יצירת תהליכי עבודה משותפים בתנאי משבר – איך תרמנו את חלקנו למאבק הלאומי בקורונה

Startup For Startup

24/02/2020

 

ליאור:            היי כולם, הגעתם ל-Startup for Startup, הפודקאסט שבו אנחנו חולקים מהניסיון, מהידע והתובנות שיש לנו כאן במאנדיי.קום וגם מחברות אחרות, והוא מיועד לכל מי שסטארט-אפ מדבר אליו, לא משנה באיזה כיסא הוא יושב ברגעים אלו [מוזיקה]. בשבוע האחרון של מרץ קיבלנו פנייה מגופים ממשלתיים על כך שהם מעוניינים להיעזר בפלטפורמה שלנו כדי לנהל את הטיפול במשבר המתגלגל. ובדגש על ניהול מערך ההצטיידות החיוני של מדינת ישראל במאבק החירום בקורונה. כמובן שמיד התגייסנו למטרה. מיד נשמע מדורון אליעזר, Enterprise Success Manager, ואמיתי וייזר, Enterprise Product Consultant במאנדיי, על איך תוך חמישה ימי עבודה בלבד סייענו ל-200 איש מחמישה גורמים שונים לעבוד יחד באופן אפקטיבי בתנאים של משבר. חמישה ימים אינטנסיביים של פיצוח אתגרים בסביבה לא מוכרת, בניית תהליכים בכדי לתת מענה למערכת מורכבת במהירות שיא, ועל תוצאות שיתוף הפעולה הזה. היי אמיתי, היי דורון.

דורון:             היי ליאור.

אמיתי:            היי ליאור.

ליאור:            האמת שככה הקראתי את הפתיח וחשבתי תוך-כדי כמה זה הזוי שאם הייתם שואלים אותי ככה לפני חודש על מה, באיזה נסיבות נתכנס להקליט פרק אני ואתם, אז לא הייתי מדמיינת את הסנריו הזה בשום צורה. המציאות באמת עולה על כל דמיון. תמיד קלישאות מתגלות כאמת ברגעים הזויים, אז הנה קלישאה, המציאות עולה על כל דמיון בימי קורונה.

אמיתי:            כן, אני חושב שכולנו מרגישים את זה במציאות החיים שלנו ובטח בסיפור הזה עכשיו שאנחנו הולכים לספר, כן.

דורון:             אני גם אגיד שאני כל-כך חיכיתי להגיע למעמד הפודקאסט, לא חשבתי שזה יקרה מהבית בזום וידבר על משרדי ממשלה, במשבר עולמי.

ליאור:            אין, אין. אז אוקיי, אז אלה באמת התנאים, תנאי הפתיחה של הפרק שלנו. ובואו נתחיל רגע מקצת עובדות, כדי שכולם יבינו על מה אנחנו מדברים, ואז נצלול לסיפור עצמו וללמידות ולשיעורים השגנו רוצים לשתף בהם. אז הכי הכי קונקרטי, דורון, תן את זה רגע במהלך האירועים, וגם את הקרדיבליות של מה השגנו בסופו של התהליך.

דורון:             אין שום בעיה. אז לפני כשבועיים, בעזרת קשר שהיה לנו כבר עם כמה גורמים בעבר שעבדו איתנו במשרדי הממשלה, נתבקשנו להגיע ממש בימיו הראשונים של החמ”ל שפתחו בבית החולים תל השומר  ולראות האם אנחנו יכולים לעזור בבניית וייעול התהליכים שקורים שמה שהתהוו שמה באותם הימים, בכל מה שקשור לרכש ולהצטיידות. הגענו לשמה ממש ביום השני שהחמ”ל הזה קם, אמיתי הגיע ביום הראשון ואני אחריו. ובאמת מהר מאוד מצאנו את עצמנו כפלטפורמה המרכזית לתכלול של כ-200 אנשים מחמישה משרדים ממשלתיים או ביטחוניים שונים. כשבאמת אנחנו גם לוקחים חלק אקטיבי מאוד בבניית התהליך עצמו שמוביל בסוף להבנה כמה ציוד  אנחנו מביאים, באיזה מחיר, ובאיזה איכות ואיפה כל דבר נמצא.

ליאור:            אמיתי, קח אותנו רגע לסוף הסיפור, מה בנינו ומה אפשרנו בעצם בתוך כל המהלך הזה שדורון תיאר כרגע.

אמיתי:            אז באמת, אם נתחיל מהסוף אז אני יכול לומר שהיום יש למעלה מ-15 תהליכים, תהליכי ליבה לא קצרים ולא פשוטים שמנוהלים כיום בחשבון של החמ”ל הממשלתי הזה במאנדיי. הייתי אומר איפשהו בין אלפים רבים לעשרות אלפים של ספקים שעברו דרך המערכת שלנו ופולטרו בהתאם.

[00:04:00]     כספים שעוברים, אני יודע שממש כל התקציב הממשלתי להצטיידות במצב החירום הזה שהוא למעלה מ-3 מיליארד שקלים, אז הכול מנוהל על המערכת. 319 מיליון פריטים של ציוד רפואי, מערכות הנשמה, מסיכות מיגון וכל דבר, עובר היום דרך המערכת. ואיזושהי אנקדוטה, קיבלנו בדיוק אתמול נוטיפיקציה שהחשבון חרג מכמות האוטומציות שהוא יכול להשתמש בהן והיינו צריכים לעשות אישור חריג שהוא יוכל להשתמש בעוד, אז זה ככה קצת על המספרים של האימפקט הזה שעד כה אנחנו רואים, שבועיים לתוך התהליך.

