עבודה חדשה, כמו כל התחלה חדשה, מגיעה מלווה בהתרגשות וגם בחששות. הימים הראשונים הם לרוב ימים של השקפה מהצד, תוך-כדי למידה של מושגים ותהליכים ומפגש עם אנשים חדשים. מחקרים מראים שתקופת הזמן הזו כל-כך משמעותית, עד כדי כך שהדרך שבה נחווה את התקופה הראשונית בעבודה יכולה להשפיע על הפרודוקטיביות, על המוטיבציה והרצון שלנו להישאר בה לאורך זמן. לכן חברות רבות בנו תהליך Onboarding שמטרתו לעזור לכל עובד חדש להיקלט בחברה בצורה טובה יותר.

חלפו הימים שבהם עובד היה מקבל קלסר שכתוב עליו בענק ״חפיפה״ ונשאר לנסות לפענח את המקום והתפקיד שלו בעצמו. במקום, תהליך Onboarding עוזר לעובד להבין טוב יותר את הארגון שאליו הוא הגיע, התרבות שלו, החלקים השונים בחברה. התהליך הזה גם עוזר לעובד להרגיש שהוא לא לבד, שיש לו למי לפנות וממי ללמוד. אז איך יוצרים תהליך קליטה מיטבי לעובדים חדשים בחברה? איך מוודאים שתקופת הזמן הראשונה הזו של עובדים בארגון תורמת לחיבור שלהם לתרבות הארגונית?

מה היתרונות של תהליך ה-Onboarding

 ״הנושא של כניסה לארגון בעיניי הוא מאוד מאוד משמעותי מכמה מקומות״ אומרת אושרת בנימין, סמנכ״לית משאבי אנוש במאנדיי, ״בראש ובראשונה כי זה נותן לעובד או לעובדת איזושהי תחושת חיבור מאוד עמוקה עם המקום שאליו הם נכנסים. בסוף לכל חברה יש תרבות, תהליכי עבודה, אנשים ומנהלים שונים, ותהליך ה-onboarding  יכול גם לייצר איזושהי תחושת אורינטציה בסיסית במקום חדש, וגם לתת לעובדים את הכלים שהם צריכים בשביל להצליח בתפקיד החדש שלהם״.

״מחקרים מראים שעובדים שעוברים onboarding יהיו עובדים אפקטיביים ב-70 אחוז יותר״ אומרת רינת לבני, מובילת תחום Learning and Development במאנדיי. ״אני חושבת שזו חוויה מאוד משמעותית עבור העובדים. קודם כל זה יכול לעזור לגרום להם להרגיש שהם עשו בחירה נכונה בכך שהם הצטרפו לחברה. זה אחד המפגשים הראשונים שלהם עם החברה, ואני חושבת שיש בזה קודם כל אספקט מאוד רגשי להיכנס למקום חדש. חשוב לנו להקנות את הביטחון הזה שמקבלים בכך שקולטים אתכם ומבינים מה אתם צריכים, עוזרים לכם להכיר את הארגון ואפילו את השפה של הארגון, ה-ceremonies הקטנים שעושים בחברה. כשאני מגיעה למקום חדש ועוזרים לי להבין אותו טוב יותר, זה מפנה אותי להתחיל להתרכז בעבודה שיש לי. עובדים שירגישו מהר ביטחון בארגון החדש, שיבינו מהר יותר את התרבות של הארגון ואיך דברים מתנהלים בו, שירגישו שיש להם engagement אמיתי עם הארגון - אלה עובדים שיוכלו לעשות אימפקט אמיתי מהר יותר״.

״אני גם רואה בזה הזדמנות גם מצד הארגון״ אומרת אושרת. ״כי אותם אנשים שנקלטו עכשיו בחברה באים עם זווית ראייה חדשה. הם שמים לנו הרבה פעמים מראה על איך אנחנו מתנהלים, על מה המקומות שאנחנו כחברה חזקים בהם אבל גם איפה המקומות שאולי אנחנו יכולים לעשות דברים אחרת. אז אני מסתכלת על תהליך ה-onboarding ככזה שברור שהחברה היא כביכול הצד היותר חזק בו מבחינת המשאבים שלה, אבל יש גם לה מה ללמוד מהעובדים החדשים שלה, והיא יכולה בעזרתם לקבל פרספקטיבה על תהליכי העבודה שלה עצמה״.

