, אני ה-buddy שלך, אני הולך לפגוש אותך.” וממש נותן לו תחושה שיש מישהו שמחכה לו. הוא לא הולך להגיע לבד. בין אם זה face to face טרם עידן הקורונה, אני הולך לחכות לך ולהיות איתך, ובין אם זה עכשיו בתקופה שלנו שבה בעצם זה קורה וירטואלית. אבל הוא יהיה שם בשבילי.

ליאור:            יש אדם ספציפי שמחכה לי כשאני מתחילה לעבוד בארגון.

רינת:              ממש ככה. ואז מתחיל בעצם השבוע הראשון, השבוע הראשון הוא שבוע של onboarding ארגוני ברובו. ושם בעצם אנחנו מלמדים אותו בחצאי ימים. זאת אומרת, חצי היום הראשון בשבוע הוא חצי שמוקדש ללמידה של הארגון, ל-culture, על איך הערכים שלנו באים לידי ביטוי בכל אחד מה-business units שלנו. אז בעצם יש לנו את התמונה הגדולה של איך מאנדיי עובדת, איך זה פוגש אותם בכל ה-business units. זאת אומרת המטרה שלנו שכשאותו עובד חדש יוצא בסוף השבוע הוא מבין איך כל אחד מהחלקים מתחברים ביחד ויוצר תמונה שלמה ב-product שנקרא מאנדיי.

ליאור:            כאילו הוא ממש פוגש נציגים מכל המחלקות השונות בחברה.

רינת:              ממש ככה, הוא פוגש face to face נציגים מכל business unit שמספרים לו בעצם אחד, מה מיוחד, איך זה עובד, איך ה-business  unit  עובד. הדבר השני שאתה פוגש בסשנים האלה זה איך אתה בעצם קשור ל-business unit הזה, איך אתה קשור ל-R&D או איך אתה קשור ל-Product, ואיך אתה יכול להשפיע הלכה למעשה ומה הקשר שלך אליהם. שזה חלק מאוד מאוד מאוד חשוב.

[00:12:00]     כי אחרת אני סתם מספר משהו. אבל איך אני כעובד קשור לזה. אז זה דבר שני. ודבר שלישי זה איך אני יכול להשיג אותם – איך אני יכול לגשת אליהם, איך אני יכול לקבל או לצרוך או לתת את האימפקט שלי על התהליכים שקורים באותו business unit. שזה חלקים סופר-חשובים. זה לא רק חשוב שאני אכיר את הארגון, גם חשוב מה אני יכול לגשת או מה אני יכול לתת בעצם לתוך ה-business unit הזה ומה הממשק שלי איתו.

ליאור:            אני חושבת שכמו שאשרת אמרה קודם, זאת נקודה בזמן שהיא נקודה ייחודית וגם לא חוזרת על עצמה אחר-כך, כי זה באמת, רגע של מוטיבציה מאוד גבוהה, אנשים עוד לא שקועים בתוך העבודה היומיומית שלהם, אפילו לא בתוך הצוותים היומיומיים שלהם. ויכול להיות שפתאום יש לי רעיונות לצוות או למחלקה שאני אפילו אפגוש פחות בהמשך הדרך או יזמינו אותי מאחת המחלקות לתרום באיזושהי צורה וכרגע יש לי מוטיבציה מאוד גבוהה לעשות את זה, אז אני חושבת שמעבר להיכרות… אני יכולה עוד פעם לספר לכם שעבור הצוות שלנו, אנחנו מזהות מתי יש סשן של onboarding, כי בסלאק ככה מתחילה איזו פעילות ואנשים פונים אלינו ואומרים “היי, אני חדש, רציתי להודות על הפודקאסט, הבנתי מדריה-” – דריה מהצוות שלי – “שאפשר לתת לכם רעיונות לפרקים, אז יש לי רעיון לפרק.” אנחנו ממש רואות את האנשים האלה בשבועות הראשונים שלהם. ואם אנחנו נדע לתפוס את זה בזמן אז הם הופכים להיות engaged לאורך כל השנה. אבל זה באמת איזה רגע נדיר כזה שנוצר בשבוע ה-onboarding שלהם. רינת, רק חשוב גם להוסיף ששבוע ה-onboarding הזה שתיארת קורה בקבוצות.

רינת:              נכון. אנחנו ממש ממש משתדלים שאחד זה יקרה בקבוצות באמת. לכן אנחנו מתחילים תמיד onboarding באותו זמן, יום ראשון, ככה שקבוצה תוכל לעשות את זה ביחד. ואני חושבת שזה הקבוצה שלך, זאת הופכת להיות הקבוצה שלך. זה הקבוצה שאחר-כך אתה רואה אותה במשרד ואתה אומר אה, זה כאילו מישהו שעשה איתי, ויש לכם איזשהו שיח, חברים ראשונים שלי ככה שאני יכול לפנות אליהם, אני יכול לשאול אותם, אני מרגיש מולם בנוח.

אשרת:            אני יכולה לשתף מהחוויה שלי שדווקא בתקופת קורונה, אני התחלתי בעצם כשכבר העבודה מהבית הייתה משהו מבוסס – זו חוויה מאוד לא פשוטה לפעמים, להתחיל מרחוק, בלי לחוות את המשרד, בלי לראות את האנשים פנים אל פנים. והעובדה שהייתה לי את הקבוצה שלי והמעט אנשים מהקבוצה שלי שהתחילה יחד איתי ואני רואה אותם פה במטבח או ככה כשאני עוברת בין החדרים, זה מייצר כבר איזשהו סמול טוק ראשוני, כבר יש מה שנקרא הקרח הראשוני שלפעמים עם אנשים שלא פגשתי קודם ייקח עוד קצת זמן לשבור, פה הוא כבר קיים. יש משהו בחיבור הזה, ואם אני מחברת את זה ללמה לעשות onboarding, אז באמת המקום הזה של לייצר את ה-connection, להרגיש באמת את האנשים ולהרגיש שאתה חלק מקבוצה, הרי בסוף יש פה תהליך של חברות כזה או אחר. וזה חלק מזה. זאת אומרת, חילק מהעובדה שאתה בקבוצה אחת, שעוברת איתך את אותו הדבר. גם אם לא מדברים על זה, זה לא מדובר בשום מקום, זה התחושה הפנימית של שותפים למסע.

