139: בקצרה – איך בונים תהליך קליטה לעובדים חדשים

Startup For Startup

ליאור: היי לכולם. אני אדווה שיסגן, המפיקה של הפודקאסט, ואתם הגעתם ל”בקצרה” – פרקים שבהם אנחנו מביאים תובנות עיקריות מפרקים קודמים. עבודה חדשה, כמו כל התחלה חדשה, מביעה מלווה בהתרגשות וגם בחששות. יש מחקרים שמראים שתקופת הזמן הזו כל-כך משמעותית עד כדי כך שהדרך שבה נחווה את התקופה הראשונית בעבודה יכולה להשפיע על הפרודוקטיביות, על המוטיבציה ועל הרצון שלנו להישאר בה לאורך זמן. השבוע אני רוצה לחזור לפרק 101, שבו ליאור קרנכל דיברה עם אשרת בנימין, סמנכ”לית משאבי אנוש, ועם רינת ליבני, שהובילה את תחום הידע והפיתוח במאנדיי, על הדרך שבה חוויית הקליטה של עובדים חדשים יכולה לתרום להצלחה שלהם, ונתמקד באיך שנראה תהליך ה-onboarding שבנינו במאנדיי. שנתחיל? [מוזיקה] אבל למה בכלל לעשות onboarding? בואו נדבר על מספרים. במחקר של חברת גלזדור נמצא שתהליך קליטה טוב לעובדים חדשים משפר את שימור העובדים ב-82 אחוז. מה זה אומר? שכמעט כל עובד חדש שמצטרף לחברה נשאר בה לאורך זמן. אז זה ה-Q שלי לתת את הבמה לאשרת ורינת, שמכירות את העולם הזה הרבה יותר טוב ממני.
אשרת: הנושא של כניסה לארגון בעיניי הוא מאוד מאוד משמעותי מכמה מקומות. בראש ובראשונה כי זה נותן לעובד איזושהי תחושת חיבור מאוד מאוד עמוקה עם המקום שאליו הוא נכנס. ובסוף כל חברה יש לה culture שהוא אחר. ותהליכי עבודה אחרים, ואנשים אחרים, ומנהלים שונים. ובעצם התהליך הזה של onboarding נותן איזשהו ראי ראשוני לעובד כשנכנס, העובד או עובדת שנכנסים, ובעצם מאפשר גם לחוות את החוויה, גם לייצר איזושהי תחושת אוריינטציה מאוד מאוד בסיסית וראשונית. ובעיקר בהמשך, בשבועות של בעצם אחרי תחילת העבודה, מתחיל לתת את הכלים שבעצם העובדים צריכים בשביל להצליח בתפקיד שלהם, בחברה שהם הצטרפו אליה, ולתת בעצם את האימפקט. אז זה בעיניי למה זה חשוב.
רינת: אני יכולה להוסיף שהמחקרים מדברים על זה שבעצם אנשים שעוברים onboarding הם הופכים להיות אפקטיביים ב-70 אחוז יותר. אני חושבת שזה אחת מחוויות העובד הראשונות הכי משמעותיות עבור העובד. אחד, הוא מבין אם הוא בחר נכון. עשיתי בחירה, אחת המשמעותיות שלי, בחרתי נכון, לא בחרתי נכון? זה אחד המפגשים הראשונים שלו בעצם עם החברה. ואני חושבת שזה עניין מאוד רגשי להיכנס למקום חדש. ואני חושבת שהביטחון הזה שאתה מקבל, שקולטים אותך ומבינים מה אתה צריך, באמת מבינים שאתה צריך להכיר את הארגון ולהבין, אפילו את השפה, ה-ceremonies הקטנים שאנחנו עושים. כשאני נכנס ואני מבין את זה, אני פנוי הרבה יותר להתחיל ולעבוד באמת. יש כל האזורים האלה שהם אזורים שיושבים על ביטחון ותחושת שייכות ו-engagement מאוד מאוד גדול לארגון, הם אזורים שמאפשרים לי אחר-כך בעצם לגשת ולעשות אימפקט הרבה יותר מהר.
