איך בונים תהליך אונבורדינג טוב

אריאלה ביכלר,

2021-11-29

4 דקות קריאה

אונבורדינג הוא התהליך החשוב ביותר שלא מקבל מספיק תשומת לב. 

נעים מאוד, שמי אריאלה ביכלר, נשואה לאיתי ואמא של יואב מאיה והילה.
בנוסף לזה אני סמנכ״לית משאבי אנוש באלמנטור, ליטרלי הבית השני שלי.

אלמנטור הוקמה על ידי שני יזמים חרדים. חלק מהשונות של עבודה בחברה כזו היא שלא עובדים בשישי שבת, חגים וכד׳. זאת זכות שחברות הרבה פעמים בכלל לא מאמצות. ולמה אני מציינת את זה? כי ברמה האישית, למרות שאני אמורה לעבוד 24/5, אני למעשה אף פעם לא מפסיקה לחשוב על הבית, ולכן במקביל גם חושבת ונושמת את אלמנטור 24/7.

הפסקה שקראתם עכשיו כאן למעלה היא בעצם מקבילה לתהליך יום אוריינטציה בארגון: הסברתי לכם מי אני, מה חשוב לי וקצת ממה שמעסיק אותי.

רוצים לדעת למה תהליך האונבורדינג באמת כל כך חשוב? כתבנו על זה כאן.

דבר נוסף לפני שצוללים - מבחינתי HR הוא גם מנוע הצמיחה של החברה מצד אחד וגם מנוע התחזוקה מצד שני. אנחנו מאפשרים לחברה לצמוח על ידי זה שמביאים אנשים טובים ואיכותיים פנימה בזמן שאנחנו דואגים שמי שכבר בפנים מקבל יחס אישי, אנושי ומקצועי. אל פחד, אני אפרט על הכל בהמשך.

זו הזדמנות פז לעמוד על השוני בין שני תהליכי HR שהרבה אנשים נוטים להתבלבל ביניהם; אוריינטציה ו-Onboarding.

אני ארחיב כאן בעיקר על תהליך Onboarding. אחזק מספר עובדות ואנסה להפריך אחרות. למנהלים מבינכם אני מקווה שזה יועיל ולעובדים שבינכם אני ממליצה לשאול ולהתעניין טרם חתימת החוזה האם קיים תהליך Onbarding מסודר וכיצד המנהל שלכם רואה את הכניסה שלכם לארגון. 

מה בעצם ההבדל בין יום אוריינטציה לאונבורדינג?

אוריינטציה הוא תהליך של יום עד מס׳ ימים בודדים בו עובדים חדשים נחשפים באופן רשמי לארגון, לתרבות שלו, לייעוד, לחזון ולערכים שלו. אידיאלית, ימי האוריינטציה לעובדים חדשים יתבצעו בימים או שבועות הראשונים לתחילת העסקת העובד. בדרך כלל מדובר באירוע בסגנון כנס/ישיבה שמפגישה עובדים חדשים ממחלקות שונות בארגון. רוב המידע מועבר בו באמצעות מצגות וסשנים של שאלות ותשובות. 

באלמנטור אנחנו מחלקים את זה לשניים - אצלנו היום הראשון מתחיל בשעה 10:00 כאשר ה-HR Admin נפגשת עם העובדים החדשים.

לרוב אנחנו מרכזים את ימי הגיוס לימי שלישי בהם נקלטים מס׳ עובדים יחד. גם בחירת היום לא מקרית - אנחנו מעדיפים שהשבוע הראשון של עובדים בחברה לא יהיה ארוך ומתיש מידי. ביום הראשון כל העובדים החדשים יושבים יחד בחדר ישיבות כשעתיים, בהן הם מקבלים את המחשבים, ממלאים את המסמכים הרלוונטים, עוברים על המערכות הרלוונטיות, עושים סיור במשרד ורק אז המנהלים הישירים שלהם פוגשים אותם.