ליאור:            במאנדיי חוגגים בכל שנה עגולה את השנה שהעובד נמצא בארגון. אני בקרוב חוגגת את השנה השלישית, ואני יכולה לספר לכן שבשנתיים הקודמות יש קבוצה של אנשים שהתחילה איתי ששלחתי להם מזל טוב. וזה לא משנה שאחד מהם ב-R&D והשנייה ב-HR והשלישית כאילו ב-Operations ואין שום קשר בינינו ביומיום, אני אזכור לנצח שהם התחילו איתי את המסע הזה, אז אני מאוד מתחברת למה שאת מתארת כאן.

רינת:              ואמרת משהו נורא חשוב, שזה לא מאותה יחידה. זה blend של-

ליאור:            כן, אין לנו שום ממשקי עבודה ביומיום, זה אנשים שאני באמת ככה [00:16:00] זוכרת אותם ביום ההולדת שלנו השנתי.

רינת:              נכון.

ליאור:            אז רינת, זה היה השלב השני, נכון?

רינת:              נכון. והשלב השלישי הוא בעצם כל מה שקורה אחרי והוא ה-Professional onboarding. Professional onboarding זה בעצם החלק שבו מתאפשר לך פעם ראשונה לעשות אימפקט. בסדר? זה חלק מאוד משמעותי, הוא לוקח המון המון זמן. ביחס לשבוע הראשון של ה-onboarding הארגוני. תהליך מתמשך. ואני חושבת שאם אני רגע מחלקת את השלבים, אז השלב הראשון והשני מדבר על ביטחון, culture, engagement, היכרות ראשונית, היכולת להרגיש בבית ולהכיר מסביב, כדי שאני אוכל להגיע לשלב השלישי ובאמת באמת לעשות אימפקט. וזה השלב – ופה הזמן להגיד – שבאמת אצלנו אנחנו מתעקשים על זה שבשבוע הראשון בעצם יש לך, השבוע-שבוע וחצי הראשונים אתה בעצם מקבל איזושהי activity שאתה צריך לעשות, איזושהי משימה. אני יכולה לתת דוגמה אפילו מה-R&D, שנותנים משימה לעשות פיצ’ר. זאת אומרת זה כבר משהו שאתה יכול לעשות אימפקט אמיתי על המוצר. וזה משהו שנותן המון המון ביטחון, המון תחושה של עצמאות של זה שאנחנו סומכים עליו.

ליאור:            זהו, אמרת קודם שזה תהליך שהוא לוקח הרבה זמן. אני חושבת שהוא מתמשך לאורך זמן אבל דווקא באמת במאנדיי הוא מתחיל בשלב מאוד מאוד מוקדם. אני תמיד עוד פעם אומרת לעובדים חדשים בשבוע הראשון כשיוצא לי לדבר איתם, שישבו חזק בכיסא הלומד והמתעניין כי מאוד מהר הם יעברו לשלב האקטיבי שמייצר. אז המקום הזה של לספוג ולהיות רק בספיגה הוא שלב מאוד מאוד קצר. ובאמת אצלי בצוות ובהרבה מאוד צוותים כבר ביום האחרון של השבוע הראשון מקבלים מה שאנחנו קוראים לו משימת אימפקט.

רינת:              ואני חושבת שאם אנחנו מחברים את הנושא של ה-culture לשאר התהליכים שלנו, כי בעצם כשאנחנו מדברים על culture או על תרבות ארגונית ומה זה אומר, איך זה בא לידי ביטוי, אז המטרה היא באמת שכל תהליך שקורא בחברה מדבר את ה-guiding principles או את הערכים שלנו. ואני חושבת שכשעובד מקבל משימה בשבוע הראשון ובעצם מקבל אפשרות גם לקחת Ownership על משהו וגם לייצר אימפקט שהוא כמעט מיידי, שבהרבה חברות אחרות לא קורה בשלב כל-כך מוקדם, זה מדבר את ה-culture שלנו בצורה מאוד ישירה. כי אם אחד הערכים שלנו זה אימפקט או execution ו-speed, זה ממש בא לידי ביטוי ואין דרך יותר טובה להרגיש את התרבות של החברה כעובד חדש כשאתה חווה אותה על בשרך בצורת התנהגות או תהליך.

אשרת:            מה שמעניין פה אותי זה לבחור נכון את המשימה. המשימה צריכה להיות כזאתי שתאפשר לך לחוות הצלחה. מספיק מאתגרת, ומצד שני מאפשרת הצלחה. אז זה משהו שהוא סופר-חשוב.

ליאור:            נכון. וגם שוב, דווקא הפוך ב … [00:18:56] של הזמן וגם יחסית תחומה בזמן כדי שבאמת נוכל לחוות חוויית אימפקט כמה שיותר מהר. אני יכולה גם לשתף שהפרק הזה של ה-onboarding הוא בעצם משימת האימפקט של אדווה שהצטרפה לצוות שלי, שביום חמישי, שהיה היום האחרון של השבוע הראשון, קיבלה משימה לצאת ולהתוות את… לבנות תחקיר, מבנה, ובהמשך גם תערוך את הפרק הזה. ושוב, המקום הזה של לבטא את היכולות שלנו בשלב מאוד מוקדם הוא אחד העקרונות הכי מהממים בעיניי בתהליך ה-onboarding.

רינת:              ואם חוזרים גם למה שאמרנו קודם, לפרספקטיבה המאוד ייחודית של מישהו שנכנס רק עכשיו לחברה, תחשבי איזה אימפקט יש לה שהיא מתנסה כעובדת חדשה, יש לה פרספקטיבה של ארגונים אחרים וחוויית onboarding אחרת. אז כשהיא בעצם באה ומראיינת ועושה תחקיר על תהליך onboarding היא מביאה גם את הזווית של מי שרק הרגע הצטרפה אבל גם חווה את הארגון ולומדת דרך העבודה על התהליכים.