ליאור:            כן, ובאמת ככה כשהתכוננו אתמול לפרק אז אחת התובנות המעניינות שאני נחשפתי אליהן וככה הפכו אותו גם לרלוונטי לעוד סיטואציות בעיניי, היא שבסופו של דבר אם נפשט את זה ונוריד שנייה את הפן הדרמטי שהוא חלק מהסיפור לא בכדי והוא נחזור אליו, אבל אם ניקח את זה לפשטות, בסופו של דבר אפשרתם ל-200 איש מחמישה גופים שונים שלא מכירים לפני-כן, ללמוד לעבוד אחד עם השני באפקטיביות תוך חמישה ימים. זה נכון?

אמיתי:            בדיוק כך, כן. זה ממש כך, כן. שזו תופעה מדהימה. אני חושב שגם דורון וגם אני לא יצא לנו לקחת חלק בכזו אימפלמנטציה אינטנסיבית עדיין של מאנדיי, ולכן זה היה מרתק לראות את זה.

דורון:             אני רק אוסיף על זה שאני בתפקיד שלי בחברה, כמו שהצגת אותי אני Enterprise Success, משמע אני אמון באמת על ההצלחה של הלקוחות שלנו והשימוש המיטבי שלהם בפלטפורמה שלנו, אבל הרוב בגלל הפן הבינלאומי של החברה אנחנו עושים את זה דרך זום, מעטות הפעמים שאנחנו מגיעים ללקוחות למשרדים, בערך אחת לרבעון או לחצי שנה. ופה-

ליאור:            אני חייבת לעצור ולהגיד שהמשפט הזה אירוני. כל העולם כרגע הפסיק להיפגש עם אנשים פיזית ועבר לזום, ואתה מתאר שהפסקת לפגוש אנשים בזום ולראשונה בחייך נדרשת לפגוש אנשים פיזית. זה פשוט…

דורון:             ולא רק זה, גם שאתה מלמד או בונה משהו ביום אחד ואתה בא יום אחרי זה ואתה רואה 30, 40, 50 אנשים יושבים – כמובן, לא יותר מעשרה בחדר – ומשתמשים במערכת בזמן אמת, שזה חוויה, בטח לאנשים כמונו שהם יועצי מוצר ועובדים עם המוצר עם לקוחות, זה היה חוויה מעצבת ומלמדת. [מוזיקה]

ליאור:            יאללה, אז באמת בואו נצלול למהלך העניינים וככה לתאר גם את התנאים שלתוכם נכנסתם, גם את האתגרים, ובסוף גם את איך ניגשנו בעצם כדי לפתור את האתגרים. אז נחזור שבועיים אחורה, ממש שבועיים אחורה ל-24-23 במרץ. ואני אשמח שתספרו שנייה מה פגשתם, שרגע  נגדיר שהמשימה שהתבקשנו לתמוך בה היא בעצם ניהול מערך ההצטיידות החיוני של מדינת ישראל במאבק הקורונה. נכון? זו הייתה ההגדרה.

אמיתי:            כן, זו ההגדרה של המשימה, לפחות ממה שהצלחנו להבין. היה גם, אפשר לומר, היה רב הנסתר על הגלוי, בסוף גם חלק מהגורמים הם גורמים ש, כולם שמעו בחדשות, שהם אולי גורמים קצת יותר סודיים. ובאמת אם נתחיל אפילו ערב לפני ה-23  למרץ שתיארת, אז באמת, אנחנו הבנו במהלך יום שני הזה, ה-22 למרץ, שיש איזושהי נכונות ורצון להכניס את מאנדיי לנסות לעשות סדר קצת בתוך הבלגאן הזה שאני אתאר אותו עוד רגע. יום שני בעשר בלילה אני מקבל טלפון שבאמת רוצים שנבוא וככה נראה את התהליכים ונתחיל לעזור עם מציאת פתרונות.

[00:08:00]     אני מרים טלפון לדורון, מתלבט יחד איתו, אולי אנחנו יכולים לעשות את זה בזום, בכל-זאת אנחנו שבועיים בבידוד כל אחד, לא רואים אנשים, שוטפים ידיים אחרי שמגיע השליח מוולט, ופתאום לבוא לכזו סיטואציה, אז קצת התלבטנו אם אנחנו רוצים לעשות את זה בצורה הזו ואיך אפשר. החלטנו שכן-

ליאור:            כן מה?