אחרי מס׳ ימים עד כחמישה שבועות יעברו העובדים ימי למידה מרוכזים (אנחנו קוראים לזה Campus) בהם כל VP של מחלקה יכול להעביר מצגת בנושאים שבתחום אחריותו ולהמחיש בסיפורים את המידע הנחוץ לעובדים החדשים.

המייסדים של אלמנטור, יוני ואריאל, מספרים את סיפורם האישי בכל Campus שמתקיים בארגון.

Onboarding לעומת זאת, היא סדרה של אירועים שמתחילה ביום חתימת ההסכם עם העובד, עוברת דרך שלב האוריינטציה ומסתיימת למעשה רק בסיום העסקה. התהליך מסייע לעובדים להבין כיצד להצליח בעבודה היומיומית שלהם וכיצד עבודתם תורמת לארגון ולהצלחתו.

נוטים לחשוב כי תהליך Onboarding מסתיים לאחר 30-60-90 ימים,
אבל למעשה הוא נמשך הרבה אחרי היום הראשון של העובד בחברה ואינו מסתיים בהינתן פוטנציאל ניידות פנימי ברחבי הארגון.
פעילויות Onboarding יכולות להיות לדוגמא:

  1. הזדמנויות למעורבות מתמשכת
  2. ״בדיקות דופק״ עם העובדים במרווחי זמן מרכזיים
  3. פעילות HR שגרתית
  4. ניוד פנימי

בסופו של דבר, אם אתה מנהל טוב, המטרה שלך היא לשמור על העובדים החדשים שלך מחויבים מספיק כדי להישאר בארגון שלך לטווח ארוך ולא רק לוודא שהם מבצעים את התפקיד הראשון שלהם בארגון טוב ככל הניתן.

אז כפי שאתם כבר מבינים, אוריינטציה ו-Onboarding אינן מילים נרדפות.
מצד אחד חייבים אוריינטציה וימי למידה על הארגון בכדי לגרום לעובדים חדשים להכיר מיד את הארגון, ומנגד, חייבים תהליך Onboarding מתמשך כדי לגרום לעובד להצליח לבצע את תפקידו בהצלחה ביומיום על מנת לתרום להצלחת הארגון ועמידה ביעדים שלו.

שילוב של אוריינטציה, ימי למידה ו-Onboarding עוזרים לבסס את התפקיד, שביעות הרצון בעבודה ומחויבות ארגונית שיכולים לעזור להפחית את הלחץ ולמזער תחלופת עובדים.

מי הבעלים של Onboarding?

כאשר העובדים החדשים חווים קליטה באיכות גבוהה, אנחנו יוצרים את הבסיס לעובדים מרוצים, מעורבים ופרודוקטיביים. אבל על מי בעצם מוטלת האחריות הכבדה של תהליך Onboarding עקבי ואפקטיבי בתוך המערכת האקולוגית של הארגון?

מכיוון שמספר מחלקות בתוך ארגון תורמות למאמץ, חשוב להגדיר "בעלים" יחיד בפועל בתוך החברה - כזה שעליו האחריות בפועל להבטיח קליטה מוצלחת. המתווה היעיל ביותר שאני מצאתי הוא כזה שבו המנהל הישיר הוא הבעלים של ה-Onboarding ומחלקת ה-HR תומכת במנהל באמצעות כלים ותהליכים.

יחד עם זאת, נכון שאחריות גדולה מונחת על כתפי המנהלים להצטרפות וקליטה של עובדים חדשים, אבל חשוב לזכור שיש צורך בהרבה יותר מהגדרת מנהלים כדי שהתהליך יצליח.

אומרים ש-״It takes a whole village to raise a child״ ואני מאמינה כי נדרשת חברה שלמה כדי להביא עובד חדש ליעילות בחברה. כפי שאנו יודעים כעת, ה-Onboarding הוא לא רק ערימה של ניירת, ושעות של התמצאות משעממת. זהו מאמץ קולקטיבי, כלל ארגוני, כדי להפוך ארגון לכזה שיודע לקבל בברכה עובדים חדשים. ארגון פתוח ומקבל מדגים את המחויבות של החברה להבטחה שעובד חדש ירגיש בטוח בבחירתו, ומאשר כל הזמן את ה-"כן, בחרתי נכון״. כניסה לתוך ה-DNA של הארגון מאפשרת לכל עובד להרגיש שייך, מתוגמל ומועצם.