ליאור:            זה נכון אפילו בעוד רזולוציה, כאילו, אחרי השבוע הראשון שלה במאנדיי היא עוד לא יודעת איך אנחנו עובדים בצוות. אז גם כשהיא מתחקרת וגם כשהיא בונה את הפרק וגם כשהיא עורכת אותו, היא [00:20:00] עושה את זה בדרכים שלה, לפני, אני תמיד אומרת, לפני שהיא ככה, היא פלסטלינה והיא תעשה את זה בדרכה ותבטא אותה כמו שהיא. מהניסיון שלי עד היום, תמיד למדתי מהשבועות האלה דברים מהממים. והרבה מהתהליכים האלה בסוף נכנסו לצוות. כי כמו שאמרת קודם אשרת, זאת הזדמנות בעיניי, אם מנצלים אותה נכון, אפילו לרפרש תהליכים ודברים שאנחנו לוקחים כמובן מאליו כי אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים כבר תקופה ארוכה, פתאום ככה רגע לקבל פרספקטיבה ולהכניס אותה, ולתת לה לא להיות רק משב רוח רענן אלא ממש איזשהו form factor שאפשר לשנות דרכו את העבודה היומיומית של כולם. אוקיי, אז הבנו איך נראה התהליך במאנדיי. אשרת, אולי תספרי לנו רגע, כי אני בטוחה שיש כאן אנשים שמאזינים ועוד אין להם תהליך onboarding. אולי הם בשלב של חברה יותר צעירה, יותר קטנה. אז אחד, אני אשמח רגע לשמוע ממך החל ממתי צריך תהליך כזה? אם אנחנו חברה של חמישה אנשים, האם העובד השישי כבר צריך להיות כזה שיש לו תהליך onboarding. וגם, אם אין לי תהליך מוסדר ואני רוצה להתחיל, מאיפה להתחיל?

אשרת:            אז אני אתחבר למה שרינת אמרה קודם, לנושא של המטרות. כי אני חושבת שבעצם החשיבה על מה רוצים להשיג בתהליך onboarding או בתהליך קליטה של עובדים חדשים, יגזור את ההחלטות באיזו נקודה להתחיל תהליך onboarding פורמלי, האם זה נכון בחמישה עובדים או נכון ב-30 או ב-200. אני חושבת שאין כזה דבר בעיניי נכון או לא נכון, כי בסוף יש חברות שבהן בחמישה אנשים יהיה נורא קשה להיכנס, כי המוצר מאוד סבוך, כי ה-business מאוד מורכב, ולכן צריך לכל עובד שמצטרף להשקיע מאוד משאבים. אז גם אם זה לא יהיה תהליך מאוד פורמלי כמו שרינת תיארה שקורה אצלנו, עדיין תהיה הבנייה מסוימת שמקילה על העובד להיכנס. אני חושבת שכשאני מסתכלת על תהליך onboarding זה לא רק התכנים שמועברים בו ולא רק ה, נקרא לזה הסט-אפ שברמת האיך הפסיליטציה של התוכן. אלא זה גם כל הסביבה מסביב. זה מתחיל מהרגע שאותו עובד חותם או מקבל טלפון מהמנהל שלו לפני תחילת העבודה. והציוד שמכינים עבורו, בין אם זה עכשיו בתקופת קורונה ששולחים אותו הביתה או באמת מחכה לו ביום הראשון. וכמובן מסתכם בנושא של התכנים עצמם והתהליך עם החפיפה בתפקיד. אז את כל הדברים האלה שאמרתי אפשר גם לעשות בחמישה אנשים. אני חושבת שפשוט התנאים יהיו קצת אחרים. הדרך תהיה טיפה שונה. אבל בעיניי תגדירו קודם-כל מה המטרות, תבינו מי ה-stakeholders, מי האנשים שלוקחים חלק בתהליך ה-onboarding, גם בחברה של חמישה אנשים אפשר לבחור מי האנשים האלה, זה כנראה  יהיה כולם בחברה כזו קטנה. אבל מי האנשים שלוקחים חלק בתהליך ה-onboarding, איך פורסים אותו לשלבים, מה בעצם האבנים הגדולות שצריכות להיכנס שם ברמת חוויית העובד, ומה ה-SLAs. מתי כל דבר כזה צריך לקרות. וברגע שזה קיים אפשר להתחיל לבנות את הפרטים.

ליאור:            אני חושבת שעוד דבר אחד שחשוב ואולי הוא סיבה מספקת לעשות תהליך onboarding, הוא הטקסיות שבעניין. שוב, זה נשמע פחות פרקטי מרוב הפרק, אבל עצם ההבנה הזאת שבשבוע הראשון או ביום הראשון אני עדיין לא מרגישה מאה אחוז בפנים ונותנים לי להרגיש ככה ומגדירים את זה כמשהו שהוא מובנה בתהליך הכניסה שלי הוא טקס חשוב, ובעיניי גם אם תהליך ה-onboarding מתחיל ונגמר בזה שאומרים שזה שבוע ה-onboarding, זה יהיה יותר טוב מלהתעלם מהעובדה הזאת שצריך את הרגע הזה.

אשרת:            אני חושבת שזה פשוט בעיניי בונה מודעות מאוד מאוד חזקה בתוך הארגון. כי בעצם כשכולם במין איזה מרוץ כזה, בין אם זה סטארט-אפ קטן יותר או חברה יותר גדולה, ה-day to day של כולם הוא מאוד מאוד עמוס, הוא מאוד אינטנסיבי. ואם לא תהיה את ההבניה הזאת אז הנטייה, ולא מכוונה רעה אלא אנחנו בסוף כולנו בני אדם, הנטייה יכולה להיות פשוט לשכוח את אותם אנשים. בין אם זה [00:24:00] לדאוג שיש להם עם מי לאכול צהריים באותו יום, ביון אם זה לדעת שהם מבינים איפה נמצא הקפה ואיך אני מוצא את האיש שאיתי שיעזור לי לחבר את הכבלים שאני צריך. כל הדבר הזה, ברגע שיש תהליך מובנה הוא מייצר attention מאוד מאוד מדויק לצרכים של העובדים החדשים.

ליאור:            וגם הדרך, לא יודעת, איך לוקחים יום חופש בארגון? כן, יש שאלות שאם לאנשים לא נותנים את המסגרת ואומרים לו זה הזמן לשאול אותן, לפעמים פשוט לא שואלים אותן אף פעם.

אשרת:            נכון.

ליאור:            תגידו רגע, אתן מתארות, גם עכשיו אשרת אמרת, גם בחברה של חמישה אנשים יש סיכוי טוב שכולם שכדאי יהיו מעורבים בדבר הזה. גם את רינת מתארת מעורבות של כל המחלקות בחברה ושל הרבה מאוד אנשים. והזכרת את זה קודם, אני רגע רוצה שננעץ ממש בזריזות כזה למה אנחנו מתעקשות שכדאי שאנשים אמיתיים יחזרו כל חודש למעשה, נכון? זו תדירות של פעם בחודש רינת? כן?