אמיתי:            שכן, שנלך על זה ונגיע לתל השומר למחרת. כדי להבין רגע מה זה אומר ואיפה אנחנו יכולים לעזור. אני חייב לומר, וכן אמרנו את זה בשיחה, יש לנו ניסיון עם משרדי ממשלה – דורון ואני אגב מובילים הטמעה בכמה וכמה משרדי ממשלה – ואנחנו יודעים שלא תמיד הרצון לראות את מאנדיי ולשמוע זה בהכרח מיתרגם כל-כך בקלות, בגלל כל-מיני עניינים בירוקרטיים ורגולטיביים, בהכרח לשימוש מאוד מהיר. אז גם אנחנו באיזשהו מקום ידענו שלא מחר בבוקר ישתמשו במאנדיי אם באנו לשם. אז ככה גם אנחנו אמרנו האם זה שווה את הסיכון שלנו? אז באמת קיבלתי הודעה שכרגע יש הקצאה רק לבן אדם אחד שיוכל לבוא, ובגלל שיצרו איתי קשר ראשון אז אמרתי שאני אלך לשם ודורון באותו זמן יהיה איתי בזום. הגעתי, ובאמת… היה חוויה לראות את זה. ראיתי בעצם אוסף של המון המון אנשים, הייתי אומר איפשהו בין 100 ל-150 איש במרכז החדשנות של בית חולים שיבא בתל השומר. מכמה וכמה משרדי ממשלה, בהם כמו שכולם יכולים לתאר לעצמם משרד הבריאות, משרד הביטחון, צה”ל ועוד גורמים. ובעצם ראינו ניסיון אמיתי ובהול למצוא פתרון לבעיית ההצטיידות של הציוד הרפואי וציוד המיגון שיש היום בישראל. כולם מאוד מאוד רוצים לעזור, קצת לא יודעים איך. המון המון בלגאן. אנשים ממש, בדומה אולי ל, אנשים שיתחברו אולי קצת למטפורה, בדומה קצת למילואים שאתה בא לאיזו אוגדה חדשה ואומרים לך “כן, דבר עם ישראל מהאפסנאות” ואין לך מושג מי זה, אתה גם כשתראה אותו לא תדע מי זה, אז פה זה בערך היה דומה, אף אחד לא מכיר את הטלפון אחד של השני. אתה עובר מאיש לאיש, הוא אומר לך “כן, הוא ה-decision maker בסיפור הזה ואתה פשוט א’ מבזבז רבע שעה רק למצוא אותו. אז זה היה ככה כאפה. משרד ראש הממשלה ניסה מאוד להכניס אותנו לעניינים. ולהבין כמה שיותר מהר אלו תהליכים אמורים לקרות פה במקום הזה. אי אפשר להגיד שקרו תהליכים, ביום הזה שאני הייתי עוד לא היה כלום. אבל הבנו שיש רצון, שהתהליכים x-y-z- יקרו, שזה הבאת ציוד מיגון, הבאת מערכות הנשמה, אה, מכונות הנשמה, סליחה, הבאת תרופות לישראל בכל דרך שרק אפשרית. וזהו, ואני יכול גם להגיד משהו נוסף על האווירה, אני חושב שהאווירה בזמנו הייתה אווירה מאוד של פאניקה. כי באיזשהו מקום… כולנו ראינו מה קורה באיטליה, ומאוד חששנו שאנחנו פשוט שבועיים אחורה מאיטליה. היום בדיעבד אני שמח לומר שאנחנו לא במקום הזה, וזה מאוד כיף להבין את זה ושרק נמשיך ככה. אבל הייתה פאניקה מאוד מאוד גדולה, וראינו את התמונות מבתי החולים ואנחנו מאוד לא רצינו להגיע למצב הזה.

דורון:             אני אציין את הרגע שאני הגעתי יום אחרי. הרגע שאני הגעתי באמת ביום רביעי, יום אחרי אמיתי. קיבל אותי בכניסה בחור ממשרד ראש הממשלה. והוא מכניס אותי לבניין והוא פשוט, הייתי בטוח שאני הולך לפגוש את אמיתי וקצת נתחבק וירטואלית כמו בימי הקורונה, ואני קצת אחליף איתו חוויות. אבל אותו בחור ממשרד ראש הממשלה פשוט לקח אותי לחדר שחיכו לי בו ארבעה אנשים, להתחיל לעבוד על תהליך חדש – לא ראיתי את אמיתי שלוש שעות מרגע הגעתי לשם. ושמה הבנתי שאוקיי, לא משחקים פה. הם צריכים אותנו ואנחנו באמת חלק מרכזי מבניית התהליך שנבנה בין אותם ארגונים.

[00:12:00]     ואני חושב שפה זה גם חשוב לציין שלרוב כשאנחנו בעבודה במאנדיי ה-client facing groups שעובדים מול לקוחות, אנחנו לרוב מגיעים לתהליכי ייעוץ והטמעה כשהצד השני מולנו מכיר או יש לו כבר תהליך או מתודולוגיה שאיתה הוא עובד, והוא רוצה לייצר לה איזושהי דיגיטיזציה למערכת או להחליף בין מערכות או לסנכרן בין גורמים. פה הגענו למקום שיש בו המון אנשים טובים, המון רצון טוב, המון גופים גם וולונטריים, חברות ייעוץ שהגיעו לשמה באמת מתוך רצון טוב – אבל אין תהליך. ואנחנו, באמת היה  יפה לראות, אני בטוח שנדבר על זה בהמשך, או שהרבה מהתהליכים, מאותם מעל 15 תהליכים שבנינו, הבאנו אותם מעולמות התוכן שלנו היום במאנדיי, תהליכים שמשמשים חברות טכנולוגיה, בחלקן, לפעמים חבורת אחרות, אבל תהליכים שבאמת עזרו לנו לשרת את אותה מטרה שרצינו, כי ידענו מה המטרה, אף אחד לא ידע מה באמת התהליך.

ליאור:            אז בואו באמת נתחיל להבין אתל האתגרים האלה. איך נראה בכלל כל התהליך הזה של להסביר מה הבעיה, כדי שתוכלו לבנות תהליכי עבודה?

אמיתי:            כן, אז אני אולי אומר ככה, באמת זה היה חוויה של הימים הראשונים בעיקר.

ליאור:            רגע אמיתי, מה זה ימים ראשונים? כי אמרת, רק עוד פעם לחזור לקונטקסט, אמרנו שתוך חמישה ימים הדבר הזה עמד ועבד. אז… כנראה השעות הראשונות בתוך היום הראשון.