הנה מס׳ שלבים שיכולים להפוך Onboarding לתהליך מוצלח בהתייחסות נפרדת לעובד ולמעביד (לא כל התהליכים רלוונטים לשני הצדדים):

 

לפני חתימת חוזה או התחלת תהליך (למרות שתהליך ה-Onboarding הרשמי מתחיל מחתימה על ההסכם, אני סבורה שסעיף זה יכול לתרום רבות לתהליך)
מועמדים: למדו להכיר את החברה ככל הניתן - מה ה-DNA של החברה? מה-Mission ומה ה-Vision שלה? בדקו ביקורות ברשתות הרלוונטיות, שאלו מכרים, ראיינו את ה-HR ואת המנהלים המגייסים, שאלו אותם שאלות ובדקו אם הם עונים את אותן התשובות.
מעסיקים: זכרו שהרושם הראשוני נעשה כבר בשיחה הראשונה, המועמד בודק אתכם באותה רמה שאתם בודקים אותו ובהינתן ההיצע שיש כיום בשוק, אף יותר מתמיד. לכן תמיד היו אדיבים, נסו ככל הניתן לא לדחות ראיונות, ואם כבר דוחים אז לא בדקה ה-90. היו שקופים ככל הניתן בתהליך; הסבירו את השלבים בתהליך הגיוס. גם מועמדים שלא התקבלו לתפקיד יכולים להיות שגרירים נפלאים של החברה.

בשעה טובה, הסכם ההעסקה נחתם! מעתה באופן רשמי העובדים החדשים כבר מתרגשים ומתחילים להיות חלק מהחברה.
מנהל: שלח הודעה, התקשר לעובד ״איזה כיף שאת/ה מצטרף/ת, מצפה לכם״. אם יש happy hour מיוחד/ יום גיבוש/ כנס/ אירוע נסו להזמין אותם, גם אם טרם התחילו רשמית. יחד עם זאת אל תתעקשו, חלקם יגיעו וחלקם לא, אל תנטרו טינה. אצלנו באלמנטור אנחנו מזמינים ובדר״כ רובם מגיעים ומאוד מעריכים את זה.

מנהלים: זה הזמן להתחיל להכין את תוכנית ה-Onboarding לעובד:

הכינו מסמך של R&R roles and responsibilities. המלצה חמה - התבססו על מה שהגדרתם בתיאור המשרה שפורסם ומה שהוסבר בתהליך הראיונות. אל תמציאו תפקיד חדש.

תיאום ציפיות אמיתי ומלא יביא לתוצאות טובות ומהירות יותר. כל דבר אחר עלול לגרום לעזיבה מהירה של העובד. הכינו לו״ז מסודר לימים הראשונים, מי האנשים שהוא צריך להכיר ומי אלו שיכולים לעזור לו להכנס לתפקיד, אילו מערכות הוא צריך להכיר וללמוד וכו׳.

מספר ימים לפני תחילת העבודה

עובדים: בדקו אם קיים קוד לבוש, אם יש משהו מיוחד שצריך להביא, מתי להגיע. לא נעים לשתות קפה לבד בבוקר כשהחברה מתעוררת לחיים ב 10:00
HR: התקשרו ובדקו איך העובד מתכנן להגיע ואם הוא צריך חניה, תאמו שעת הגעה וענו על כל שאלה במידת הצורך.
אני ממליצה גם למנהל הישיר לדבר עם העובד יום לפני הגעתו.
**אנחנו שולחים שוקולדים יום לפני להמתיק את ההתחלה.

ביום הראשון

עובדים: דאגו להגיע בזמן שקבעו איתכם. הלו״ז אמור להיות מוכן ואתם יוצאים למסע חדש; תקשיבו, תשאלו אם משהו לא ברור.