רינת:              נכון.

ליאור:            יחזרו כל חודש ויעבירו את אותם הסשנים. למה לא להקליט את זה, למה לא לשלוח חומרים כתובים? למה לא לעשות את זה פעמיים בשנה? וכל-מיני פורמטים אחרים שאפשר היה אולי לחסוך זמן של אנשים.

רינת:              כי זה בדיוק העניין. אנחנו רוצים לפגוש את האנשים בארגון. אנחנו רוצים לראות מי האנשים שנמצאים בכל business unit, שנראה את הפנים שלהם, שנבין שיש מאחורי כל business unit בסוף אנשים שעובדים. וכשאני אוכל לפגוש אותו במסדרון אני אכיר אותו, יהיו לי פנים שאני מכיר, אני יודע, אני אוכל לפנות אליו. שזה אחד הדברים הכי משמעותיים. כל הידע הזה שעובר בין אנשים, שהוא לא הידע שקורה תוך-כדי סשן מסוים, אלא אחר-כך אני יכול לפנות ולשאול שאלה – זה זה הידע שבסופו של דבר הידע שהוא נורא נורא משמעותי. לכן אם אני פגשתי בן אדם ואחר-כך אני שוב פונה אליו ושואל שאלה ואני מרגיש בנוח כי כבר פגשתי אותו, אז אני מקבל הרבה הרבה יותר ערך וידע ממה שהייתי מקבל אם הייתי רואה רק את הסרטון. זה מייצר איזושהי המשכיות.

ליאור:            עוד דבר שאנחנו מרוויחים מזה דווקא כארגון, זה את המעורבות של העובדים. זה ה-engagement של העובדים. אני יכולה לספר לכם שכל חודש שדריה, עוד פעם, מהצוות שלי, צריכה להעביר סשן שלנו, אנחנו עוצרות להסתכל על המצגת ומדייקות לעצמנו עוד טיפה מה אנחנו ומי אנחנו בתוך הארגון. זה check up point שאני לא רואה איך היינו עושות אותו לולא הסשן הזה. וגם שבסופו של דבר בגלל שהחברה צומחת כל-כך מהר ואנחנו קולטות כל-כך הרבה אנשים, קולטות וקולטים, תמיד יש אנשים חדשים ששמחים להעביר את זה הלאה. אשרת, את היום בכיסא שסיים לפני חודשיים וחצי onboarding, ומחר כשתעבירי סשן את זוכרת על בשרך מה המשמעות שלו.

אשרת:            אני חושבת שבהמשך מה שאמרת על החברה שצומחת מאוד מהר, אני חושבת שהצמיחה המהירה מייצרת אתגר. כי בעצם ביומיום שלי, אם אני עכשיו עובדת Marketing או אני חלק מצוות ה-Sales, לא בהכרח אני אדע בכל רגע נתון מה קורה במחלקות אחרות, ביחידות אחרות. ובעצם היכולת שלנו להמשיך לשמר את הידע, את התהליכים שקורים במקומות שונים, להבין את האתגרים בכל אחת מהיחידות העסקיות – זה משהו שקורה על הדרך ב-onboarding עצמו ומבחינתי זאת הזדמנות לשמר כל הזמן, למרות הגדילה, את הידע על כל אחת ואחת מהמחלקות.

רינת:              אני חושבת ש-onboarding הוא תהליך מאוד מאוד נושם. והוא כל הזמן משתנה קצת. העובדה שאת ישבת והסתכלת על זה שוב, אמרת “או, זה כבר פחות רלוונטי, בוא נוסיף”.

ליאור:            או אפילו יש פעילויות חדשות שנוספו מאז החודש הקודם או מאז החצי שנה הקודמת.

אשרת:            פעילויות חדשות. נכון, יש משהו בזה שאתה שומר את זה מאוד עדכני. וכל הזמן עוצר ושואל את עצמך “רגע, אנחנו עכשיו גדלנו ב-[00:28:00] ?” אנחנו עושים דברים אחרת, אנחנו עכשיו גלובליים. בסדר? איך אנחנו עושים דברים שיתאימו יותר, הם היו נכונים כשהיינו 100 איש אבל עכשיו כשאנחנו 400 איש זה כבר פחות נכון. גם אם מאוד מאוד אהבנו את ה-onboarding הקודם והוא עשה אימפקט בעינינו. אז האימפקט שהוא עשה ב-100 איש לא דומה ל-400 וגם לא דומה ל-700, ולא דומה כשאנחנו נמצאים בחמישה סייטים בעולם וממשיכים לגדול. אז זה משהו שלמדתי ככה על בשרי. שזה משהו שחייב להמשיך ולנשום ואנחנו חייבים להמשיך ולבדוק אותו כל הזמן.

ליאור:            הרמת לי כאן להנחתה עם מספרים. אז אני אכנס רגע לשאלה הבאה עם נתון. ואספר לכם שמה-15 במרץ ועד ה-4 בינואר גייסנו בישראל 215 איש ואשה. ובעולם כולו גייסנו כמעט 400 איש. גייסנו 369 אנשים. ואני לא אוהבת להגיד קורונה בפודקאסט, אפילו הייתה תקופה שאסרתי על עצמי להגיד את המילה הזו – אבל, איך אפשר להתחיל לעבוד במקום חדש בלי להגיע לעבודה בבוקר?

אשרת:            אני חושבת שאפילו בתפקיד כמו שלי זה אפילו עוד יותר קשה. כי איך אתה יכול להתחיל תפקיד ב-HR בלי להיות בשטח, בלי לראות את האנשים, בלי להרגיש את הדברים שמרגישים רק כשאתה נמצא פיזית ב-

ליאור:            בלי התצפית המשתתפת שלך, כן, נכון.