אמיתי:            לא, חשוב לומר שבמהלך כל הארבעה ימים הראשונים, כל הזמן קיבלנו עוד ועוד משימות. כי למעשה הוכחנו את עצמנו כל הזמן עם המשימות שכבר טייבנו, אז קיבלנו עוד ועוד ועוד משימות, ולאט-לאט גם ממש ככה קיבלנו גם פידבק מאוד חיובי, שאומרים לנו כן, מנכ”ל משרד הבריאות רוצה את זה. או אנחנו צריכים לטייב את הדשבורד הזה ולעשות לו אופטימיזציה. אז זה דברים שהם היו כיף לנו לשמוע אבל כמובן דרשו הרבה עבודה. אז במהלך הימים הראשונים, הייתי אומר השלושה-ארבעה ימים הראשונים, באמת התעסקנו מאוד באפיון. אני ביום הראשון, זה היה הזיה, אני פשוט רצתי מחדר לחדר, באמת החבר’ה של משרד ראש הממשלה לקחו אותי ביד מחדר לחדר, ופשוט כל פעם ישבתי וניסיתי לקלוט מה הצורך של הצוות הזה הספציפי. בין המעבר בין החדרים הייתי עולה על הזום, על השיחת זום שיש לנו פתוחה עם דורון, שמחרת חבר אליי, ועם  אנטוני ובועז שהם גם מהצוות וככה מאוד עזרו. ובעצם פשוט כל פעם הייתי נותן להם כאלה שברירים של מידע שקיבלתי מהישיבה ואיך אני חושב שאולי יכול להיות הפתרון. הם בזמן הזה היו כבר בונים איזה בורד במאנדיי ואז היינו עובדים על זה יחד וכבר מציגים איזשהו פתרון התחלתי. אז כל הזמן קיבלנו מידע, ניסינו לייצר אותו לתוך מאנדיי, אז זה היה מעניין. ובעיקר זה היה עניין כזה של כל רגע לנסות להכניס את הרגל בדלת לעוד צוות ולעוד בעיה. כדי לתת לה את הפתרון שלנו. [מוזיקה].

ליאור:            תיארת קודם שהיה לך מאוד  חשוב להביא ערך מיידי ומהר. אז אם אתה יכול אולי לתאר איך הגעתם לזה?

אמיתי:            אז באמת מבחינת התהליכים שבנינו אז היום הראשון מה שנקרא, הרגל בדלת, היום הראשון היה משהו שאני זיהיתי כ-quick win. שקצת יראה שאנחנו יכולים ושווים את ההשקעה בנו. שוב, הקטע המכירתי. אז זיהיתי שיש בעיה של תקשורת עם המעבדות ובתי החולים לגבי הבדיקות, בדיקות הקורונה שנעשות ברחבי הארץ, ולמעשה הצוות בחמ”ל הוא צוות שגם מאגד את הבדיקות האלה ורוצה להשתמש בנתונים וגם משתמש בשיח הזה עם המעבדות כדי להבין חוסרים, בכל מעבדה. איזה ציוד חסר בשביל לקיים את הבדיקות כמו שצריך. וכשאני הגעתי לשם ראיתי את החבר’ה פשוט עושים טלפונים וממלאים קובץ אקסל על בסיס הטלפונים לנציג בכל אחת מהמעבדות, וישר זיהיתי את ה-quick win פה, של לשלוח form במאנדיי, הם ממלאים-

ליאור:            טופס.

אמיתי:            טופס, כן, מגיע, מאוד קל ופשוט, אבל מייצר להם כל-כך הרבה ערך וחוסך להם כל-כך הרבה זמן להתעסק באמת במחשבות קדימה על בסיס המידע שכבר הם אגרו.

[00:16:00]     אז יצרנו ביום הראשון באמת בורד שמאגד את כל המידע שמגיע מכל הארץ, מכל המעבדות ובתי החולים, ועל בסיס זה גם בנינו דשבורד שמייצג אנליטיקה, ואנחנו יודעים בכל רגע נתון מה ה-full capacity, כמה הכי הרבה בדיקות אפשר להעביר ביום על בסיס כמות המעבדות, איפה אנחנו עומדים היום, מה אחוז הניצול, איפה אנחנו יכולים להיות מחר, מה יתחדש  מחר, מה אחוז הבדיקות שנעשו במד”א ומה אחוז הבדיקות שנעשו לעומת זאת במעבדה כזו או אחרת. אז באמת המון ערך הבאנו בתוך 24 שעות בתהליך הזה, וזה פתח לנו את הדלת לתהליכים הבאים. דורון, אתה רוצה לספר על זה קצת?

דורון:             אז באמת כמו שאמיתי אמר, זה פתח לנו את הדלת לתהליך המרכזי, ששם התחלנו באותו תהליך SDR, שאחרי זה חייב לעבור רצף של אישורים ע”י אותם הגורמים השונים – אם זה משרד הבריאות ואם זה האישור של הספק עצמו, אותו אשרור של הלידים האלה. ברגע שבאמת מבינים שזה מוצר שאנחנו רוצים להתקדם איתו זה עובר לתהליך שמנהל הרכש של משרד הביטחון שהוא בעצם אמון על להבין האם הוא עומד במגבלת התקציב שנתנו לו לכל אספקט ציוד כזה או אחר. ואחרי שבאמת הוא נותן את הגושפנקא ומאשר אנחנו צריכים להבין מה קרה עם אותה הזמנה, הרי יצא לה איזשהו מספר סידורי, ושם באמת פיתחנו תהליכים של איתור ההזמנה ואיפה היא נמצאת כרגע. אם זו הזמנה שהגיעה מחו”ל, האם זו הזמנה שמגיעה מייצור בארץ. אם היא מגיעה מחו”ל איפה היא נמצאת, האם היא הגיעה לארץ, האם היא עברה את המכס, האם היא הגיעה ליעד שלה. וכמו שאמיתי אמר מקודם, באמת על אותם תהליכים, על אותם שלבים לראות גם איפה אנחנו נמצאים, אל-מול היעד שלנו, אל-מול התאריכים והחודשים. וזה נשמע כמו תהליך אחד גדול, אבל הוא מפורק בפנים להמון המון תהליכים קטנים שמרכיבים אנשים מתוך הגופים השונים.

ליאור:            אז באמת בואו נדבר עוד שנייה רגע על מה זה אומר שאתם עובדים מול חמישה ארגונים שונים שלא מכירים אחד את השני. איך זה בא לידי ביטוי?