אדווה: מהדברים של רינת ואשרת ומהנתון שהצגתי קודם ברור למה התהליך הזה חשוב. עכשיו נשאלת השאלה איך הוא נראה? רק ב-2021 הצטרפו למאנדיי 450 עובדים חדשים. עם כזו כמות של עובדים ועם הכסף שבו החברה זזה, כל תהליך, ותהליכי קליטה במיוחד, חייב להיות מפורמל ומובנה.
רינת: אז אנחנו מחלקים את התהליך לשלושה חלקים. החלק הראשון הוא חלק שקורה עוד הרבה לפני שהעובד שלנו הגיע. ביום החתימה הוא מקבל בעצם לינק לאתר שהוא אתר pre-onboarding שלנו. והאתר [00:04:00] הזה הוא בעצם כולל בתוכו, גם שם יש בעצם איזשהו תהליך שמדבר על הארגון, על מה זה מאנדיי, לאן הוא הולך להגיע, לתת לו איזושהי הבנה על מה התרבות שלנו, מה אנחנו מעריכים, הערכים שלנו. ואפילו איזשהו סרטון שנותן לו איזושהי הבנה איזה vibe בעצם מסתובב במשרד שלנו. אז זה החלק הראשון. ואחר-כך בעצם, חלק נוסף הוא בעצם חלק שמדבר על הצוות שלו. איזה דברים ייחודיים עבורו. אפילו איזה שפה הם משתמשים בה. כל-מיני ככה מושגים שחשוב לדעת ולא להרגיש בחוץ כשמדברים איתך סינית. ואחר-כך בעצם יש לנו איך ייראה השבוע שלך. שזה אחד הדברים הכי משמעותיים. ולכן יש שם ממש פירוט של איזה סשנים הוא הולך לעבור, איך הוא הולך להגיע. יש לו אפילו דרכי הגעה, יש לו… דרך אגב, בחלק הזה יש גם את ה-buddy שמתקשר אליך יום לפני-
ליאור: בחלק הראשון.
רינת: בחלק הראשון. יש גם את ה-buddy שכבר שם הוא בא לידי ביטוי, כי הוא בעצם מתקשר אליך או שולח לך וואטסאפ או הודעה ואומר לך “אהלן, אני ה-buddy שלך, אני הולך לפגוש אותך.” וממש נותן לו תחושה שיש מישהו שמחכה לו. הוא לא הולך להגיע לבד. ואז מתחיל בעצם השבוע הראשון, השבוע הראשון הוא שבוע של onboarding ארגוני ברובו. ושם בעצם אנחנו מלמדים אותו בחצאי ימים. זאת אומרת, חצי היום הראשון בשבוע הוא חצי שמוקדש ללמידה של הארגון, ל-culture, על איך הערכים שלנו באים לידי ביטוי בכל אחד מה-business units שלנו. הוא פוגש face to face נציגים מכל business unit שמספרים לו בעצם אחד, מה מיוחד, איך זה עובד, איך ה-business unit עובד. הדבר השני שאתה פוגש בסשנים האלה זה איך אתה בעצם קשור ל-business unit הזה, איך אתה קשור ל-R&D או איך אתה קשור ל-Product, ואיך אתה יכול להשפיע הלכה למעשה ומה הקשר שלך אליהם. שזה חלק מאוד מאוד מאוד חשוב. אנחנו רוצים לפגוש את האנשים בארגון. אנחנו רוצים לראות מי האנשים שנמצאים בכל business unit, שנראה את הפנים שלהם, שנבין שיש מאחורי כל business unit בסוף אנשים שעובדים. וכשאני אוכל לפגוש אותו במסדרון אני אכיר אותו, יהיו לי פנים שאני מכיר, אני יודע, אני אוכל לפנות אליו. שזה אחד הדברים הכי משמעותיים. כל הידע הזה שעובר בין אנשים, שהוא לא הידע שקורה תוך-כדי סשן מסוים, אלא אחר-כך אני יכול