אשרת:            כן. ובדרך הזו לא הכול עובר. וזה מאוד מאוד קשה לקבל את ה-vibe הנכון. ומצד שני אני אגיד שאיכשהו בצורה שבה התהליך נבנה, בדרך שבה אנחנו עובדים, זה במידה מסוימת התאזן. אולי כי אין לי חוויה אחרת – וזאת המציאות שלנו, ועם זה אני צריכה להתמודד. אבל אני חושבת שדווקא מהמקום שלי כמי שהתחילה, אז כל אותם עובדים חדשים שהתחילו לפניי וכנראה עוד גם יתחילו אחריי – כאילו נמצאים בליבי כל הזמן, במחשבות שלי, על איך אני יוצרת להם חוויה יותר מיטבית ממה שהייתה לי. לא כי היא לא הייתה טובה, אלא כי יש אתגרים, וכל הנושא של באמת הקשר האישי והחיבור ותחושת ההזדהות הם יכולים לעבור דרך המסך, אבל הם עוברים אחרת. ואני חושבת שזה האתגר, איך מעבירים אותם במדיה שהיא קצת שונה ממה שהתרגלנו להעביר עד היום.

ליאור:            אז מה אנחנו עושים רינת?

רינת:              אז קודם אני כן רוצה לחזק את זה שיש לנו challenge. וזה challenge שלא נפתר עד הסוף אף פעם. זה לא שזה דומה, זה דומה, אבל זה לא מדויק כמו שזה היה אם היינו פה face to face. שום דבר לא יחליף את זה. אנחנו כל הזמן חושבים על מה עוד אנחנו יכולים לעשות כדי לשפר את התהליך הזה. מה שכן עזר לנו מאוד זה שבאמת עלינו לאוויר עם ה-pre-onboarding site. ואני חושבת שכן הצלחנו לתת לאנשים גם שלא היו פה, גם דרך סרטון שעשינו. וגם באמת דרך אותם תכנים, וניסינו באמת לחבר, אנשים הרגישו שהם כן בסך הכול נמצאים איתנו. וזה חיבר אותם מאוד. הדבר השני שעזר מאוד, הוא היה מאוד משמעותי ואני חושבת שלמדנו שזה אחד הדברים הכי משמעותיים ל-onboarding, זה תהליך ה-buddy. אנשים מהארגון, בדרך-כלל אנשים מתוך ה-business unit שלך, כשעבור כל אדם אנחנו מחברים את ה-buddy, או עבור כל עובד חדש, אנחנו בעצם מחברים את ה-buddy שמתאים לו. זה לא pool של buddies שאנחנו שולפים ככה מי שבא ברוך הבא, אלא יש התאמה שקורית דרך אגב בתוך המחלקה, עם מנהל ו-HR. מחליטים בעצם מי הבן אדם הנכון להיות ה-buddy של אותו עובד. והוא מלווה אותו, ממש, כמו שאמרתי קודם, מעוד לפני שהעובד מגיע וממש כל יום אנחנו עשינו איזשהו, איזושהי הכשרה, אנחנו ממשיכים להכשיר אותם כל הזמן.

[00:32:00]     כי להיות buddy זה גם להיות coach וזה גם להיות מישהו שתומך בו חברית וגם להיות מישהו שעונה לו על השאלות – אז הוא גם professional וגם חברתי. מולט המון המון על הכתפיים שלו, בטח בבטח בתקופה כזאתי. אז ממש דיברנו על מתי הוא צריך להתקשר אליו. ובכל יום יש לו טלפון, או וואטסאפ, או איזושהי דרך של תקשורת, שמה שחשוב לנו זה להבין מה העובד החדש צריך. עובד אחד צריך את זה פעם ביום, עובד אחד צריך לפנות ל-buddy מתי שהוא רוצה לפנות אליו, ועובד שלישי רוצה שזה יקרה פעמיים בשבוע, והעניין הזה של זה שזה קורה פעם אחת בצורה מובנית, כן? יש את המקומות האלה, את העוגנים האלה שה-buddy תמיד יהיה שם, ויש לו תפקיד והוא יודע מהו. ומצד שני, מאוד חשוב לנו שהעובד ייקח את האחריות וגם יהיה שם או ירצה או יצרוך את התהליך הזה כמו שהוא היה רוצה לצרוך אותו. וזה משהו שנורא נורא חשוב לנו. התהליך הזה מוכיח את עצמו בצורה בלתי רגילה. מקבלים על זה כל הזמן פידבקים. ואנחנו ממש דואגים שלא יהיה עובד שמתחיל בלי מישהו שמלווה אותו. וזה מישהו שנשאר חבר שלו גם אחרי זה לאורך כל התקופה הזאתי. בדרך-כלל זה החבר הראשון שלו במאנדיי.

ליאור:            מה עוד מאתגר ב-onboarding ב-remote? כי כאילו אמרת buddy וזה אחלה, אבל איזה עוד אתגרים?

רינת:              כל-כך הרבה.

ליאור:            ואולי איזה עוד פיצוחים היו לנו סביב ה-remote onboarding.

רינת:              מהדברים הכי קטנים של טכני – כן עולה, לא עולה, מתחברים, לא מתחברים – לפחות ההתחלה הייתה כזאת. אז זה אזור אחד. אם אנחנו מדברים על remote, זה באמת, אני חוזרת על זה, שבסופו של יום אתה נורא נורא רוצה ב-onboarding לקראות את המשרד. אם פעם היה לנו סשן שהוא גם נורא חשוב, זה לראות את המשרד, איך בנינו אותו, למה בנינו אותו ככה, דרך הערכים שלנו שוב. שהוא חלק נורא מהותי מחיי היומיום של העובד. אז פה בעצם זה משהו שנלקח מהעובד. ואני חושבת שזה נורא נורא חסר לנו ואנחנו ככה מנסים לפצות על זה בדרכים אחרות, אז יש סרטון של ה-facilities, אבל it’s not the same. אז זה אתגר אחד שאנחנו עוד מנסים לפצח.

אשרת:            אני חושבת שמהזווית ההפוכה דווקא, איזשהו כורח של המציאות מהינתן זה שכולם עכשיו בבית וכולם ב-remote, אז פתאום ה-onboarding קורה לא רק בישראל. אם לפני זה פיזית הוא היה קורה במשרד ובעצם רק העובדים שהתחילו בישראל באותה נקודת זמן מתכנסים יחד, אז עכשיו את יכולה למצוא את עצמך יושבת בסשן onboarding עם עובדים מסייטים אחרים, מה שלא היה קורה קודם. אז אם צריך להסתכל על ה-upsides של התקופה, זה כנראה אחד מהם.