מנהלים: דאגו להגיע בזמן, קבלו את העובד בברכה, הכירו לו את הצוות ואת המחלקה. אל תצפו שהוא יזכור משהו, היום הראשון מוצף במידע. וודאו שהוא מזמין צהריים או שתזמינו עבורו, שבו לאכול יחד, וודאו שהוא מסתדר עם המחשב, עם המקום, עם המערכות, ייתכן וייקחו מס׳ ימים עד שיתאקלם.

העובד מתחיל הלכה למעשה את העבודה, אך זה הזמן לתת לו להתמקם במקום שלו, לשתות משהו ולהירגע.
זה הזמן לעשות את ישיבת 1:1 הראשונה, להציג את הלו״ז, לבצע תיאום ציפיות, לעבור על המבנה הארגוני ולהכיר את הצוות.
נסו לא להאריך את היום הראשון לעובד. זה יום מרגש, יום מלחיץ ועבור חלק גם מפחיד.
זכרו שהעבודה עצמה טרם החלה וגם מחר הוא יגיע לעבודה.

מכאן והלאה, הקפידו על פגישות 1:1, זמנו את העובד לפגישות הרלוונטיות בהם הוא ילמד את התרבות והיעדים העסקיים, על ידי השתתפות בפגישות ובפרויקטים עם עמיתים לעבודה לומדים להכיר את הארגון הכי טוב.
העובד מתחיל היכרות יסודית עם הצוות ומחלקה שלו. בהדרגה, הוא ילמד את הפרטים של התפקיד והאחריות שלו; כיצד לבצע כראוי משימות מפתח, למי לפנות בשאלות, כיצד לקבל אישור לעבודתם וכיצד להציע הצעות.

השתלבות בדרך הנכונה יכולה לעזור לחברה בכמה דרכים:

  1. להרגיש מחוברים יותר לארגון ,החזון והערכים 
  2. לשמר את העובדים - תחלופה של עובדים היא יקרה ברגע כשמביאים בחשבון העלות למילוי מחדש של משרה וזמן של משרה פתוחה. למרות שתמיד צפויה תחלופה מסוימת, אנחנו עדיין פועלים תמיד למקסם את זמן העסקת כל עובד.
  3. אטרקטיביות - מחקרים מראים כי כעשרים אחוזים מהעובדים החדשים ימליצו על החברה כמעסיק לחבר של בן משפחה לאחר חווית ההצטרפות חיובית.
  4. שימור - קבלה והשתלבות המספקת חווית עובד מצוינת עוזרת לנו  לשמור על כישרונות בתוך הארגון.

אנחנו באלמנטור תמיד עובדים קשה על מנת לשפר ולייעל את התהליכים, אני מניחה שבעוד כחודש גם אצלנו התהליך הזה יקבל קצת כיוון שונה, כי זו הדרך שלנו.

עוד כתבות בנושא:

מניפסט קצר על ניהול

יבגני מומבלט

15/06/2022

3 דקות קריאה

,תרבות ארגונית: לא ‘אם’, אלא ‘איך

יהונתן פרידמן

08/06/2022

3 דקות קריאה

5 טיפים לבניית צוות טכנולוגי

עמית אטיאס

02/06/2022

3 דקות קריאה

כתבות נוספות בנושא

מניפסט קצר על ניהול

יבגני מומבלט

June 2022

3 דקות קריאה

,תרבות ארגונית: לא ‘אם’, אלא ‘איך

יהונתן פרידמן

June 2022

3 דקות קריאה

5 טיפים לבניית צוות טכנולוגי

עמית אטיאס

June 2022

3 דקות קריאה

למה התפתחות מקצועית לא חייבת לעבור בניהול

שי משעלי

June 2022

2 דקות קריאה

הניוזלטר שלנו

הירשמו וקבלו עדכונים על פרקים חדשים, כתבות, אירועים ועוד הפתעות!

רוצים לקחת חלק בשיתוף ידע?

אם גם אתם רוצים להצטרף למשימה שלנו להעשיר את האקוסיסטם בידע ותובנות, אם אתם רוצים לשאול אותנו משהו, אם אתם מרגישים שיש משהו שעזר לכם וכולם צריכים לדעת, נשמח לשמוע.