דורון:             אז קודם-כל, לעבוד עם חמישה גופים שונים שהם גם גופים ממשלתיים ואנחנו יודעים שגופים ממשלתיים הם מאוד מתודולוגיים, זאת אומרת שאמנם לא ידעו מה התהליך אבל לכל אחד יש את התהליכים שלו. ומהר מאוד, אני חושב שזה בעולמות  ה-fight or flight, אז כולם בחרו להיכנס ל-fight והתחילו לעבוד בתהליכים שלהם, שזה מאוד בא לידי ביטוי באקסלים וקבוצות קטנות של אנשים שעבדו בצד. ואחד הדברים הראשונים שראית באותן שעות ראשונות, כי הכול קרה שם על ספידים, היה שאין ממשק בין הגופים השונים, ולפעמים אפילו בתוך אותו גוף אם הוא גדול, כמו משרד הבריאות או משרד הביטחון, אתה רואה שאנשים מדברים שפה שונה. מתקדמים בכיוון מסוים אבל צד אחד לא מכיר צד אחר. חשוב להגיד שאנחנו קיבלנו קרדיביליות גדולה ממשרד ראש הממשלה להוביל את התהליך, משרד ראש הממשלה נבחר להוביל את התהליך או מונה להוביל את התהליך, ולכן ככל שאותם אנשים שגם לפעמים אני מאמין נחשפו פעם ראשונה לעבודה בפלטפורמה, ראו את המערכת ומהי יכולה לתת והבינו את התהליך on the go – הם התחילו לבוא גם עם צרכים משלהם. אבל חשוב להגיד שבאותו רגע היינו… אני מדבר על היום השני, אני ואמיתי שמה, ובועז ואנטוני מאחורי הקלעים, אחר-כך הצטרפו… עיבינו את הצוות, אנחנו עוד נדבר על זה בהמשך, גם בנוכחות שמה. אבל באותו זמן אתה מקבל עוד ועוד צרכים שנובעים מהבנה שכמו שאמיתי אמר אנחנו שמים את הרגל בדלת ואנשים באמת רוצים להשתמש במערכת, אבל לאו דווקא את הצרכים שמגיעים ברגע הנכון, שצריך לעבוד עליהם עכשיו, או שיש לנו גם את היכולת לעבוד עליהם, כי כרגע אף אחד לא מכיר את המערכת פרט אלינו.

[00:20:00]      וכדי לבנות משהו, אנחנו צריכים עכשיו באמת לשבת כמה שעות לבנות את זה, וכמו שציינת, היו חלק מהדברים שרצו מאיתנו ובגלל הניסיון שלי ושל אמיתי שהבנו ש-as is out of the box, מאנדיי לא תומכת בזה כרגע. ואם אנחנו רוצים באמת לתת מענה רציני, זה אולי יישמע קצת פומפוזי, למדינת ישראל, אנחנו באיזשהו שלב נצטרך לערב גם את הגורמים הטכניים במאנדיי על-מנת לקבל את התמיכה שלהם.

ליאור:            עכשיו, מצד אחד באמת מדובר בחמישה ארגונים שונים, אבל מצד שני מאוד ברור שהתלות ביניהם פה היא אמיתית וקריטית לטובת הצלחת המשימה, נכון?

אמיתי:            כן, חד-משמעית. בסוף מדובר כמו שדורון אמר באנשי מקצוע. הביאו את… כדוגמה, הביאו את אנשי הרכש של משרד הביטחון, שרגילים לרכוש בעשרות מיליארדים בשנה, והם באו על תקן אנשי הרכש והם יודעים לעשות את העבודה. פשוט הם עובדים עם הכלים שלהם, הם עובדים עם האקסלים שלהם, והם גם לא מכירים בדמויות האלו שמה זה אומר פתאום שיש לי עכשיו רופא שנותן לי אישור למערכת הנשמה לפני שאני הולך ורוכש אותה, אני לא מכיר את התהליך הזה תהליכית. ואיך אני מתמודד עם העבודה שלו יש את האקסל שלו ולנו יש את האקסל שלנו. [מוזיקה]

ליאור:            איך ניגשתם לזה? איך קידמתם את התהליך? אנחנו מדברים עוד פעם, על שעות ועל ימים בודדים, אבל היו פעולות אקטיביות שעשיתם כדי שהדברים יצאו מהמקום התקוע הזה ומהכאוס לתוך תמונה בהירה ואפקטיבית של עבודה משותפת.

אמיתי:            אז אני אסביר את זה קצת, כי אני חושב שזה היה מעניין לראות איך אנחנו כאנשי מאנדיי ניסינו לפתור את הבעיות. כי בסוף היו חברות מחברות הייעוץ המובילות בעולם שבאו לתת יד ולעזור והן עוזרות שם המון. אבל אני חושב שמה שהיה בולט לגבינו זה שפשוט נתנו מענה מאוד מיידי. כי אנחנו חושבים מאוד תהליכית, והחשיבה שלנו היא גם מאוד feature oriented, בסוף דורון ואני אנחנו עובדים מול לקוחות וכל היום זה מה שאנחנו עושים, שומעים צרכים של לקוח ומנסים לתרגם את זה באופן כמעט מיידי לפתרון במאנדיי. אז אני חושב שזה מאוד מאוד עזר לנו לשמוע רגע את הצרכים – אפילו שזה לא צורך מוגדר, כי אין תהליך עדיין מוגדר. אבל לדבר עם x, לדבר עם y, כל אחד מגורם אחר וממשרד אחר, לנסות להבין איך הקשר הזה צריך לקרות וישר, ממש לא לחשוב יותר מדי ולהתחיל לבנות איזשהו בורד שיעזור בתהליך הזה. אני כשתיארו לי לדוגמה מקרה שהם מנסים לנהל אלפי ספקים, שעכשיו רוצים לעזור למדינת ישראל סלאש להרוויח קופה ממדינת ישראל, לא משנה איך מסתכלים על זה, אבל ספקים שיש להם ציוד או יכולים להשיג ציוד, עד היום היו פונים בוואטסאפ לגורמים בתוך משרדי הממשלה כדי להציע את עצמם כספקים. וכל הדבר הזה, בעצם איך ששמעתי על זה אמרתי אוקיי, צריך לעשות פה תהליך של קוואליפיקציה של ספק. וזה אני מכיר מאוד טוב מהפרקטיקות אצלנו ב-Sales, יש לנו צוות של SDR, שזה Sales Development, והרעיון שלהם זה לעשות באמת קוואליפיקציה וטיוב והבנה של האם הליד הזה הוא ליד שאפשר להתקדם איתו הלאה להמשך הערכה של הפלטפורמה של מאנדיי. אז בעצם לקחתי את הפרקטיקה הזאת, ישר דורון ואני ככה הסתכלנו אחד על השני וירטואלית דרך זום ואמרנו יש פה SDR, פה נתחיל לייצר איזשהו טמפלט כזה של SDR. משם זה התגלגל וזה נהיה מפלצת, אבל ההתחלה היתלה מאוד מאוד מבוססת על זה שיש לנו פרקטיקה ביד ונתחיל לעבוד איתה.