רינת:              או שכולם באותו, גם אם הם היו מצטרפים הם היו מצטרפים בזום, ועכשיו פתאום כולם בזום. אז, אז כולם באותה סירה.

ליאור:            איך אנחנו מודדות את התהליך הזה? כי שוב, תיארנו פה תהליך שדורש הרבה מאוד השקעה, גם של זמן וגם של משאבים. ומעבר לפידבקים האיכותניים שאתן מתארות שאנחנו מקבלים, שזה עושה כיף לעובדים – איך אנחנו יודעים שזה טוב? איך יודעים שזה לא טוב?

רינת:              כשזה לא טוב אז זה נורא קל. אז אתה מקבל את זה. אתה מקבל את זה מהעובדים שמגיעים, אתה מקבל את זה מהמנהלים שלהם, זה יותר קל. כשזה לא מדויק או כמה אימפקט זה יוצר, אני חושבת שזה אחד הצ’אלנג’ים הכי משמעותיים.

[00:36:00]     אני חושבת שלהבין מה ה-ROI של איזשהו תהליך כזה, שהוא בסוף תהליך רך, אז אני חושבת שזה אחד הצ’אלנג’ים שלא פיצחנו עד הסוף. אני כן יכולה להגיד שאנחנו  כן יודעים לייצר אפקטיביות או לבחון אפקטיביות של תהליכים ספציפיים בתוך זה.

ליאור:            איך?

רינת:              לדוגמה, אנחנו מייצרים שאלונים, גם עבור העובדים שלנו וגם עבור המנהלים – עכשיו אנחנו מתחילים להכניס גם שאלון עבור המנהלים – האם אתה מרגיש שהתהליך שהועבר עכשיו, כן? תהליך ה-onboarding והסשנים, הם היו תהליכים שעזרו לך? עכשיו, זה גם בסוף התקופה, כן? בסוף השבוע. אנחנו עושים גם סשן של פידבק פעם בשבועיים שאנחנו ככה שואלים שאלות ומנסים להבין מהעובדים. ועכשיו אנחנו מכניסים גם אחרי חודשיים בתפקיד, אנחנו רוצים להבין האם הם הרגישו שהשבוע הזה שהם עשו תרם להם לתוך העבודה שלהם, הם מרגישים שזה עבד להם עכשיו בפרספקטיבה של כבר חודשיים בעבודה, אני כבר יודע, אני כבר מבין, כמה זה בעצם עזר להם להיכנס לתפקיד, וזה משהו ממש חדש שהכנסנו. אותו דבר אנחנו עושים גם על ה-buddy. ותוך-כדי זה אנחנו מייצרים בעצם איזושהי סינרגיה בין כל המערכים האלו וכל המדידות האלה ומבינים אם יש דברים שעשינו טוב או פחות טוב ואנחנו יכולים לשפר, וזה משהו שאנחנו משפרים כל הזמן. עוד משהו שאנחנו מודדים זה את האתר של ה-pre-onboarding שלנו. אנחנו ממש בודקים כמה אנשים נכנסו, לאן הם נכנסו, מה היה יותר טוב – אנחנו ממש יכולים לראות את השינויים כשאנחנו מבצעים שינויים באתר שלנו, מכניסים עוד חומר איפשהו, משנים אפילו את המהלך כאילו, איך אתה נכנס לתוך הסייט הזה. את התפריטים. ואנחנו רואים איך זה משפיע על התנועה בתוך האתר. אז זה משהו שהוא חי, ואנחנו ממש עכשיו הכנסנו את זה, ואנחנו רואים ממש הבדלים, כבר עשינו שינויים.

ליאור:            אז שאלון לדיווח את אומרת, וגם מדדים התנהגותיים, כי ממש אפשר לעקוב אחרי התנהגות של אנשים באתר. אשרת, את מכירה עוד שיטות למדידת האפקטיביות של שבוע ה-onboarding?

אשרת:            אני חושבת שרינת כיסתה את הכול. אם אני לוקחת מדידה תומכת, שהיא לא אולי pure ל-onboarding אבל יכולה לתת לנו עוד תובנות, אז למשל זה הנושא של quality of hire. כי בעצם כשאנחנו מסתכלים שלושה חודשים אחרי תחילת העבודה והמנהל ממלא סוג של שאלון ומדרג בעצם את החוויה שלו בעבודה עם אותו עובד חדש – האם הוא עומד בציפיות, מה רמת המוטיבציה, כמה הוא או היא מתאימים ל-culture וכן הלאה – אני חושבת שזה מודד הרבה דברים, אבל בין היתר אם אנחנו מסתכלים באופן די מגמתי אחרי תקופה מסוימת ורואים שאחוז יחסית גבוה של העובדים לא הצליח לעשות למשל ramp up כמו שצריך, אז אחת השאלות הראשונות שאני אשאל תהיה “יכול להיות שמשהו בתהליכי ה-onboarding שלנו לא נעשה נכון? האם העובדה שאנשים אחרי שלושה חודשים עדיין מתקשים, אולי זו טעות גיוס?” לא בטוח שזה זה. אולי זו טעות גיוס, אולי באמת המנהלים שלהם היו צריכים להיות יותר נוכחים – יש הרבה משתנים מתערבים בדבר הזה. אבל זה כן יכול להסיט זרקור ל-onboarding כדי שנבחן את עצמנו. אז אני חושבת שאפשר להסתכל על זה בצורכה יותר רחבה. אני גם אגיד שבמקום האיכותני יותר, יש לנו צוות של HR Business Partners שנמצאות ביחידות עצמן. ואני חושבת שהעובדה שהן חיות את השטח ועובדות עם העובדים עצמם ועם המנהלים, הן יכולות והן מספקות לנו המון המון תובנות תוך-כדי תנועה מעובדים חדשים שהתחילו, מה שגורם לנו לדייק כל הזמן את התהליך. אז אני חושבת שבגדול השילוב הזה בין מדדים כמותיים למדדים איכותניים אמור לתת תמונת מצב די טובה.

ליאור:            כשכל הזמן הזרקור וההסתכלות היא כזאת של “זה תהליך איטרטיבי אז בואו נמשיך לשנות אותו ולהתאים אותו.”

אשרת:            לחלוטין. גם את הכלים של מדידת האפקטיביות אנחנו כל הזמן משנים, וכל הזמן עושים אותם בעצם, משפרים אותם. אני יכולה לתת דוגמה. היו לנו שאלונים על הסשנים שלנו. אבל הם לא היו מספיק טובים. לא קיבלנו שם מספיק שונות או הבנה בין הסשנים השונים. ומה שעשינו זה פשוט התאמנו אותם למטרות של כל סשן.