לפנות ולשאול שאלה – זה זה הידע שבסופו של דבר הידע שהוא נורא נורא משמעותי. לכן אם אני פגשתי בן אדם ואחר-כך אני שוב פונה אליו ושואל שאלה ואני מרגיש בנוח כי כבר פגשתי אותו, אז אני מקבל הרבה הרבה יותר ערך וידע ממה שהייתי מקבל אם הייתי רואה רק את הסרטון. זה מייצר איזושהי המשכיות. והשלב השלישי הוא בעצם כל מה שקורה אחרי והוא ה-Professional onboarding. Professional onboarding זה בעצם החלק שבו מתאפשר לך פעם ראשונה לעשות אימפקט. בסדר? זה חלק מאוד משמעותי, הוא לוקח המון המון זמן. ביחס לשבוע הראשון של ה-onboarding הארגוני. תהליך מתמשך. ואני חושבת שאם אני רגע מחלקת את השלבים, אז השלב הראשון והשני מדבר על ביטחון, culture, engagement, היכרות ראשונית, היכולת להרגיש בבית ולהכיר מסביב, כדי שאני אוכל להגיע לשלב השלישי ובאמת באמת לעשות אימפקט. וזה השלב – ופה הזמן להגיד – שבאמת אצלנו אנחנו מתעקשים על זה שבשבוע הראשון בעצם יש לך, השבוע-שבוע וחצי הראשונים אתה בעצם מקבל איזושהי activity שאתה צריך לעשות, איזושהי משימה. אני יכולה לתת דוגמה אפילו מה-R&D, שנותנים משימה לעשות פיצ’ר. זאת אומרת זה כבר משהו שאתה יכול לעשות אימפקט [00:08:00] אמיתי על המוצר. וזה משהו שנותן המון המון ביטחון, המון תחושה של עצמאות של זה שאנחנו סומכים עליו. מה שמעניין פה אותי זה לבחור נכון את המשימה. המשימה צריכה להיות כזאתי שתאפשר לך לחוות הצלחה. מספיק מאתגרת, ומצד שני מאפשרת הצלחה. אז זה משהו שהוא סופר-חשוב.
אשרת: אני חושבת שבעצם החשיבה על מה רוצים להשיג בתהליך onboarding או בתהליך קליטה של עובדים חדשים, יגזור את ההחלטות באיזו נקודה להתחיל תהליך onboarding פורמלי, האם זה נכון בחמישה עובדים או נכון ב-30 או ב-200. אני חושבת שאין כזה דבר בעיניי נכון או לא נכון, כי בסוף יש חברות שבהן בחמישה אנשים יהיה נורא קשה להיכנס, כי המוצר מאוד סבוך, כי ה-business מאוד מורכב, ולכן צריך לכל עובד שמצטרף להשקיע מאוד משאבים. אז גם אם זה לא יהיה תהליך מאוד פורמלי כמו שרינת תיארה שקורה אצלנו, עדיין תהיה הבנייה מסוימת שמקילה על העובד להיכנס. אבל בעיניי תגדירו קודם-כל מה המטרות, תבינו מי ה-stakeholders, מי האנשים שלוקחים חלק בתהליך ה-onboarding, גם בחברה של חמישה אנשים אפשר לבחור מי האנשים האלה, זה כנראה יהיה כולם בחברה כזו קטנה. אבל מי האנשים שלוקחים חלק בתהליך ה-onboarding, איך פורסים אותו לשלבים, מה בעצם האבנים הגדולות שצריכות להיכנס שם ברמת חוויית העובד, ומה ה-SLAs. מתי כל דבר כזה צריך לקרות. וברגע שזה קיים אפשר להתחיל לבנות את הפרטים.
אדווה: עד עכשיו דיברנו על onboarding כתהליך כללי שזהה לכל העובדים. אבל חלק מהעובדים נכנסים למשרות של מנהלים, והתהליך עבורם נראה קצת אחרת.