דורון:             אני מסכים לגמרי, ואני אמשיך גם את אותה פרקטיקת SDR או ניהול pipeline שאמיתי דיבר עליה. אלה שני צירים שאחרי זה באמת מתכנסים אחד לשני, באיך ניגשנו לתהליך הזה.

[00:24:00]     קודם-כל  הבנו שהרבה מהתהליכים פה יחזרו על עצמם. ויצרנו באמת את היכולת לבנות תהליך פעם אחת בצורה הרמטית ולדעת לשכפל אותו הלאה, אם זה לציוד מיגון אחר או למכונות הנשמה או למוצרי ספטיקה ועוד הרבה מילים שלא שמעתי אף פעם בחיים לפני השבועיים האלה. אבל באמת הבנו שיש פה תהליך שהוא גם חוזר על עצמו בצורה מסוימת ומאוד יקל עלינו לשכפל אותו ברגע שנבין איך מקבלי ההחלטות – שזה לא פשוט בכלל לכנס מקבלי החלטות מכמה גופים שונים – להחליט איך הם רוצים שייראה אותו תהליך. ודבר נוסף הוא שהבנו מאוד מהר, ובאותו זמן… גם היום יש אי-ודאות גדולה, אבל באותו זמן היתלה אי-ודאות עוד יותר גדולה, אני מדבר על הימים שהיה לנו פחות מאלף חולים, כמה זמן זה ייקח, האם אנחנו הולכים לסגר שאנחנו נמצאים בו היום. והבנו שהתהליך הזה הוא ארוך-טווח. אנחנו לא נהיה פה יומיים, אנחנו לא נהיה פה שלושה, וזה לא יהיה נכון שיסתמכו על שני אנשים מחברת מאנדיי. ולכן מהר מאוד – ואני חייב גם לציין לטובה את משרד ראש הממשלה שהבין את זה ביחד איתנו – הבנו שהם חייבים להגיע לרמת מקצועיות בדיוק כמו שיש לנו בתהליך הנוכחי ובפלטפורמה בפרט. והם תגברו, אני חושב שבסך הכול הגענו ל-10 או 12 אנשים שהם הביאו מהם, שלמדו את המערכת, למדו את התהליכים שבנינו ביחד, ולאחר מכן באמת נשלחו לאותם גורמים נוספים מארגונים שונים והטמיעו את הפרקטיקה הזאתי שמה וישבו, ואני חושב שזה מאוד מאוד עזר לנו להפיץ את התהליך ואת השימוש במערכת בין אותם 200 אנשים שהגענו אליהם.

אמיתי:            אני חושב שהתחושה שלנו, ההבנה של דורון ושלי לאחר שלושה ימים שמה, היה לנו רגע של, a-ha moment כזה, של אוקיי, כרגע כל מערך ההצטיידות של מדינת ישראל מבוסס על מה שבנינו פה. אנחנו א’ חייבים לוודא שמה שבנינו עובד וטוב ולא יקרוס [צוחק]. ב’ אנחנו חייבים לוודא שאנחנו יודעים לתת את המענה האנושי ואת התמיכה שנזקקת לטובת המשך התהליך. הבנו רגע את הממדים של מה שבנינו. וכשדיברנו על זה דורון ואני הבנו שא’ אנחנו חייבים להבין איך באמת משרד ראש הממשלה גם מקבל את הדברים על עצמו וכמו שדורון תיאר מתחיל להוביל את התהליכים בתוך מאנדיי, וגם איך אנחנו בתוך מאנדיי נערכים לזה בהתאם.

ליאור:            כן, אפשר באמת להמשיך מכאן, גם דורון ציין קודם שכן נדרש פה איזושהי הפנייה  של משאבי פיתוח ו-Product. שוב, אנחנו מדברים פה על הכול, על עניינים של שעות עד ימים. אז נשמח רגע לשמוע קצת על זה.

דורון:             אז אני זוכר שזה היה יום שישי בערב… זוכר? זה היה לפני שבוע וחצי. יום שישי בשבע בערב כשאני ואמיתי סיימנו שם, ואנחנו בעצמנו בהלם כזה איך הגענו למצב, שישי בערב, שבע בערב, עדיין לא היה שעון קיץ, חושך. אנחנו ממש הרגשה של מילואים. ואני זוכר את המשפט שאמרנו, אין Plan B. אם אנחנו עכשיו לא באמת נותנים את כל מה שצריך אין Plan B, האנשים חוזרים לאותם אקסלים, לאותם תהליכים מבוזרים, ואתה מאוד לא רוצה שזה יקרה. ובאותו זמן כבר התחלנו לאסוף את אותם פערים, הן ברמת לכוח האדם שלנו שאנחנו רוצים לעבות והן ברמת הצרכים הטכניים, הפיתוחיים, שאנחנו צריכים, ועכשיו חשוב אולי טיפה להכניס קונטקסט למי שלא נמצא במאנדיי, מאנדיי היא פלטפורמה לניהול תהליכים, שבחלקה יש לנו גם לוחות שמתנהל התהליך – אותו דבר שדיברנו עליו עד עכשיו, אותו תהליך SDR, אותו תהליך אישורים, אבל גם יש למאנדיי את היכולת להציג דשבורדים ומידע שהוא יותר אנליטי,