[00:40:00]     ועכשיו אנחנו מתחילים לאסוף מידע ואנחנו רואים שיש שונות הרבה יותר גדולה והיכולת שלנו להבין איפה אנחנו יכולים לשפר, אם הכלים שלנו לא מספיק, הכלים למדידת האפקטיביות שלנו גם הם צריכים להיות כלים נושמים. [מוזיקה]

ליאור:            איך עושים onboarding למנהלים? אשרת.

אשרת:            אוקיי, אה-

ליאור:            האם עושים אותו אחרת? עושים onboarding למנהלים, בוא נתחיל מה-basics ונתגלגל משם.

אשרת:            אז אני אתחיל קודם-כל מלומר ש-onboarding למנהלים או מנהלים שנכנסים כעובדים חדשים לארגון מתמודדים בעצם עם אתגר כפול. בפעם הראשונה פה מתמודדים עם אתגר שכל עובד חדש מתמודד איתו, כל מה שבעצם דיברנו עליו עד עכשיו. ובפעם השנייה עם מנהל שנכנס לתוך החברה. אז כמנהל אתה גם צריך להבין מאוד מהר מה קורה מסביבך ומי הצוות שלך ומה הדינמיקות בתוך הצוות, וגם בסופו של דבר התפקיד מייצר סיטואציה שבה הצוות נושא עיניים אלייך כמנהלת ואת נדרשת או אני נדרשת, אם אני שנייה מדברת בכובע האישי שלי, להראות מהר מאוד ערך או להביא לצורך העניין את ה”אני מאמין” שלי. כל זה כשאני בעצם עדיין בתהליך של למידה. אז זה מייצר כאן אתגר כפול. אני חושבת שגם בגלל שמנהלים במובן מסוים מהיותם מובילים תהליכים במקומות מסוימים מהווים דוגמה, אז המקום הזה של להבין מאוד מהר את התרבות, להבין מאוד מהר את צורת ההתנהלות, יותר עיניים מסתכלות על מנהל כשהוא נכנס לארגון מאשר על עובד במובן מסוים. אז זה מייצר אתגר. אני חושבת שמתוך החשיבה הזו הבנו שאנחנו צריכים תהליך onboarding למנהלים שהוא מגיע כמוצר נלווה ל-onboarding הקיים. וזה לא אומר שהם עוברים תהליך שונה, זה אומר שפשוט במסגרת הכלים שאנחנו מספקים להם אנחנו נותנים כלים נוספים שמנהל צריך. איך מנהלים ישיבת צוות, מתי מתקיימים אחד על אחד, איך נראים תהליכי הפידבק שלנו בחברה, כי כמנהלת אני אצטרך לעבור אותם ולתת פידבק בעצמי. איך אני בונה מטרות, איך צריכים להיראות 30 הימים הראשונים שלי, אבל גם איך צריכים להיראות ימים ראשונים של עובדים שאני קולטת, כי צריך לזכור שאנחנו חברה בצמיחה. אז בעודי מתחילה תפקיד אני גם עלולה – במקרה או שלא במקרה – לקלוט עובדים לצוות שלי. אז אני לא רק חדשה אלא אני כבר מתמודדת עם עובדים חדשים אחרים. אז איך אני נותנת כלים למנהל כדי לעזור ובעצם להבין איך אני קולטת עובדים אחרים לצוות שלי. אז זה קצת חלק מהדוגמאות.

רינת:              אני חושבת שאתגר מאוד משמעותי שלנו זה מה זה להיות מנהל במאנדיי. בסדר? איך זה, איפה זה פוגש אותי. הרבה פעמים להיות מנהל במאנדיי זה מאוד מאוד שונה מכל מקום אחר שהייתי בו מנהל. אז איך אנחנו מעבירים את זה למנהלים החדשים שנכנסים לארגון. ואני חושבת, זה תהליך מאוד חדש שאנחנו עכשיו מכניסים לתוך הארגון, זה משהו שממש עכשיו בעודנו מדברים עד סוף החודש ייכנס. וזה משהו שאנחנו מנסים לבנות אותו דרך העיניים האלה. כדי שמנהל שנכנס למאנדיי יצליח צריך שיהיה לו כמה כלים מאוד משמעותיים, וזה משהו שאנחנו ממש בונים עכשיו as we speak.

אשרת:            וחשוב רק להגיד שבאמת בתוך תהליך הבנייה עשינו איזשהו שילוב של באמת לדבר גם עם ערן ורועי, בעצם המנכ”לים, ולהבין איך הם רואים מנהל במאנדיי. לדבר עם ההנהלה, ולהבין איך הם רואים את האתגרים. לדבר עם מנהלים שרק נכנסו לחברה לא מזמן ולשאול מה עזר להם או מה הם היו צריכים, חלקם אפילו מתנדבים לפיילוט,

[00:44:00]     בעצם לחוות את זה על בשרם ולתת לנו את ה-insights, שזה מדהים בעיניי.

ליאור:            רציתי רק להגיד שני דברים ככה כשאני מקשיבה לכן, על החלק הזה. אחד, אשרת, שזה באמת נשמע כמו נדבך נוסף שלישי, מעבר להיכרות עם החברה ולאזור המקצועי שלי יש עוד עולם שלם שנקרא ה-peers, המנהלים האחרים שהם סוג של גם קולגות, ועוד עולם שלם של ציפיות שמתלוות לעצם ההגדרה של מנהל. אבל מה שאני חושבת שמאוד יפה במה שאתן מספרות זה שאנחנו, נשמע שאנחנו מבינים שיש לנו מחויבות בתוך תיאום הציפיות הזה. וכשאת אומרת רינת, אנחנו מבינים שיש לנו, אפילו לא יודעת אם זה אחרת ממקומות אחרים, אבל אנחנו מבינים שיש לנו הגדרה בראש של איך מנהל אמור להתנהג במאנדיי, ובוא נספר לך מה מצופה ממך. בעיניי זה דבר מקסים, כן? באמת, כאילו, בלי לעשות לזה אידיאליזציה למשהו. כי זה בא ואומר יש לנו ציפיות, בוא נתקשר לך אותן. ואני חושבת שלאנשים הכי קל כשמתקשרים להם מה מצפים להם והכי קל לעבוד על דברים כשהם מדוברים. וזה נשמע לי גם – את אומרת אמנם זה התחלה וזה חדש, אבל נשמע כמו המקומות האלה שעצם האמירה בצורה ברורה מה חשוב ומה צריך היא הרבה מהדרך.