אשרת: אז אני אתחיל קודם-כל מלומר ש-onboarding למנהלים או מנהלים שנכנסים כעובדים חדשים לארגון מתמודדים בעצם עם אתגר כפול. אז כמנהל אתה גם צריך להבין מאוד מהר מה קורה מסביבך ומי הצוות שלך ומה הדינמיקות בתוך הצוות, וגם בסופו של דבר התפקיד מייצר סיטואציה שבה הצוות נושא עיניים אלייך כמנהלת ואת נדרשת או אני נדרשת, אם אני שנייה מדברת בכובע האישי שלי, להראות מהר מאוד ערך או להביא לצורך העניין את ה”אני מאמין” שלי. כל זה כשאני בעצם עדיין בתהליך של למידה. אז זה מייצר כאן אתגר כפול. וזה לא אומר שהם עוברים תהליך שונה, זה אומר שפשוט במסגרת הכלים שאנחנו מספקים להם אנחנו נותנים כלים נוספים שמנהל צריך. איך מנהלים ישיבת צוות, מתי מתקיימים אחד על אחד, איך נראים תהליכי הפידבק שלנו בחברה, כי כמנהלת אני אצטרך לעבור אותם ולתת פידבק בעצמי. איך אני בונה מטרות, איך צריכים להיראות 30 הימים הראשונים שלי, אבל גם איך צריכים להיראות ימים ראשונים של עובדים שאני קולטת, כי צריך לזכור שאנחנו חברה בצמיחה. אז בעודי מתחילה תפקיד אני גם עלולה – במקרה או שלא במקרה – לקלוט עובדים לצוות שלי. אז אני לא רק חדשה אלא אני כבר מתמודדת עם עובדים חדשים אחרים. אז איך אני נותנת כלים למנהל כדי לעזור ובעצם להבין איך אני קולטת עובדים אחרים לצוות שלי. אז זה קצת חלק מהדוגמאות.
אדווה: אז אנחנו מתקרבים לסוף הפרק. וזה זמן טוב לסגור בו מעגל. זוכרים את החלק הזה מתחילת הפרק? “במחקר של חברת גלזדור נמצא שתהליך קליטה טוב לעובדים חדשים משפר את שימור העובדים ב-82 אחוז.” אז אם נסתכל על הנתון הזה רגע הפוך, אפשר למדוד את ההצלחה של תהליך הקליטה שבנינו לפי שימור העובדים החדשים בחברה. אבל זו בטח לא הדרך היחידה לדעת אם התהליך שבנינו טוב או אם יש עוד מקום לשיפור.
רינת: כשזה לא טוב אז זה נורא קל. אז אתה מקבל את זה. אתה מקבל את זה מהעובדים שמגיעים, אתה מקבל את זה מהמנהלים שלהם, זה [00:12:00] יותר קל. כשזה לא מדויק או כמה אימפקט זה יוצר, אני חושבת שזה אחד הצ’אלנג’ים הכי משמעותיים. אני חושבת שלהבין מה ה-ROI של איזשהו תהליך כזה, שהוא בסוף תהליך רך, אז אני חושבת שזה אחד הצ’אלנג’ים שלא פיצחנו עד הסוף. אני כן יכולה להגיד שאנחנו כן יודעים לייצר אפקטיביות או לבחון אפקטיביות של תהליכים ספציפיים בתוך זה. לדוגמה, אנחנו מייצרים שאלונים, גם עבור העובדים שלנו וגם עבור המנהלים – עכשיו אנחנו מתחילים להכניס גם שאלון עבור המנהלים – האם אתה מרגיש שהתהליך שהועבר עכשיו, כן? תהליך ה-onboarding והסשנים, הם היו תהליכים שעזרו לך? עכשיו, זה גם בסוף התקופה, כן? בסוף השבוע. אנחנו עושים גם סשן של פידבק פעם בשבועיים שאנחנו ככה שואלים שאלות ומנסים להבין מהעובדים. ועכשיו אנחנו מכניסים גם אחרי חודשיים בתפקיד, אנחנו רוצים להבין האם הם הרגישו שהשבוע הזה שהם עשו תרם להם לתוך העבודה שלהם, הם מרגישים שזה עבד להם עכשיו בפרספקטיבה של כבר חודשיים בעבודה, אני כבר יודע, אני כבר מבין, כמה זה בעצם עזר להם להיכנס לתפקיד, וזה משהו ממש חדש שהכנסנו. אותו דבר אנחנו עושים גם על ה-buddy. ותוך-כדי זה אנחנו מייצרים בעצם איזושהי סינרגיה בין כל המערכים האלו וכל המדידות האלה ומבינים אם יש דברים שעשינו טוב או פחות טוב ואנחנו יכולים לשפר, וזה משהו שאנחנו משפרים כל הזמן. עוד משהו שאנחנו מודדים זה את האתר של ה-pre-onboarding שלנו. אנחנו ממש בודקים כמה אנשים נכנסו, לאן הם נכנסו, מה היה יותר טוב – אנחנו ממש יכולים לראות את השינויים כשאנחנו מבצעים שינויים באתר שלנו, מכניסים עוד חומר איפשהו, משנים אפילו את המהלך כאילו, איך אתה נכנס לתוך ה-site הזה. את התפריטים. ואנחנו רואים איך זה משפיע על התנועה בתוך האתר. אז זה משהו שהוא חי, ואנחנו ממש עכשיו הכנסנו את זה, ואנחנו רואים ממש הבדלים, כבר עשינו שינויים.