[00:28:00]    לגורמי מקבלי החלטות או בכלל לכל גורם שרוצה לראות תמונה שהיא טיפה יותר high level. ובאמת ככל שהתקדמנו שמה מאוד מהר הבנו גם את הצורך של אנשים לקבל איזשהו תמונת דשבורד, תמונה של, גרפים שמראים איך תהליך ההצטיידות שלנו עומד אל-מול היעדים הלאומיים של מדינת ישראל ואיפה אנחנו עומדים בכל שלב ביחס לתרחישים השונים – היו שם תרחישים שהביאו אותנו למצב של איטליה, והיו שם תרחישים שהביאו אותנו למצב שבו אנחנו נמצאים היום, שהוא המצב שאנחנו משטיחים את העקומה כמו שכולם מכירים. ולכן היינו צריכים להראות את זה על המערכת, ובאותו זמן לא באמת הייתה לנו את היכולת להציג את הנתונים האלה. אל-מול איך שהמערכת קיימת היום. ובאמת הרמנו טלפון ליוני, ראש המחלקה שלנו, ראש מחלקת ה-consulting, בשישי בערב – אם כבר באווירת החירום. ויוני ישב, שמע, הקשיב ואמר “חבר’ה, כל מה שאתם צריכים אתם תקבלו. בואו תצטרפו לאותה שיחת הנהלה ביום ראשון בבוקר, נדבר שמה עשר דקות, תציגו את הדברים.” אותה שיחת עשר דקות הייתה שיחה – את היית שם ליאור – של ארבעים דקות. שבה לא נתנו לנו לדבר מרוב ששאלו אותנו שאלות וביקשו מאיתנו לראות דברים והתחילו פתאום להיכנס לאיזשהו דיון טכני על הצרכים ואיך אפשר לפתור את זה. אנחנו קיבלנו שלושה POC, point of contact, החל מדניאל אריה, ה-Head of RND שלנו, ועד טל הרמתי ה-Tech Lead. וכלה בשלושה  מנהלי מוצר שעוסקים בתחומים האלה. ובאמת אני יכול להגיד ש… אותה שיחה התקיימה ביום ראשון, ביום שני בבוקר כבר שחררנו שני פיצ’רים מאוד רלוונטיים לתהליך. כשבסך הכול היום אנחנו מדברים על שישה פיצ’רים ייעודיים ששוחררו לטובת המאמץ הזה. כשאנחנו עכשיו עושים את השיחה, אבל לפני שעה גם פתרנו שני באגים שקפצו עליהם ספציפית לטובת התהליך, שבעודנו מדברים עדיין ממשיך.

אמיתי:            זה מדהים, וזה באמת היה ברמה שפתחנו קבוצה בסלאק של כל הניהול של הבקשות והפיצ’רים. זה היה ממש כמו לבקש “מישהו יכול להביא לי מהמשרד את המחברת ששכחתי” ואז “כן, שעתיים אני מביא לך” – זה היה ממש ככה, זה הרמה של הבקשות פיצ’רים שלנו. היינו מקבלים עדכונים על בסיס יומי, כן, כמה שעות זה ייקח של עבודה של צוות שלם של מפתחים. מדהים, מדהים לראות את הדבר הזה. וגם ראינו על החבר’ה, על המפתחים, על כולם, שהם הרגישו ממש חלק מהשליחות הזאת. וזה היה כיף לראות.

דורון:             אני חושב שלצד הצרכים הפיתוחיים שהיו מאוד מאוד חשובים גם לקרדיביליות שלנו, תחשבו על מצב שבו אנחנו נמצאים שמה, קולטים צורך, אומרים נעביר אותו הלאה, וכולנו… אם נוריד שנייה או נשים שנייה את מעטפות הציניות, אנחנו יודעים איך זה כשלפעמים חברה אומרת קיבלתי את הפידבק, לפעמים לא קורה עם זה הרבה. בטווח הזמן הקרוב. אבל אחרי שעתיים אנחנו באים ואומרים “הנה הפיצ’ר שוחרר.” בדיוק ככה. אז א’ זה נותן לנו המון המון קרדיביליות והבנה שהחברה הזאתי שאף אחד לא הכיר לפני באמת התגייסה כולה למטרה. אבל לצד זה גם הבנו שאני ואמיתי במשמרות של 12 שעות לא נוכל להחזיק שמה לטווח ארוך, יש שמה המון לחץ, יש שמה גם מגע עם הרבה מאוד אנשים. זה מכניס אותך לסיטואציה שאתה יודע שלאורך זמן אתה לא תדע לתת שם את הערך הכי טוב. ובאמת באותו סוף-שבוע/תחילת שבוע הצטרפו אלינו מיכל ואיתי מצוות ה-Customer Experience שלנו, בנוסף לבועז ואנטוני  שתמכו מרחוק.

[00:32:00]     בעודנו מדברים מיכל נמצאת שמה היום עדיין ועוזרת. והיכולת הזאת לשלב בין אותן מחלקות client facing, להביא את מיכל ואיתי ולהדריך אותם על התהליך שקרה שם בתוך כמה שעות ולהביא אותם למצב שהם מובילים, והיום יכול להיות שמה רק בן אדם אחד ולא שלושה אנשים – נתן לנו גם המון מרווח נשימה. והביא אותנו למצב שבו אנחנו היום, שאנחנו מרגישים מאוד בנוח לתמוך בתהליך הזה, כמה זמן שהוא ייקח. [מוזיקה].