רינת:              אני מאוד מסכימה.

ליאור:            מקווה, כן? [מוזיקה]. מה עוד מאתגר? נסיים אולי עם מה עוד מאתגר אותנו, בחברה שכמו שאת מתארת אשרת, את גם מנהלת וחדשה בתוכה וגם מראיינת חדשים וגם קולטת עובדים וגם יש לך עובדים קיימים.

אשרת:            אז אני חושבת ש-

ליאור:            וקורונה. שכחתי משהו? וסייטים.

אשרת:            וסייטים. אני חושבת שהתעסקנו, התעסקנו המון בצד של העובד המתחיל. ואיך העובדים שמתחילים המצטרפים מרגישים. חשוב לי רגע לתת מקום גם לעובדים הקיימים. כי אני חושבת שבעיניים שלהם זו יכולה להיות חוויה מאוד מאוד לא קלה. כי החברה קולטת, אנחנו קולטים המון המון אנשים. יכול להיות שבצוות מסוים בחודש נתון מצטרפים כמה אנשים בבת אחת. ואני עובדת שכבר נמצאת כאן. והצוות שלי פתאום משתנה לי, ופתאום נכנסים המון אנשים חדשים שאני לא מכירה. ואני בכלל מהבית, אני לא רואה אותם. זה אתגר אדיר, וזה משהו שאנחנו לא יכולים להתעלם ממנו, כי החברה ממשיכה לגדול, מאנדיי ממשיכה לצמוח, והתמהיל הזה של חדשים מול ותיקים הוא משהו שאי אפשר לדחוק הצידה.

ליאור:            זה אתגר. נשמע כמו חתיכת אתגר, באמת.

אשרת:            נכון. אתגר נוסף זה הגדילה הגלובלית שלנו. בעצם איך עושים onboarding כשיש יותר משניים-שלושה סייטים. תרבויות שונות, אנשים שונים. איך מחברים את כולם לאותה תרבות. איך מעבירים את הערכים ואת ה-vibe הזה גם מרחוק. איך גורמים לאנשים להרגיש את תחושת ההזדהות המאוד עמוקה שדיברנו עליה גם כשנמצאים במרחק time zones ואלפי מיילים מאיתנו.

רינת:              ואפרופו אלפי מיילים מאיתנו, זה time zone שונה לגמרי. איך אתה מוודא שזה לא אותם אנשים שמעבירים את ה-onboarding, ש-onboarding עובר באותה דרך שמאנדיי שנמצאת בסידני היא אותה מאנדיי ואותו onboarding שקורה בישראל או קורה בניו יורק או קורה בלונדון. זה אחד ה-

ליאור:            השאלה אם בכלל רוצים לוודא שזה קורה באותה הדרך. זה כבר שאלות הרבה יותר עמוקות על siting ועל זהות ארגונית, כן? אבל זה נשמע כמו עולם שלם שנפתח ורווי אתגרים.

רינת:              מאוד מאוד נכון. וזה אתגרים שאנחנו עוד צריכים לפצח.

ליאור:            אנחנו מתחילות ככה לסכם את הפרק. אז למילות סיכום, רינת, אם מישהו ככה באמת חושב על onboarding בפעם הראשונה, מה הדבר האחד שככה חשוב לך לתת לו כטיפ? מה הדבר האחד הזה שהיית אומרת לעצמך אם היית עכשיו מתחילה תהליך onboarding?

רינת:              onboarding הוא לא תהליך אייץ’-ארי. הוא תהליך של כל הארגון.

[00:48:00]     כל הארגון אחראי על זה שתהיה הצלחה של עובד שנכנס ונקלט. מרמת המנכ”לים ששותפים כמו במאנדיי, שמעבירים הם בעצמם סשנים של ערכים ושל איך אתה מרגיש, ולשמוע אותם שואלים שאלות. וכלה בזה ש-VPs נמצאים בתוך הסשנים ויודעים בדיוק מה עובר בסשן של ה-business unit שלהם. ובהמשך של אנשים שרוצים לקחת חלק וכל הזמן נמצאים שם וחושבים איך אפשר לשנות ולשפר ולעשות את זה יותר טוב, ונמצאים שם גם כשזה לא משהו שהוא תוך-כדי התפקיד שלהם אלא נוסף על תפקידם, וזה אחד הדברים הכי חשובים בעיני שכשאתה מגיע ורוצה לבנות onboarding זה משהו שהוא חלק מכל הארגון.

ליאור:            אשרת, אם מישהו ככה פונה אלייך ושואל איך להתחיל onboarding, מה הדבר האחד שהיית אומרת לו?

אשרת:            אז הטיפ שלי זה ש, הזכרנו את זה קודם, שה-onboarding הוא תהליך נושם. ואם דיברנו בהתחלה על גודל חברה ומתי מכניסים onboarding, אז מה שמתאים לגודל מסוים כבר פחות יתאים בגודל אחר, ולזכור כל הזמן שצריך לעצור ולבחון את התהליך, להבין אם הוא עדיין משרת את אותן מטרות שהגדרנו, האם אנחנו רוצים לשנות את המטרות, האם צריך להכניס שותפים חדשים בתוך התהליך, תכנים חדשים, time frames אחרים – כל הדבר הזה צריך לקרות כל הזמן תוך-כדי תנועה בשביל שהתהליך בסוף ישרת גם את האנשים החדשים שמצטרפים וגם אותנו כחברה לתמיד.

ליאור:            לתמיד?

אשרת:            לתמיד.

ליאור:            טה-דה-דה-דם. תודה אשרת. תודה רינת. אני אגיד למאזינים שלנו וגם לכן, שאם יש שאלות על onboarding אנחנו יותר מנשמח לענות על כל שאלה בקבוצת הפייסבוק שלנו. תודה רבה לכן.

אשרת:            תודה לך.

רינת:              תודות.

ליאור:            ותודה לכם שהאזנתם [מוזיקה]

 

 

 

 

 

 

 

[wp_applaud]