אז איך מתנהל תהליך ה-Onboarding במאנדיי? ״אנחנו מחלקים את התהליך לשלושה חלקים״ אומרת רינת.

Pre-onboarding

״החלק הראשון הוא חלק שקורה עוד הרבה לפני שהעובד שלנו הגיע. ביום החתימה העובדים מקבלים לינק לאתר pre-onboarding, וכבר באתר הזה יש איזשהו תהליך שמדבר על הארגון, על מאנדיי, לאן הם הולכים להגיע, והמטרה היא לתת להם איזושהי הבנה של התרבות והערכים שלנו. יש שם אפילו סרטון שמראה את האווירה במשרד".

 "בנוסף, יש דף שנותן קונטקסט והסברים על כל צוות. כל דפי הצוותים פתוחים לכולם. כל עובד יכול להיכנס לכל הצוותים ולהבין מי הם חברים הצוות ובמה הם עוסקים. אבל זה לא רק תיאור של מי האנשים בכל צוות - העובדים החדשים יכולים להעמיק וללמוד מה כל צוות עושה ומה הז׳רגון המיוחד שהוא משתמש בו. ודבר נוסף שאפשר למצוא באתר זה תיאור של איך יראה השבוע הראשון בחברה, עם לוח זמנים מסודר. המטרה היא שהעובדים לא יהיו מובלים, אלא יובילו בעצמם״.

השבוע הראשון

״השבוע הראשון הוא שבוע של onboarding ארגוני ברובו, ושם אנחנו נקדיש את הזמן בעיקר ללמידה של הארגון, התרבות שלו, ואיך הערכים שלנו באים לידי ביטוי בכל אחד מה-business units שלנו. 

במהלך השבוע הזה יפגשו העובדים החדשים את ראשי המחלקות השונים, שיוכלו להסביר להם מה המחלקה שלהם עושה, איך היא מתקשרת למוצר של מאנדיי, מהם האתגרים שהם עומדים בהם וכיצד הם מודדים את ההצלחה שלהם. העובדים לא רק מקבלים סדרה של הרצאות. במקום, אנחנו מעודדים אותם לנהל ממש שיחה עם המנהלים השונים, לשאול אותם שאלות ולהתעניין.

המטרה שלנו היא שהעובדים החדשים יגיעו לסוף השבוע כשהם מבינים איך כל אחד מהחלקים מתחברים ביחד ויוצר תמונה שלמה במוצר שנקרא מאנדיי״.

ה-Onboarding המקצועי

״אחרי השבוע הראשון מגיע החלק שבו מתאפשר לעובד או לעובדת פעם ראשונה לעשות אימפקט. זה חלק מאוד משמעותי, הוא לוקח הרבה יותר זמן ואני חושבת שאם אני רגע מחלקת את השלבים, אז השלב הראשון והשני מדבר על ביטחון, על היכרות ראשונית, היכולת להרגיש בבית ולהכיר מסביב - וכל זה כדי שאני אוכל להגיע לשלב השלישי ובאמת לעשות אימפקט. מה זה אומר אימפקט? זה אומר שכבר בשבוע הראשון העובד או העובדת מקבלים איזושהי משימה שהם צריכים לעשות, שהיא משימה שמשאירה את חותמה על החברה, שיכולה לעשות שינוי״.

״אני יכולה לתת דוגמה ממחלקת ה-R&D, שבה המשימה ראשונה שנותנים היא לבנות פיצ'ר, ובכך העובד או העובדת יכולים לעשות אימפקט אמיתי על המוצר. זה משהו שנותן המון ביטחון ותחושה של עצמאות, וכך גם העובד או העובדת יכולים לראות שאנחנו סומכים עליהם״.

בפרק 101 בפודקאסט דיברנו בהרחבה על איך חווית הקליטה של עובדים חדשים יכולה לתרום להצלחה שלהם. תוכלו לשמוע את הפרק במלואו כאן.