אשרת: אם אני לוקחת מדידה תומכת, שהיא לא אולי pure ל-onboarding אבל יכולה לתת לנו עוד תובנות, אז למשל זה הנושא של quality of hire. כי בעצם כשאנחנו מסתכלים שלושה חודשים אחרי תחילת העבודה והמנהל ממלא סוג של שאלון ומדרג בעצם את החוויה שלו בעבודה עם אותו עובד חדש – האם הוא עומד בציפיות, מה רמת המוטיבציה, כמה הוא או היא מתאימים ל-culture וכן הלאה – אני חושבת שזה מודד הרבה דברים, אבל בין היתר אם אנחנו מסתכלים באופן די מגמתי אחרי תקופה מסוימת ורואים שאחוז יחסית גבוה של העובדים לא הצליח לעשות למשל ramp up כמו שצריך, אז אחת השאלות הראשונות שאני אשאל תהיה “יכול להיות שמשהו בתהליכי ה-onboarding שלנו לא נעשה נכון? האם העובדה שאנשים אחרי שלושה חודשים עדיין מתקשים, אולי זו טעות גיוס?” לא בטוח שזה זה. אולי זו טעות גיוס, אולי באמת המנהלים שלהם היו צריכים להיות יותר נוכחים – יש הרבה משתנים מתערבים בדבר הזה. אבל זה כן יכול להסיט זרקור ל-onboarding כדי שנבחן את עצמנו. אז אני חושבת שאפשר להסתכל על זה בצורה יותר רחבה. אני גם אגיד שבמקום האיכותני יותר, יש לנו צוות של HR Business Partners שנמצאות ביחידות עצמן. ואני חושבת שהעובדה שהן חיות את השטח ועובדות עם העובדים עצמם ועם המנהלים, הן יכולות והן מספקות לנו המון המון תובנות תוך-כדי תנועה מעובדים חדשים שהתחילו, מה שגורם לנו לדייק כל הזמן את התהליך. אז אני חושבת שבגדול השילוב הזה בין מדדים כמותיים למדדים איכותניים אמור לתת תמונת מצב די טובה.
אדווה: מה שאני לוקחת מהפרק הזה זו החשיבות של חוויית ה-onboarding. אולי אפילו ניקח רגע ונדמיין את שני התרחישים הבאים. תרחיש א’, אני מגיעה ליום הראשון בעבודה, אבל עולה בטעות לקומה הלא נכונה. אוקיי, בקטנה. מוצאת מישהו לשאול, ומצליחה להגיע למקום שבו אני אמורה להיות, רק כדי להבין שאני [00:16:00] לא יודעת מה לעשות מכאן. אני אמורה ללכת לשולחן כלשהו, לפגוש מישהו, להתחיל להריץ נתונים על מחשב? בתרחיש ב’ לעומת זאת, מישהו מהצוות שלי כבר התקשר אליי כמה ימים לפני היום הראשון כדי להגיד לי להיות בתשע בקומה מסוימת, ואז פגש אותי שם, עשה לי סיור במשרד והסביר לי איך עומדים להיראות הימים הקרובים. בניית תהליך שמבטיח שהימים הראשונים יהיו דומים יותר לתרחיש השני יכולה לא רק לייצר עובדים ומנהלים שמשתלבים מהר יותר בחברה, אלא גם ממש לגרום להם לרצות להצליח בחברה ולהיות טובים בה ב-long run. ובסוף, נראה לי שזו המטרה, לא? אז עד הפרק הבא של “בקצרה” אני אזכיר שאם אתם רוצים לדעת כל פעם שיוצא פרק חדש אתם מוזמנים לעקוב אחרינו בכל אחת מהאפליקציות או ללחוץ על כפתור הפעמון בספוטיפיי. ואם יש לכם שאלות אפשר לשאול אותן בעמוד הפייסבוק שלנו או באתר. תודה שהאזנתם. [מוזיקה]

[wp_applaud]