ליאור:            מעניין אותי ככה כן באיזושהי נימה אישית לסיום, להבין מה למדתם על עצמכם. כי תיארתם פה תהליך שככה דורון תיאר אותו כתהליך על ספידים. ובאמת גם אתה אמיתי אמרת, נעת מאוד מהר ממצב שחשוב לך להראות איזשהו ערך מיידי כדי לתת ולידציה גם להם וגם לעצמך שהדבר הזה רלוונטי וחלילה לא מייצר הסחת דעת אלא באמת נותן מענה. ועד לזה שאנחנו באמת עוברים לפיתוח מאוד מהיר של דברים כדי שהצרכים יקבלו את המענה הכי מדויק שאפשר. קרו כאן דברים מאוד מאוד מהר, ברמת אינטנסיביות מאוד גבוהה, ואני כן רגע, שוב, רוצה להבין מה למדתם ככה כל אחד על עצמו בתוך הדבר הזה. בתוך התנאים הלא סבירים הללו.

אמיתי:            למדתי על עצמי בקטע הזה שבסוף כשאתה מאמין במטרה אתה תיתן מה שצריך, כשאתה מאמין באנשים שנמצאים סביבך.  ולרוב זה לא מגיע מעולמות העבודה. אנחנו נוטים להסתכל על עבודה כעבודה בלבד. אבל כשאתה מחובר באמת למה שאתה עושה ואתה רואה את הצורך, שהעבודה פתאום מתערבבת לך עם איזשהו צורך לאומי, זה נתן לי המון ביטחון, אמיתי דיבר על זה טיפה בהתחלה – זה לא היה כזה פשוט לבוא  ולהגיד “אנחנו באים לשם.” אנחנו באיזשהו מקום שנכנסנו שם בשערים ויתרנו על הביטחון הבריאותי שלנו, כי אתה  נחשף שמה לאנשים… נראה לי זה אחד המקומות הכי מאוכלסים היום אם נוציא שנייה את בתי החולים. אבל ברגע שהבנו שמה שאנחנו עושים הוא חשוב, יש לו ערך מיידי, וקיבלנו גם את הגב מהאנשים שאנחנו באים מהם מהחברה וגם מאנשים שראינו כמה הם צריכים אותנו, אז זה באמת הפך להיות משהו זניח. כמובן למען הסר ספק שמרנו על עצמנו בצורה הכי טובה שאפשר. ואני חושב שזה הדבר המרכזי.

ליאור:            אמיתי?

אמיתי:            אני בא בכלל מהעולם החברתי יותר. סטודנטיאלי-חברתי. וככה תמיד ערכים היה משהו מאוד בשיח במקום העבודה שבו עבדתי. ואני חייב להודות שכמו מקום עסקי, חברה עסקית, יש לנו targets שהם יותר מוניטריים – צריך להביא כסף, צריך להביא מספר לקוחות. ואני חושב שזה בהתחלה היה לי כאפה, ואני נדהמתי לראות, באמת, זה פחות על עצמי אבל זה יותר רגע על איזה כיף זה עושה שיש לנו מוצר כזה וחברה כזו. כי באמת ההירתמות הזאת של החברה ושל האנשים לטובת הדבר הזה שהוא מעל הכול וזה הבריאות של העם שלנו פה בישראל, זה היה מדהים לראות ואני ככה קיבלתי איזושהי רוח חדשה במפרשים, לראות שאני עובד במקום כזה שערכים באמת מעל לכל ולתרום את מה שהם יכולים ושהמוצר שלנו באמת יכול להשפיע. אז בהקשר הזה. על עצמי אני אגיד, אני חושב שזה קצת יותר בפן הטכני, למדתי שאני יכול באמת לקחת חלק בכזו הטמעה. תיארנו שככה ביום שישי הזה שרגע קלטנו את הממדים של מה שיצרנו פה, אז אני חייב להודות שכן היה לי איזשהו חשש או פחד, כי בסוף, לא הטמעתי אף פעם תהליכים, ופתאום עכשיו 3 מיליארד שקלים עוברים בתהליכים שאנחנו בנינו.

[00:36:00]     אף אחד לא עשה לזה QA, חוץ מדורון ואני. וזה מפחיד. וכן, למדנו קצת יותר להכיר את עצמנו ואני את היכולות שלי ספציפית בתחום הזה של ההטמעה.

ליאור:            אני חושבת שהלמידה הכי משמעותית שלי פה, אם שוב אני שמה את הקורונה רגע בצד ואת התנאים המאוד ספציפיים, שבאמת אולי רק מאפשרים ככה להגיע לתובנות כאלה בצורה מאוד חדה ומהירה – כמה זה לא טריוויאלי לקחת מאותם אנשים ולהביא אותם למצב שהם מדברים את אותה השפה ונעים ביחד ויש להם לא רק את הכוונות הטובות אלא גם את הכלים הטובים ואת התהליכים הטובים כדי שבאמת הכוונות ייתרגמו לפעולות ולתוצאות בשטח, בימים בודדים. זה… אתם יודעים, כאילו עוד פעם, עזבו פלטפורמות, עזבו טכנולוגיה, איך, כתופעה אנושית מרתקת, אפשר לקחת את זה ועכשיו לשכפל את לזה לעוד מקומות ולעוד כמויות של אנשים ומה עוד אפשר להניע מתוך תהליכים כאלה? אז זאת ככה הלמידה בהרבה מילים אבל שאני זיקקתי לעצמי, מתוך כל מה שסיפרתם. אמיתי ודורון זמינים לכל שאלה שיש לכל מי שירצה ככה להבין יותר על התהליכים או על כל דבר אחר שתיארנו כאן בפרק. וזהו, תודה אמיתי, תודה דורון.  תולדה שהאזנתם.

דורון:             תודה ליאור.

אמיתי:            תודה רבה. [מוזיקה]